Wij helpen je graag verder! +31 492386063

Hoe de staf zelfsturing lastig maakt

19 februari 2016, gepubliceerd door Dirk Boersma

Managers krijgen veel kritiek in organisaties. Je hoort zelfs dat we wel zonder kunnen en dat ze alleen maar in de weg lopen. Maar als je bijvoorbeeld kijkt naar het boek “fuck de regels”van Ben Kuijken dan hebben we niet met managers te maken maar met de staf, zij verzinnen de regels en de manager is er alleen uitvoerder van. Ze zitten vaak niet alleen de medewerker maar ook de manager in de weg. Dat kan anders als de samenwerking tussen lijnmanager en staf beter wordt.

Interne adviseurs
Voor een grote internationale organisatie verzorg ik zo nu en dan een training consultancy skills. Voor mensen, die in die organisatie de rol van interne consultant hebben. Ik vind het leuk om die training te verzorgen. Een nadeel is dat het een training is die ik niet zelf ontwikkeld heb. De trainingsinhoud e komt van de andere kant van de aardbol. Het enige wat ik nog moet doen ervoor zorgen dat ik de grote lijn in mijn hoofd heb. Een voordeel is dat de mensen, die ik in mijn training heb, uit heel Europa en het Midden Oosten komen. Het is elke keer weer een bijzonder gemengd gezelschap waar ik mee aan het werk mag. Het gaat er dan om dat ik snel een relatie opbouw met de deelnemers en ook een sfeer van veiligheid en vertrouwen schep, zodat de mensen zich open stellen, zich bloot durven geven en zo kunnen leren.

Verdien het recht
Eigenlijk doe ik daarmee hetzelfde als wat de eerst stap van hun trainingsprogramma is. Je ervan bewust worden dat stap één in elke adviesrelatie is dat je het recht moet verdienen om als adviseur op te treden. Dat is altijd de eerste stap in een advies relatie. En je kunt dat recht verdienen door ervoor te zorgen dat je verstand hebt van je vak. Dat je bereid en in staat bent een relatie op te bouwen en je moet over goede adviesvaardigheden beschikken. En zolang de adviesrelatie duurt is het belangrijk te blijven besteden aan de relatie die je met je opdrachtgever hebt. Omdat het om interne adviseurs gaat zijn het bijna altijd mensen van stafafdelingen, die advies geven aan lijnmanagers in de organisatie.. Ze geven advies over de manier van werken, de inzet van medewerkers, de vereiste training voor medewerkers in de uitvoering, de indeling en planning van het werk. Kortom  alles wat stafmedewerkers normaal doen in een organisatie. Het stemt mij positief dat de mensen, die de training bij mij volgen zo positief zij over de training. Ze willen er iets mee doen in hun praktijk.

Spanning
Dat is ook wel logisch want vaak is de relatie tussen staf en lijn in een organisatie minder goed. Er worden over en weer verwijten gemaakt en er is vaak een strijd om de macht. Evenwaardigheid is ver te zoeken.  Stafmedewerkers bedenken hoe het werk moet worden uitgevoerd. Ze denken na over de meest efficiënte uitvoering van het werk. Ze doen dat vaak in opdracht van het topmanagement in de organisatie, die het dan in het slechtste geval dwingend opleggen aan de frontline managers. Daarmee verliezen de frontline managers de ruimte om coachend leiding te geven. Niet omdat ze er niets voor voelen maar omdat de staf ze er geen ruimte voor laat. En de staf op haar beurt wordt weer gesteund door de top van de organisatie. Die denkt trouwens de staf ook nodig te hebben om het werk in de uitvoering  georganiseerd te krijgen en om via het werk van de staf de uitvoering aan te sturen. Henri Mintzberg beschrijft hoe dat werkt in zijn boek “The structuring of organizations”. Standaardisatie van het werk is in een “machine bureaucratie” het belangrijkste coördinatie mechanische en om dat te kunnen  toepassen heeft de top de stafafdelingen nodig, die bedenken de middelen om het te doen. In de zorg, bij de politie, in het onderwijs. Kom je op uitgebreide schaal de voorbeelden van zo’n aanpak tegen.

Ruimte
In de thuiszorg organisatie van Jos de Blok kom je daarentegen geen grote stafafdeling tegen. Dar organiseren de mensen in de uitvoering zelf het werk en bij de excellente school kun je hetzelfde waarnemen. Staf speelt daar op een andere manier haar rol. Ze verdient haar recht om te adviseren door samen te werken met de mensen in de uitvoering en hun leidinggevenden. En ze spelen geen rol meer als politieagent voor de top van de organisatie om te kijken of in de uitvoering alle regels wel worden toepast. Niet alleen Mintzberg schrijft over de relatie tussen lijn en staf ook in een artikel van Hillel Schmid in Public Personell  Management staat een scherpe analyse van de hardnekkige problemen in die relatie.

Frictie
Hij zegt dat er vermoedelijk geen andere gebied is in het management waar je zoveel moeilijkheden, frictie en tijdverlies tegenkomt. En in een artikel in YourArticleLibrary.com, kom je een hele serie oorzaken voor die spanning tegen. Het is jammer dat in veel literatuur bevestigd wordt dat de aanwezigheid van staf afdelingen het risico in zich heeft dat de bewegingsruimte van de frontlijnmanager niet groot is. Dat beperkt ook diens ruimte om een coachende stijl van leidinggeven te gaan toepassen. Het is mooi dat de organisatie waarvoor ik de training consultancy skills mag verzorgen zich hier bewust van is en eraan werkt om het te veranderen

Stel je vraag via ons contactformulier

Neem contact met ons op!
Voor al je vragen kun je bellen met

+31 492386063