Wij helpen je graag verder! +31 492386063

Regels

18 november 2013, gepubliceerd door Dirk Boersma

Regels kunnen soms heel handig zijn. Regels voorkomen dat je elke keer weer eindeloos over hetzelfde dilemma overlegt. Regels zijn ook dodelijk omdat ze ervoor zorgen dat essentiële informatie buiten de organisatie blijft, de passende maatregel niet wordt genomen en de discussie gaat over wie het voor het zeggen heeft. Ga kritisch met regels om en gooi ze overboord zodra ze niet meer passend zijn.

Wisselregels
Er was een voetvalteam met teveel spelers. Het was een amateurteam en de spelers hadden zich aangesloten omdat ze voetbal een leuk spel vonden. Sommige spelers waren beter en anderen waren minder goed. Er waren er zelfs een paar bij die het helemaal niet zo goed konden. Maar allemaal hielden ze van voetballen. Het was een amateurvereniging en in de statuten stond iets over het bevorderen van het plezier van sport in het algemeen. En, de voetbalsport in het bijzonder. Het viel niet mee om alle spelers de kans te geven om op een evenredige manier een bijdrage te leveren aan het team. De minder goede spelers werden vaker gewisseld dan de goede spelers. Dat gaf wat aanleiding tot wandelgangenpraat en de leiding van het team besloot tot het opstellen van een regel. Iedereen moest dezelfde kans krijgen om te voetballen. En zo werd er een vast rouleerschema gemaakt. Iedereen zou dezelfde speeltijd krijgen. Dat ging goed tot een wedstrijd aan het eind van de competitie. Ze stonden op degraderen maar als ze deze wedstrijd wonnen mochten ze in dezelfde klassen blijven spelen. Het was een zware wedstrijd maar ze stonden halverwege met 1-0 voor en, toen besloot de coach alleen met de goeden door te spelen. Ze wonnen de wedstrijd en bleven in hun klasse. Maar er was tegen de regels gehandeld. Enkele spelers hadden geen kans gehad en dat was niet eerlijk. Ze waren boos op de coach, hij had tegen de regels gehandeld. En, ondanks het feit dat ze niet degradeerden was en geen feeststemming. Er was boosheid over het niet passende gedrag van de coach.

Wat is belangrijker?
Toen ik ruim 10 jaar geleden verantwoordelijk was voor de werving van jongen Hbo’ers bij KPN waren er ook regels. Waar die regels nu precies vandaan kwamen weet ik niet meer, ze waren er. Eén van de regels was dat we niemand aannamen, die langer dan drie jaar zijn diploma op zak had. De grens lag bij drie jaar. Nu hadden we in die tijd grote problemen met het vinden van voldoende deskundigheid op het gebied van IT. We stroopten het hele land af op zoek naar talent. We keken zelfs ver de grens. Op een dag kwam één van de recruiters met een fantastische kandidaat. Er was één kanttekening, ze was drie jaar en drie maanden daarvoor afgestudeerd. De regels zeiden dat ze niet kon worden aangenomen. Er was ook nog eens een vacaturestop. Je kon alleen maar worden aangenomen voor het Young Professional Programma. Dat was afgesproken met de OR, geen illegale instroom van medewerkers. We hebben haar in dienst genomen maar dat kostte heel veel strijd. En heel veel boze gezichten.

Handig
Regels zijn heel handig behalve als ze niet handig zijn. Regels zijn bedoeld om een besluitvormingsproces te vergemakkelijken. Om sneller en simpeler tot een keuze te komen. Als er regels zijn hoef je niet meer over elk geval te discussiëren. Maar, regels worden gemakkelijk een keurslijf. Regels belemmeren je dan in het maken van de juiste keuze. En, wat erger is regels, veroorzaken dat je niet langer over de juiste vraag nadenkt. De energie gaat dan zitten in de vraag wie het voor het zeggen heeft in plaats van dat de energie gestoken wordt in nadenken over het dilemma waar de regel meestal op van toepassing is. Een discussie over een regel is dan zonde van de tijd en zonde van de energie. Het is een discussie die gaat over wie de baas is, wie het voor het zeggen. De discussie zou moeten gaan over het dilemma waar je voor staat in het licht van de delen die je met elkaar bereiken wilt. Regels staan zo’n discussie of zo’n gesprek in de weg.

Overleg
Karl Weick maakt onderscheid tussen “rules”en “cycles”. Hij stelt dat in organisaties met veel regels het vermogen tot aanpassen, ontwikkelen en innoveren klein is. Alles wat niet in het systeem van regels past wordt vroegtijdig de organisatie weer uitgegooid. Het wordt geen eens onderwerp van gesprek. In een organisatie met cycles, dat is een organisatie waar mensen overleggen met elkaar kan alles wat niet passend lijkt, wel binnenkomen. Daar praten mensen er met elkaar over en maken ze samen een keuze. Overleg kost meer tijd, dat klopt. En, als overleg alleen maar gaat over je wel of je niet aan de regels houden, is het nog zonde van die tijd ook. Je praat dan namelijk alleen maar over wie er de baas is en niet over wat goed is in het licht van de resultaten die gehaald moeten worden.

Regels?
Ben Kuiken, veegt in zijn boek “Fuck de regels” de vloer aan met regels. Hij heeft het daar vooral over regels, die anderen voor ons bedacht hebben. Regels die van bovenaf zijn opgelegd. Kuiken stelt dat we heel goed samen kunnen bedenken hoe we een probleem oplossen zonder dat anderen ons daar de regels voor opleggen.
Wat mij betreft gaat het er vooral om dat we de kunst van het samen beter leren beheersen. Eén ding weet ik zeker. Regels maken je lui als het om samen gaat. Samen betekent de moeite nemen om te luisteren, de tijd om door te vragen, de moed om aan te spreken en de energie om goede afspraken te maken. Er zijn afspraken, die voor eeuwig gelden, ik denk dan aan de grondwet. De meeste afspraken zijn echter verbonden met de omstandigheden waaronder ze gemaakt werden. Het is verstandig om ze regelmatig nog eens tegen het licht te houden in een veranderende samenleving.

Stel je vraag via ons contactformulier

Neem contact met ons op!
Voor al je vragen kun je bellen met

+31 492386063