Kijk verder dan je neus lang is

In organisaties, zowel vrijwilligersorganisaties als professionele organisaties, draait het steeds weer om dezelfde mensen. Ze zitten in elke commissie en elke werkgroep. Steeds wordt weer een beroep gedaan op die kleine kring van mensen, die hun sporen verdiend hebben. Die mensen zijn, doordat ze overal inzitten veel te druk en hebben te weinig tijd zodat de resultaten van hun betrokkenheid vaak tegenvallen. Kijk bijvoorbeeld naar Raden van Toezicht.

Bord vol
In een artikel in de Harvard Business Review, schrijft  Ron Ashkenas, van  Schaffer Consulting over de grote hoeveelheid werk, taken en verantwoordelijkheden die sommige mensen op hun bord hebben, Hij beschrijft hoe er in organisaties altijd weer naar dezelfde mensen wordt gekeken. In elk project, in elke taskforce, in elke werkgroep of commissie duiken hun namen weer op. Je komt dat verschijnsel tegen in professionele organisaties, maar je ziet het ook in de politiek of in het vrijwilligerorganisaties. Het zijn elke keer weer dezelfde mensen, die zitting nemen of die ergens voor worden aangezocht. Ashkenas beschrijft hoe die mensen veel te veel op hun bord hebben en hoe in veel situaties deze manier van mensen ergens bij betrekken leidt tot trage voortgang in projecten en taken, die moeten worden opgepakt.

Weinig vooruitgang
Ik herken wat Ashkenas beschrijft. In de vrijwilligersorganisatie waar ik bij betrokken ben zijn het elke keer dezelfde mensen, die in commissies zitten of die uitvoeringstaken oppakken. En niet zelden is er weinig vooruitgang omdat ze het allemaal zo druk hebben.  Ik herken het ook bij een IT bedrijf, waar dezelfde mensen in elke projectgroep zitten. Hoewel er veel mensen op de loonlijst staan zijn het elke keer dezelfde mensen, die betrokken worden bij een taskforce en dat terwijl hun agenda al vol zit. Ashkenas stelt dat dit verschijnsel veroorzaakt wordt doordat de top van de organisatie  of de afdeling maar een paar mensen vertrouwt als het gaat om kritische taken, problemen en opdrachten. Ashkenas noemt hen de “gluepeople”. Ik denk dat je dat het beste kunt vertalen met de mensen, die het cement zijn van een organisatie. Die mensen zijn overal bij betrokken, ze zijn welwillend, tonen zich verantwoordelijk, zeggen als het er op aan komt altijd “ja”. Maar ze hebben veel te veel op hun bord liggen, zodat er uiteindelijk met de snelheid van een slak vooruitgang wordt geboekt. De resultaten zijn daardoor meestal beneden verwachting.

Stap terug
Ashkenas geeft het advies om als je deze situaties herkent eens even een stap terug te doen. Kijk eens goed in je organisatie naar welke mensen overal bi j betrokken zijn en een agenda vol prioriteiten hebben. Vraag je dan af welke mensen je zou kunnen toevoegen aan de lijst van mensen, die deze zaken mee op kunnen pakken. Kijk dan niet naar wat mensen nu doen, maar kijk naar de mogelijkheden die deze andere mensen hebben. Zij er nog meer mensen in je organisatie of je afdeling die je ook zou kunnen gaan vertrouwen?
Een probleem met de betrouwbare loyale collega’s is volgens Ashkenas, dat ze meestal niet tegenspreken. Ze zeggen niet wanneer het teveel is, ze gaan maar door omdat ze loyaal zijn. Bovendien vinden ze het prettig dat ze zo positief gewaardeerd worden. Dat houden ze graag zo. Daarom komen hun signalen dat het teveel is meestal veel te laat. Je merkt het pas als de resultaten tegenvallen of helemaal uitblijven. Maar je wilt liever niet tot dat moment wachten. Zoek daarom bewust naar uitbreiding van de kring van mensen aan wie je dingen kunt toe vertrouwen.

Ontdekken
Om  te ontdekken wat mensen kunnen  en wat mensen willen, is het noodzakelijk om met ze in gesprek te gaan, om aandacht aan ze te besteden, om eens goed te gaan kijken naar wat ze kunnen. Dat is niet observeren om mensen de maat te nemen om een oordeel over ze te vellen, het is observeren en in dialoog gaan om te ontdekken wat mensen nog meer in huis hebben.
Een manier om dat te ontdekken is coachend leidinggeven. Coachend leidinggeven is erop gericht mensen te helpen het beste uit zichzelf te halen. Het is mensen helpen zich verder te ontwikkelen. In veel organisaties valt het niet mee je daarop te richten. In trainingen die wij geven ontdek ik maar al te vaak dat leidinggevenden hun coachvaardigheden vooral in willen zetten om mensen weer in het rechte spoor te krijgen. Dat is nog heel wat anders dan de mensen met wie je werkt en jezelf te laten verrasssen met de ontdekking van al die andere dingen, die mensen ook nog kunnen. Zoals ik in een recente blog schreef deden Louis van Gaal en Dirk Kuyt dat wel met hun keuze om Dirk Kuyt tot back te bombarderen. De heer Zalm zou het ook kunnen doen als zijn topmensen naar het buitenland vertrekken en bij de buitengewoon lastige decentralisaties waarvoor de gemeentelijke overheid staat zou je ook eens kunnen onderzoeken welke ongebruikte kwaliteiten en talenten in de organisatie nog aanwezig zijn. Kijk verder dan je neus lang is, zegt Ashkenas en daar sluit ik mij graag bij aan.