Spoken krijgen de ruimte

Informatie is van levensbelang voor een organisatie. Zonder informatie neem je besluiten op basis van vermoedens of op basis van gokken.Om te zorgen voor goede informatie in een organisatie is openheid belangrijk. Het is de verantwoordelijkheid van de CEO om zorg te dragen voor een cultuur van openheid.

Spoken
Spoken bestaan niet, dat leerde ik al toen ik nog jong was. Spoken bestaan in verhalen. Spoken zijn mensen die een wit laken over hun hoofd getrokken hebben en die enge geluiden laten horen. Maar als ik ’s avonds alleen naar boven moest, als ik alleen door een donker poortje liep of in het donker alleen door het bos moest dan bestonden er wel degelijk spoken. Als ik een kraakje hoorde of een piepje, of als er ergens iets bewoog, door een windvlaag of door wat tocht, dan groeiden er razendsnel spoken in mijn hoofd. Ze waren er zomaar en slaagden erin mij angst in te boezemen. Nu ik ouder ben gebeurt dat gelukkig niet zo vaak meer. Maar soms slaag ik er nog wel eens in zo’n spook te creëren. Gelukkig weet ik inmiddels hoe ik ze maak en ben ik ook in staat ze snel weer te doen verdwijnen. Een spook ontstaat in je hoofd en het ontstaat bij gebrek aan informatie en door een hoofd vol vermoedens. Hoe minder informatie, hoe meer vermoedens. Met die vermoedens maken we een beeld compleet. Hoe minder informatie, hoe meer vermoedens en hoe groter de kans dat de beelden niet kloppen.

Informatie of vermoedens
Volgens professor A.C.J. de Leeuw is voor effectieve besturing goede informatie noodzakelijk. Als de goede informatie ontbreekt is effectieve besturing niet mogelijk. Je tast dan in het duister. Goede informatie is van levensbelang voor een organisatie. Overal waar die ontbreekt wordt het gedrag van mensen bepaald door vermoedens.
Hoewel deze kennis in elke MBA wordt gedoceerd, lukt het in de praktijk nog niet zo goed om er ook naar te leven. Professor James O’Toole en professor Warren Bennis, waaraan ik gisteren in mijn blog refereerde, schreven daar een artikel over in de Harvard Business Review (juni 2009). Het stuk gaat over het creëren van een cultuur van openheid. Openheid is van groot belang in organisaties, maar vaak ontbreekt het eraan. Openheid is nu nog veel belangrijker dan een aantal jaren geleden. Toen was het voldoende wanneer een bedrijf rendeerde voor de aandeelhouders. Nu is het ook noodzakelijk dat een bedrijf rekening houdt met sociale verantwoordelijkheid, met moraliteit en met de leefomgeving. Het leiden van een bedrijf is dus ingewikkelder geworden. En omdat het ingewikkelder is geworden is openheid essentieel als het gaat om de bedrijfsvoering. Openheid  is volgens O’Toole en Bennis een fundamentele eerste stap. En met openheid wordt meer bedoeld dan openheid in de standaard business betekenis, namelijk alle financiële cijfers beschikbaar voor de investeerders. Ook gaat het er niet om dat je ervoor zorgt dat je juridisch niet in de problemen komt, het is niet gezond om de focus daar te leggen. Dat leidt tot het zoeken naar de mazen in het net en het te slim af zijn van de wetgever. Dat is geen openheid zoals O’Toole en Bennis het bedoelen. En volgens deze schrijvers kan een bedrijf niet open zijn naar investeerders en regelgevers als het niet om te beginnen open is naar de eigen werknemers. Een organisatie kan niet open zijn naar het publiek als ze het eigen personeel onkundig laat.

Beslissen bij crisis
Aan de hand van een vrij onbekend onderzoek van Blake en Mouton bij de NASA lichten O’Toole en Bennis het belang van openheid toe. Blake en Mouton onderzochten wat er bij de NASA gevonden was over ongelukken met vliegtuigen. Bij de NASA hadden bemanningen van luchtvaartmaatschappijen mee gedaan aan een onderzoek in een vluchtsimulator. Er was gekeken naar hun gedrag de eerste 30 tot 45 seconden na het signaal dat er iets mis was met het vliegtuig. Hoe handelden zij na dat ze het signaal opgevangen hadden? En wat bleek, de doortastende piloten namen veel vaker verkeerde beslissingen die leidden tot een echt ongeluk dan de open piloten die steeds met anderen samenwerkten. Die open piloten zeiden: we hebben een probleem, hoe kijken jullie er tegen aan? En mede op basis van wat andere teamleden zeiden namen ze een beslissing en dat was vaak een beslissing die wel goed uitpakte.
Openheid zorgt er dus voor dat informatie vrijelijk door de organisatie kan stromen. Het zorgt ervoor dat informatie van beneden naar boven komt. Het zorgt voor informatie tussen de leden van een team en het zorgt ervoor dat raden van bestuur alle informatie doorgeven aan de top van de organisatie. Uit het onderzoek van Blake en Mouton bleek ook nog eens dat de piloten die het heft in handen namen en zelf de beslissingen namen ook in andere situaties zodanig met hun team omgingen dat anderen hun mond hielden. De piloten die de informatie van anderen afwachten, deden dat ook onder gewone omstandigheden, zij werkten zo aan een cultuur van openheid.
Het is de taak van de topman of topvrouw in het bedrijf zo’n cultuur van openheid te laten groeien. En als je nu leest dat na afloop van de treinkaping bij De Punt premier Van Agt informatie zou hebben achtegehouden, als je leest hoe het ging met het zogenaamde lekken van een Groen Links kamerlid en als je leest hoe het gaat bij de informatie-uitwisseling met de voorzitter van het college van bestuur van de Universiteit van Amsterdam, dan is er nog een wereld te winnen. Er is nog steeds alle ruimte voor spoken om ergens op te duiken.