Het gesprek als essentie

In de Correspondent van 22 december 2021 staat een interview met Erik Gerritsen, die als hoogste ambtenaar tot 21 juni 2021, leiding gaf aan het ministerie van VWS (Volksgezondheid, Welzijn en Sport).

Topprestaties?
In het interview stelt Gerritsen dat het ministerie tijdens de crisis topprestaties heeft geleverd en dat statement steekt nogal schril af tegen alle kritiek die er de afgelopen jaren op VWS kwam.
Gerritsen was niet allen de topambtenaar op het ministerie, hij is ook gepromoveerd (2011)op ‘ongetemde problemen’. Dat zijn problemen, die inhoudelijk complex en veranderlijk zijn, die geen duidelijk eindpunt hebben en ook geen heldere oplossingen.  Heel lastig dus.
Volgens Gerritsen is zo’n probleem nauwelijks te bestrijden. Je kunt de beheersing van zo’n crisis dus ook niet beoordelen op het resultaat. Wat je kunt doen is kijken of de mensen op dat moment met de kennis van dat moment het maximale gedaan hebben. Hebben ze goed geïmproviseerd? En volgens Gerritsen is dat gebeurt

Knelpunt
Het knelpunt was de communicatie. Hoe eerlijk konden we zijn? Hoe juist was het een perspectief te bieden dat niet bestond? Hoe juist was het een perspectief te bieden data niet bestond?
Hoe juist was het om de illusie van beheersing te bieden?

Complexe operatie
Ongeveer anderhalf jaar geleden schreef ik een blog waarin het onderzoek naar de reddingsoperatie  van 33 opgesloten Chileense mijnwerkers, in 2010, centraal stond. In die blog refereer ik aan een college serie van Harvard Business School waarin dat onderzoek besproken wordt. Helder wordt daarin dat het niet gaat om inhoudelijke  oplossingen maar dat het gaat om het organiseren van en vorm geven aan  de processen waarmee je mensen bij elkaar kunt brengen, kunt bewegen om naar elkaar te luisteren, om open te zijn, om aandacht en respect voor elkaar te hebben.

Stockdale paradox
In dat proces is het belangrijk om steeds te weten wat je wilt bereiken maar ook om je bewust te zijn van de harde feiten van de realiteit. We noemen dat in navolging van Jim Collins de Stockdale paradox. Jim Collins kwam met deze term  na een gesprek wat hij ooit had met admiraal Stockdale, die 8 jaar de gevangene was tijdens de  Vietnam oorlog. Hij overleefde door aan de ene kant vertrouwen te hebben in een goed afloop maar aan de andere kant ook de harde werkelijkheid onder ogen te zien. Hij waarschuwt voor het vertellen van sprookjes  waar mensen in gaan geloven  en jijzelf misschien ook wel.

Open communicatie
Amy Edmonson laat zien hoe belangrijk open communicatie is  in dat proces. Het echt met elkaar in gesprek gaan en blijven. Er was en is vertrouwen nodig en evenwaardigheid. Intensieve interactie was cruciaal.
In al die gesprekken stond de ‘Stockdale paradox’ centraal.
In het interview met Gerritsen mis ik deze kant van het bestrijden  en aanpakken van een crisis. In de collegereeks van Harvard wordt die kant als het allerbelangrijkste benadrukt. Daarmee wordt bevestigt wat Karl Weick daarover schrijft in zijn analyse van de ramp in Mann Gulch, die zich in 1949 afspeelde in de Amerikaanse staat Montana. Weick wijst op het belang van samen betekenis geven. Het gaat om samen en samen geef je vorm door met elkaar in gesprek te zijn. Daarbij is het ook essentieel je bewust te zijn  van rollen. Hoe duidelijker de rollen hoe kleiner de kans op wantrouwen (Karl Weick in  R.M. Kramer and R. Tyler 1996). Ook daarbij zijn gesprekken en het maken van afspraken belangrijk.

Nader onderzoek
Als buitenstaander is het niet mogelijk om te zien hoe daar door Gerritsen bij VWS aandacht voor is geweest. Nader onderzoek naar de ideeën en opvattingen van Gerritsen maken echter duidelijk hoe hij in elk geval in andere situaties ‘samen’ ook erg belangrijk vindt. Gerritsen stelt dat het een fictie is dat één man of vrouw het probleem moet kunnen oplossen.
Het is alleen jammer dat de overheid zich manifesteert als partij die regie heeft en die het probleem kan tackelen en die zo valse verwachtingen schept.

Spindoctors
Volgens Gerritsen werden hij en zijn collega’s verrast door uitspraken en toezeggingen van de minister. Gerritsen is kritisch op de communicatie tussen de overheid en de pers. Hij wijst op het beeld wat gecreëerd wordt communicatieafdelingen en spindoctors. Die scheppen een schone schijn die later niet blijkt te kloppen. Dat staat diametraal tegenover de Stockdale paradox waarover Jim Collins het heeft en die zo benadrukt wordt in de aanpak van de communicatie met het publiek bij de redding van de 33 mijnwerkers.

Andere uitspraken
Om wat meer over de opvattingen van Gerritsen te ontdekken ging ik op zoek naar publicaties waarin te vinden is hoe hij tegen zaken aankijkt. Een belangrijke opvatting die je regelmatig van hem is dat hij een warm pleitbezorger is van ‘lerende praktijken’ en het belang van actieonderzoek en reflectie daarin.
‘Bestuurders, managers, professionals en ervaringsdeskundigen, letterlijk tweewekelijks of zo vaak als nodig is om  de tafel. En met de onderlinge afspraak dat we met ‘het lukt niet’ geen genoegen te nemen.   Dat soort vasthoudendheid is nodig om een kwestie op te lossen.

En ook de uitspraak ’Mensen doen wat ze je zien doen’

Dit zijn uitspraken van Gerritsen. In het interview met de Correspondent kom je ze niet tegen. Je leest ze oa. in het relatieblad van Movisie( 22 juni 2021) in een artikel in Smart Health (11 januari 2017), Alles in gezondheid (20 mei 2021). Het zijn uitspraken , die verwijzen naar zaken die van essentieel belang zijn als je een ontembaar probleem hebt op te lossen.

Echt in gesprek
Het gaat om met elkaar in gesprek zijn en dan Echt met elkaar in gesprek. Dat is open, kwetsbaar, moedig, vrijmoedig, niet oordelend, inlevend, met compassie, en meer.
Opleggen kan niet zegt Gerritsen, dat werkt niet. Partijen moeten samen ‘outcome’ doelstellingen formuleren. Professor Hans de Bruijn, die samen met Erik Gerritsen optreedt in de Opleiding regie in Ketens en Netwerken van de Erasmus academie zegt daarover: Aangezien veel organisaties niet worden afgerekend op hun vermogen  tot adequate interactie en hoogwaardige gezamenlijke resultaten is er een proces regisseur nodig. Daarvoor zijn de competenties observeren, luisteren en een proces voortuit kunnen brengen noodzakelijk.
Het is essentieel dat processen zonder grote fouten verlopen. Dat betekent geen betrokkenen over het hoofd zien. Niet de één belangrijker gaan vinden dan de ander, voorkomen dat er ‘gezwarte Piet gaat worden en of dat mensen zich verdekt gaan opstellen en hun ‘kruit droog houden’. Zorgen dat iedereen mee kan doen en ook actief meedoet.

Onze trainingen
Veel van deze elementen komen terug in onze trainingen en onze publicaties. De training regie voeren zonder hiërarchie is met name  gericht op het ontwikkelen van deze competenties

Wil je hier meer van weten bel me dan 0622995926 of mail dirkboersma@excellentleiderschap.nl of één van mijn collega’s