Zelfsturing in plaats van regels

Het gericht zijn op regels staat het zelf nadenken in de weg: stimuleer het zelf nadenken en vergroot daarmee de flexibiliteit en de doelgerichtheid van je organisatie. Houdt regels kritisch tegen het licht, laat ze nooit de moraal vervangen.

Regels
Regels, procedures en protocollen spelen een belangrijke rol in hoe wij is onze samenleving de zaken met elkaar regelen. De regels over hoe hard je mag rijden, over rechts rijden, de regel dat je op een bepaalde leeftijd naar school moet en dat je daar dan weer tot een andere leeftijd dient te blijven komen. Het zijn allemaal regels waarmee wij orde brengen in de manier waarop we met elkaar samenleven. Met een regel zorg je ervoor dat iets in een heleboel situaties tegelijk geregeld is. Dat je je niet elke keer opnieuw moet afvragen hoe je moet handelen. Laat staan dat je in elke situatie een manager of een baas of een autoriteit moet opzoeken om er naar te vragen. Regels en procedures maken de samenleving overzichtelijker en makkelijker leefbaar. Je hoeft minder na te denken, je hebt minder leiding en/of autoriteit nodig, je hoeft alleen maar te onthouden en uit te voeren. Met regels zorg je er ook voor dat het overal hetzelfde is. Een leidinggevende die werkt in een situatie met veel regels hoeft ook minder na te denken dan een leidinggevende in een situatie met weinig regels, er is ook minder overleg nodig. De antwoorden staan in een boekje. Iedereen kan ze zelf opzoeken.

Natuurlijke reflex
Het maken van regels lijkt een natuurlijke reflex. Als er zich iets lastigs voordoet gaan we op zoek naar regels en als die er niet zijn maken we regels voor zulke situaties. Zo komen er steeds meer regels, die op allerlei plaatsen iets met elkaar te maken hebben. Ze moeten dus op elkaar afgestemd worden en daar zijn dan weer nieuwe regels voor. Zo ontstaat er in de loop der jaren een heel complex stelsel aan regels. Dat stelsel wordt dan weer complexer doordat de samenleving verandert en dan zijn er weer nieuwe regels nodig. Die nieuwe regels worden toegevoegd aan het stelsel van regels wat al bestaat. Doordat we zo gewend zijn aan regels, kunnen we in de war raken als we ergens geen regels kunnen vinden. We doen dan een beroep op de autoriteiten, die meestal in de reflex schieten en nieuwe regels gaan maken, die als ze klaar zijn aan de al bestaande worden toegevoegd. In een samenleving of in een organisatie met veel regels, zijn mensen getraind in het uitzoeken welke regel van toepassing is. Ze zijn ook vaak goed in het discussiëren over welke regel ergens moet worden toegepast. Ze zijn niet getraind in het zelf nadenken over een vraagstuk om te kijken hoe een probleem nu het beste kan worden opgelost.

Regels als belemmering
Regels staan verandering en ontwikkeling in de weg. Meestal zien we de weerstand bij mensen als het grootste probleem als het om veranderen gaat. Vaak zijn het echter de regels die echte verandering in de weg staan. Regels zijn de bedding voor oud gedrag, regels regelen gedrag van mensen en het complexe stelsel aan regels wat we om ons heen gebouwd hebben zorgt ervoor dat het oude gedrag in stand blijft.
De moderne samenleving kent veel gezichten, er verandert veel en als je daar effectief mee om wilt gaan is het belangrijk om zeer flexibel te kunnen reageren. Met onze dichtgetimmerde regelbouwwerken lukt dat niet. Ben Kuiken schreef het ook al in zijn boek “Fuck de regels”.

Zelf nadenken
Om flexibel te zijn is het absoluut noodzakelijk dat mensen zelf kunnen nadenken, zelf keuzes kunnen maken en dat ze in staat zijn dat samen met anderen te doen. Het betekent dat mensen in moderne organisaties veel meer zelfsturend moeten zijn en dat leiding op een coachende manier vorm krijgt. Coachend leidinggeven is het mensen helpen om zelf na te denken, zelf keuzes te maken en zelf af te stemmen met anderen waar ze mee te maken hebben, bij hun werk of de plaats waar ze wonen. Dat betekent voor mensen die leidinggeven dat ze vandaag nog in gesprek gaan met de mensen, die aan hen zijn toevertrouwd. Niet terugtrekken in een vergaderzaal om over mensen te praten maar de wijde wereld in en met mensen praten.
En de regels, ja die zullen er wel altijd blijven, maar maak er niet teveel. Ruim op, maak schoon, bewaar niet alle oude regels waarvan je niet eens meer weet wat hun bestaansgrond is.

Waarden en moraal
Veel belangrijker dan regels zijn de waarden. Ook waarden regelen ons gedrag. De hoge bonussen en gouden handdrukken, die topmensen meekrijgen als ze ergens vertrekken wegens wanprestatie, blijken altijd in overeenstemming met de regels te zijn. De Raad van Toezicht, de minister, de Tweede Kamer, ze konden niet anders. Het gaat hier echter om moraal, die we zo graag terug willen in de samenleving en met regels krijg je geen moraal. Willem Verhoeven schreef er het boek Managen met Moraal over. Misschien een leuk boek voor in de vakantie.