Wij helpen je graag verder! +31 492386063

Rol structuur en betekenis

23 april 2020, gepubliceerd door Dirk Boersma

Rolstructuur en betekenis
In mijn vorige blog schreef ik over het belang van betekenis geven in een crisis situatie en over de relatie die er is met de  rolstructuur in een organisatie of een groep mensen.
In deze blog ga ik daar verder op in.

Rollen
Om te beginnen de vraag hoe Weick het begrip rolstructuur gebruikt. Het gaat daarbij om de wijze waarop mensen zich tot elkaar verhouden in de rollen die ze voor hun rekening nemen. Je kunt daarbij bijvoorbeeld denken aan de rollen in een supermarkt, de kassière, de vakkenvuller, degene die bij de kaas staat of bij het brood, de supervisor en nu degene die regelt dat de mensen op gepaste afstand van elkaar de winkel betreden. Mensen kunnen op verschillende momenten verschillende rollen hebben. Zo was ik ooit ’s nacht veerijder en overdag medewerker vorming en training bij de Post. Mensen hebben ook vaak meerdere rollen tegelijk, bijvoorbeeld vader en politieagent of moeder en dokter. Rollen worden in belangrijke mate bepaald door de situatie waarin je je bevindt en door wat je leuk vindt of niet.

Overeenstemming over rollen
In een organisatie is het belangrijk dat alle rollen die noodzakelijk zijn , opgepakt worden. Dat is niet altijd even eenvoudig. Het ouderplatform op de school van mijn dochter is gebaat bij iemand die de rol van voorzitter op zich wil nemen en iemand die het verslag wil maken. Als die er niet zijn houdt zo’n platform op effectief te zijn. Dit is maar een eenvoudig voorbeeld en het laat zien dat het niet om ingewikkelde dingen gaat. Wat ingewikkeld is , is het tot overeenstemming komen met elkaar over hoe rollen verdeeld en ingevuld worden.

Samenhang
Volgens Weick is de samenhang tussen die rollen erg belangrijk en gaat het erom die samenhang vorm te geven in relatie tot de uitdagingen waarvoor een organisatie of een groep staat. Hoe verhoudt de groep of de organisatie zich tot haar omgeving. Er zijn situaties waarin dat niet meer klopt. Als de omstandigheden ineens drastisch wijzigen bijvoorbeeld.

Wat neem je waar?
Hoe mensen zich gedragen in hun rollen hangt in belangrijke mate af van de betekenis, die ze geven aan wat ze waarnemen in hun omgeving. Daar hoort zeker ook het gedrag van mensen in die omgeving bij. Als we nu in de Engelse pers lezen dat de premier niet aanwezig was  bij de vergaderingen van het team dat zich bezig houdt met de aanpak van de coronacrisis dan kunnen andere aanwezigen en ook het publiek daaruit opmaken dat het kennelijk niet zo urgent is.

Uit elkaar vallen
Als een groep of een organisatie niet of onvoldoende in staat is om goed betekenis te geven aan de uitdagingen waarvoor ze staat dan kan een groep of organisatie niet goed meer functioneren. De groep of de organisatie valt dan uit elkaar als gevolg van het ontbreken van een gedeelde betekenis van de situatie. Iedereen gaat dan voor zichzelf of in een klein subgroepje betekenis geven.

Herstellen
In dat geval is het van groot belang de structuur te herstellen zodat er samen naar betekenis kan worden gezocht. Dat lukt beter  als alle leden van de groep of de organisatie zich verantwoordelijk voelen voor die rolstructuur en als iedereen zich bewust van het belang van een gezamenlijk gedragen rolstructuur. Dat maakt de kans het grootst dat er een functionerende rolstructuur blijft bestaan. In een groep of een organisatie waarin de rollen nauwkeurig zijn vastgelegd en waarin mensen geleerd hebben zich binnen de kaders van hun rollen te bewegen  en daar niet buiten te komen, is het heel moeilijk on die beweging te maken.

Betekenis
Betekenis hebben is dus belangrijk voor het functioneren van en groep of van een organisatie. Een groep of een organisatie is het meest effectief als die betekenis gedeeld is.
Betekenis wordt door ieder lid van een team of organisatie gegeven. Dat betekenis geven gebeurt vaak onbewust vanaf het eerste moment dat we kennis maken met een groep of een organisatie. Betekenis kan niet van buiten opgelegd worden. De regering kan nu wel een ‘lock down’opleggen maar ieder mensen geeft daar zelf betekenis aan. Voor de één is het een straf en voor de ander een zegen  en alles wat daar tussen zit. Gezamenlijke betekenis ontstaat door met elkaar in gesprek te zijn over die betekenissen.

Verschillende perspectieven
Volgens Weick gaat het bij betekenis geven om de volgende zaken:
-Hoe verhouden mijn waarnemingen zich tot mijn identiteit, tot wat ik als mijn plaats in de wereld zie, tot de waarden die ik koester.
-Hoe passen die zaken die ik waarneem in de patronen die ik gedurende mijn leven ontwikkeld heb en bij eerdere ervaringen.
-Wat ons prikkelt wordt in belangrijke mate bepaald door hoe we hebben leren omgaan met anderen, waar we vandaan komen, waar we nu zijn en de mensen met wie we in interactie zijn. Zo heeft het feit dat ik 36 keer in mijn leven verhuisd ben een forse invloed op mijn betekenis geven.
-Betekenis geven is een continue proces, het gaat altijd maar door.
-Betekenis ontwikkeld zich op basis van ankers, die we ontwikkelen op basis van eerdere waarnemingen en de betekenissen die we daar aan gaven.  Die ankers worden een deel van onze ’kennis’. Ze spelen een belangrijk rol bij het betekenis geven, worden erdoor bekrachtigd, verfijnd en aangepast.
-Bij betekenis geven gaan het meer om wat aannemelijk en voldoende is dan om nauwkeurig en compleet.

Leiderschap
Leiderschap speelt een sleutelrol bij het scheppen van voorwaarden voor een effectieve, flexibele rolstructuur.
Het gaat daarbij niet om krachtdadig optreden en nemen van beslissingen of het doorhakken van knopen maar om het bieden van ruimte, veiligheid en ondersteuning bij het zoeken en vinden van betekenissen en passende rollen. Professor Gianpiero Petriglieri schrijft daar in de HBR van 20 -03-2020 een mooi artikel over.
Daarbij is het belangrijk dat iemand die leiding geeft geduldig is, kan luisteren, aandacht geeft, goed waarneemt, vragen stelt etc. kortom de vaardigheden, die aansluiten bij coachend leiderschap.

‘Hoe geef jij vorm aan ‘het nieuwe normaal?’

Wil je hierover of over iets anders doorpraten bel me dan 0622995926 of mail dirkboersma@excellentleiderschap.nl of één van mijn collega’s

 

 

 

 

Stel je vraag via ons contactformulier

Neem contact met ons op!
Voor al je vragen kun je bellen met

+31 492386063