Wij helpen je graag verder! +31 492386063

Hoe draag je succesvol een best practice over?

04 februari 2016, gepubliceerd door Dirk Boersma

De overdracht van best practices verloopt vaak nogal stroperig (Szulanski 1996). Veel bedrijven laten zo de kennis uit hun organisatie weglekken. Het is voor leidinggevenden van belang een werkomgeving te creëren waarbinnen overdracht van best practices natuurlijk wordt. Waar moet je dan aan werken?

Stroperig
Het onderwerp best practices laat me nog niet los en ik ben nog wat verder op zoek gegaan. Zo kwam ik een onderzoek tegen van Gabriel Szulanski. Toen hij het onderzoek deed en erover schreef was hij nog verbonden aan de bekende Wharton School in Philadelphia(USA). Hij publiceerde over het onderzoek in de Strategic Management Journal, vol 17 (1996). Op dit moment is hij als hoogleraar verbonden aan Insead in Parijs.
In het artikel begint Szulanski met het benadrukken van het belang van best practices voor de kwaliteit van een organisatie. Het is een manier om ervoor te zorgen dat kennis en met name toegepaste kennis in een organisatie zich kunnen ontwikkelen. Maar, schrijft Szulanski, ondanks dat het belang ervan dat algemeen gezien wordt lukt het maar zelden om er ook effectief vorm aan te geven. Het is over het algemeen een stroperig proces wat organisaties (hij noemt GM en IBM) maar slecht in de vingers hebben. Mooie boekjes en gevulde databases leiden niet echt tot kennisoverdracht en kennisontwikkeling in de organisatie. Organisaties laten zo veel kennis weglekken, zegt Szulanski. Ook grote organisaties waar aandacht is voor kennis management doen dat, schrijft hij.

Onderzoek
Szulanski heeft onderzocht hoe het nou komt dat die processen zo stroperig gaan. Hij heeft daarbij gekeken in hoeverre motivatie, of liever gezegd een gebrek daaraan, als oorzaak kan worden aangemerkt. Daar is echter in zijn onderzoek niets van gebleken. Szulanski heeft met name gekeken naar de overdracht van best practices binnen grote bekende ondernemingen. AT&T en Rank Xerox zijn bedrijven, die meededen.

Vier fasen
In het onderzoek maakte Szulanski onderscheid tussen een viertal fasen in de overdracht van best practices.
Hij onderscheidt: 1) eerste kennismaking of initiatie, 2) de implementatie, 3) het de dingen goed op orde brengen en tenslotte 4) de integratie in bestaande werkprocessen.
Uit het onderzoek blijkt dat het overall succes niet zo heel erg groot is. Daar is veel in te verbeteren. Dd grootste problemen zitten in de eerste kennismaking, de implementatie en de allergrootste in de integratiefase. Het proces is dus moeilijk, maar het is het moeilijkste om de nieuwe kennis en nieuwe vaardigheden in te weven in de bestaande processen. Als je wilt dat best practices worden overgedragen, dan is het van groot belang daar meer aandacht aan te besteden. Iets waar een coachende managementstijl zich uitstekend toe leent. Szulanski heeft echter niet alleen gekeken naar hoe goed het verliep in de verschillende fasen van het overdrachtsproces. Hij heeft ook gekeken wat de bepalende factoren zijn. En zoals gezegd, dat bleek met gebrek aan motivatie niets van doen te hebben.

Factoren
Er kwamen een paar andere factoren duidelijk naar voren.

  1. De eerste was dat de ontvangende mensen onvoldoende begrepen hoe hun eigen werkprocessen in elkaar zaten. Ze waren niet in staat de best practice en de elementen daar uit op waarde te schatten. Dat betekent in de praktijk dat het van groot belang is aandacht te besteden aan de werkprocessen in een organisatie, om mensen niet te dwingen met oogkleppen op deelprocessen uit te voeren.
  2. Een tweede factor is het gebrek aan basiskennis over de organisatie. Mensen hebben te weinig kennis van de organisatie en de relaties met zaken buiten de organisatie. Dat betekent dat mensen de kans moeten krijgen om opleidingen te volgen zodat een dieper inzicht in wat belangrijk is voor de organisatie ontstaat. Het is ook belangrijk om als management daar regelmatig met mensen over te praten.
  3. Een derde belangrijke factor wordt gevormd door moeilijke relaties. Het ontbreekt aan open, veilige relaties in de organisatie en dat is ook een belangrijke reden dat best practices slecht worden overgedragen.

Hier ligt een belangrijke uitdaging voor leiderschap. Het is van groot belang een werkomgeving te creëren waarin mensen zich veilig voelen, waarin sprake is van vertrouwen, waarin mensen zich uitgenodigd voelen verder te kijken dan hun neus lang is en waar de werkprocessen onderwerp zijn van gesprekken met elkaar.
Dat is geen taak van PZ of HR, dat is de verantwoordelijkheid van de leidinggevende. Als je daar goed in wordt krijg je een goede (excellente) organisatie.

Stel je vraag via ons contactformulier

Neem contact met ons op!
Voor al je vragen kun je bellen met

+31 492386063