Kunnen, willen of durven.

Geef je medewerker z'n eigen regie in handen zodat je tijd krijgt om je bezig te houden met de dingen die echt belangrijk zijn.

Leidinggevenden zijn vaak druk met het regisseren van wat hun medewerkers doen. Ze geven aanwijzigen, lichten toe, leggen uit en beantwoorden vele vragen. Ik kom niet aan mijn werk toe verzuchten, ze dan. De te lezen stukken moeten wel mee naar huis ’s avonds en in de weekeinden. Op mijn vraag of ze anderen niet wat meer bij die regie kunnen inschakelen of bij het voorbereiden van een belangrijk onderwerp krijg ik meestal zuchtend te horen “nee, was het maar zo”.                  

In een training ga ik daar wel eens wat dieper op in en vraag dan eens te omschrijven om wat voor vraagstukken het gaat en hoe het gesprek daarover dan plaatsvindt. Vaak blijkt er in die gesprekken een patroon te zitten. De medewerker vraagt hoe iets aangepakt moet worden. De baas legt het uit en de medewerker komt met vervolgvragen of begint uit te leggen waarom het idee van de baas toch minder passend is in de gegeven situatie. De baas doet daarop een hernieuwde poging. Ook met dat antwoord kan de medewerker niet uit de voeten. Tenslotte gaat de medewerker aan de slag met een houding van “nou ja dan moet het maar, ik zal het wel eens gaan proberen”. Als het dan achteraf niet gelukt blijkt is het van: “had ik het niet gezegd?”

De baas neemt zich voor een volgende keer beter beslagen ten ijs te komen en ergert zich aan de onnozelheid van z’n medewerker. Maar de volgende keer herhaalt zich dit patroon. Als het een beetje tegenzit in het bedrijf zitten er medewerkers uit hun neus te eten omdat de baas de richtlijnen of de uitgangspunten of de kaders nog niet op papier heeft gezet.

Als je goed naar zo’n situatie kijkt blijkt het vaak helemaal niet om zulke ingewikkelde zaken te gaan. Je vraagt je dan af hoe het mogelijk is dat een medewerker niet zelf zo’n kwestie kan aanpakken en je komt tot de conclusie dat het niet een kwestie is van kunnen maar veel meer van willen of van durven. Als het om willen of durven gaat helpt een extra toelichting of uitleg niet. Dan helpt het als je medewerkers uitdaagt en prikkelt om zelf verantwoordelijkheid te nemen.

In de tijd dat ik in Indonesië werkte werd ik, toen ik ’s avonds thuis kwam, opgewacht door de vrouw die bij ons de was deed. Met een treurig gezicht vertelde ze dat de wasmachine het niet meer deed. Ze legde het probleem bij mij neer. Ik reageerde met: ”oh, ik heb geen verstand van wasmachines”. Ze reageerde met: ”ik ook niet”. Ik vroeg haar daarop wie er wel verstand van had en ze reageerde met: “een monteur natuurlijk”. Ze was een beetje verbaasd dat ik dat niet zelf zei. Toen ik vroeg hoe we aan zo’n monteur zouden kunnen komen vertelde ze opgetogen dat ze op weg naar de markt wel eens een bord gezien had waarop een wasmachinemonteur zijn diensten aanbood. De vraag die overbleef was de vraag hoe de wasmachine en de monteur bij elkaar konden komen. Toen had ze de smaak te pakken en regelde ze de volgende dag zelfstandig de reparatie van de wasmachine.

Het gekke was dat de meeste buitenlandse collega’s dachten dat je een dergelijk vraagstuk absoluut niet kon overlaten aan een Indonesische hulp in de huishouding. Die kon een dergelijk probleem niet oplossen en dus moest de expatriate baas op stap om zoiets als een wasmachine te laten repareren. Ook hier ging het echter niet over kunnen maar over durven. Door in een aantal stappen vragen te stellen nodigde ik haar uit zelf verantwoordelijkheid te nemen.

Als dit soort patronen in je eigen werk herkent is het de moeite om de medewerker uit te nodigen zelf na te denken en verantwoordelijkheid te geven in plaats van uit te leggen hoe het werk gedaan moet worden. Je krijgt er een gemotiveerde medewerker door en zelf krijg je tijd om je met de echt belangrijke zaken bezig te houden.