Je verdiepen in de ander

Een opdracht
Vol enthousiasme had het team zich op de opdracht gestort. Na al de theorie over teamontwikkeling hadden ze zin in iets praktisch. Ze gunden zich haast de tijd niet naar de opdracht te luisteren, zo popelden ze om te beginnen. Het was een klein team en ze kenden elkaar al langer. Ze konden het goed met elkaar vinden. Ze luisterden naar elkaar, gaven elkaar de ruimte en waren geïnteresseerd in elkaar. De teamopdracht werd zonder aarzelen opgepakt.

Initiatief
Een van de teamleden ging voor de flip-over staan, pakte een viltstift en begon de uitgedeelde informatie in categorieën op te schrijven. Hij zei terwijl hij begon even tegen de anderen wat hij ging doen. Het klonk of hij de anderen de mogelijkheid bood om het ermee eens te zijn of er tegen in te gaan. Een van de anderen sloot zich echter onmiddellijk aan met de informatie, die hij voor zich had. In die beginperiode werd er geanimeerd informatie gedeeld. Elke deelnemer had kaartjes gekregen met informatie die nodig was om de opdracht uit te voeren. Een deel van de informatie is echter niet nodig bij het uitvoeren van de opdracht of het oplossen van het vraagstuk.

Terugtrekken
Na enige tijd zag ik dat één van de deelnemers zich fysiek wat terugtrok uit het team. Zij nam een meter afstand. Zo stond ze een tijdje de anderen gade te slaan. Plotseling kwam ze echter naar voren en schreef wat informatie op de flip-over. Het was informatie die niet aansloot op de informatie, die al in de kolom stond waar deze informatie bijgeschreven werd. De anderen zeiden er niets van. De vrouw die deze informatie had opgeschreven ging weer terug naar de plaats waar ze eerder had gestaan en keek opnieuw van enige afstand toe. De anderen puzzelden door, leken te kiezen voor één soort informatie om daarmee het probleem op te lossen. De dame op afstand bleek intussen druk op haar telefoon bezig. Ik dacht dat ze aan het rekenen was. Ook voor de flip-over werd er nu gerekend. De dame op afstand was ook weer voor de flip-over gekomen en stelde een rekenkundige bewerking voor. Na wat discussie werd die bewerking uitgevoerd en de groep kwam met een oplossing. Het bleek de goede te zijn en de groep was er blij mee. Ze waren tevreden dat de opdracht goed en binnen de tijd was uitgevoerd.

Nabespreking
Het was tijd voor een nabespreking. Ook daar werd met enthousiasme aan begonnen. De beschikbare informatie werd nogmaals besproken, vooral de gebruikte logica die achter de gemaakte keuze zat. Het ging in de nabespreking alleen over de inhoud van het vraagstuk en de logica die gebruikt was bij het oplossen ervan. Omdat de workshop echter over teamontwikkeling ging vroeg ik de groep welk gedrag van wie er nu voor gezorgd had dat het team goed functioneerde, welk gedrag sneller tot een resultaat had geleid en welk gedrag belemmerend had gewerkt? Ja, het initiatief van de man die voor het bord was gaan staan, dat had geholpen. Dat hadden ze ook wel prettig gevonden, dat hij het voortouw nam. En het was toch maar een gelukkig toeval geweest dat hij met de goede categorie informatie was begonnen. En nee, ze hadden dat niet met elkaar besproken. Ze hadden er wel vertrouwen in gehad dat de man die voor de flip-over ging staan het wel bij het goede eind zou hebben. Een groepslid had ook gezien dat de dame even afstand had genomen, maar dat was maar kort geweest zei hij, misschien twintig seconden, daarna was ze er weer bijgekomen. Ik deelde mijn waarneming dat ze zeker vijf minuten met haar telefoon bezig was geweest. Maar dat hadden de anderen niet eens gezien. Ik vertelde dat ik eerst dacht dat ze aan het rekenen was. Maar ze was zo driftig aan het typen geweest dat ik nu vermoedde dat het een mailtje, een app-bericht of een sms was geweest. Ze beaamde dat dat klopte. De anderen bleken haar niet echt gemist te hebben en zij vertelde dat ze dacht dat de anderen op de goede weg waren en dat ze het probleem ook zonder haar wel verder konden oplossen. De anderen hadden niet gereageerd toen ze haar informatie opschreef in een kolom waar het niet hoorde. Niemand had naar de reden of de betekenis ervan gevraagd.

Niet besproken
Kortom, een deel van de interactie tussen de deelnemers was wel waargenomen maar was nooit onderwerp van gesprek geworden. Het was gebleven bij vooronderstellingen. Niemand had de verantwoordelijkheid genomen of bedacht dat het misschien zinvol zou zijn om ervoor te zorgen dat de interactie tussen deelnemers zo werd georganiseerd dat er een beter en sneller groepsresultaat zou worden opgeleverd. Niemand had z’n gedachten gecheckt of gevraagd wat de gedachten van de anderen waren. Het eigen gedrag was gebaseerd geweest op aannames over het gedrag van de anderen en andere aannames, bijvoorbeeld over “haantjesgedrag”, daar hadden ze een hekel aan \ dus ze hadden hun best gedaan dat niet te laten zien.

Nog een opdracht
De groep deed ook nog een andere opdracht. Bij die opdracht maakten ze afspraken over de aanpak en over  de taakverdeling. Bij de uitvoering van die opdracht werd de tijd die voor de uitvoering stond met een factor vier overschreden. Bij de uitvoering van de opdracht gebeurde weer hetzelfde als bij de uitvoering van opdracht één. Het team liep helemaal vast en kwam er niet uit. Tot de deelnemers begonnen met communiceren. Met hardop denken, met naar elkaar luisteren, ontdekten ze samen het ene detail wat ervoor zorgde dat de opdracht niet succesvol kon worden afgesloten. Bij de uitvoering van deze opdracht bleek de focus op de inhoud, de aanname dat één van de anderen hier wel goed in zou zijn, dat een ander wel het voortouw zou nemen erg belemmerend gewerkt te hebben.

MIT
Het was een mooi moment om de resultaten van onderzoek bij MIT te delen. Uit dat uitgebreide onderzoek blijkt dat teams beter presteren als aan de volgende voorwaarden wordt voldaan:
– Als er veel gecommuniceerd wordt over de taak die wordt uitgevoerd.
– Als alle teamleden daar ongeveer gelijk in participeren.
– Als de leden van het team in staat zijn waar te nemen hoe de andere teamleden erbij zitten.

Daarover schrijven professor Anita Wooley en haar collega’s in de New York Times van 16 januari 2015. Ze hebben daarbij ook ontdekt dat allerlei anderen factoren, die wij vaak gebruiken bij de samenstelling van een team, geen enkele effect hebben op een succesvolle uitvoering van een taak. Typologieën als bijvoorbeeld de MBTI blijken geen verband te laten zien met het succesvol zijn van een team. Het gaat om kunnen waarnemen en begrijpen hoe de anderen erbij zitten en dat aan de orde durven stellen.