Effectieve teams

Vijf voorwaarden
In mijn vorige blog besteedde ik aandacht aan wat er mis kan gaan met teams. Aanleiding was alle aandacht die er is voor zelfsturende teams en de daarmee samenhangende gedachte dat het voldoende is een laag managers te verwijderen. Aan de andere kant zijn er alle verhalen die uit gemeenteland komen over sociale wijkteams, die niet opleveren wat ervan verwacht wordt. Ik ging daarvoor te rade bij het werk van professor Richard Hackman, die van de studie van teams zijn levenswerk maakte. Vandaag wil ik iets schrijven over de vijf condities die Hackman noodzakelijk acht als voorwaarden voor effectief teamfunctioneren. Het is niet zo gek dat, als het misgaat in teams, het ook vaak met diezelfde voorwaarden te maken heeft. Het is jammer dat men dan vaak de schuld lijkt te geven aan de inzet van teams als reden dat zaken niet van de grond komen. Op grond van zijn jarenlange onderzoek en ervaringen met teams stelt Hackman dat teams zeer succesvol kunnen zijn, maar dat daarvoor wel aan een aantal voorwaarden moet zijn voldaan. In de praktijk zien we voortdurend dat aan die voorwaarden niet wordt voldaan en dat een team dus niet effectief is.

Voorwaarde 1
Voorwaarde 1 is dat het een echt team moet zijn. Het moet volstrekt duidelijk zijn wie er bij het team horen. Het gaat dan niet om functies, maar om mensen. Dus Marietje, Jan, Linda, Kees, Anneke enzovoort. Aan die voorwaarde wordt vaak niet voldaan. Er worden functies benoemd die in het team moeten zitten. Dan kunnen het dus elke keer andere mensen zijn. Als je wilt dat een team effectief is, moet je echt weten wie er wel en wie er niet bij het team horen.

Voorwaarde 2
Voorwaarde 2 is dat er een uitdagend doel of een uitdagend toekomstbeeld moet zijn. Hackman waarschuwt ervoor dat het erg moeilijk is zo’n doel met elkaar vast te stellen. Hij wijst op onderzoek naar de kracht van missie- en visiestatements. Uit die onderzoeken blijkt dat statements opgesteld door een individu meestal veel krachtiger zijn dan statements die door een groep mensen zijn samengesteld. In een groep wordt er vaak naar een compromis gezocht waardoor de scherpe kantjes verdwijnen en de uitdaging verdwijnt. Wat wel werkt, is dat iemand anderen raadpleegt alvorens het toekomstbeeld vast te stellen. Hackman is erg stellig in het feit dat de wijze waarop de doelstelling gerealiseerd moet worden volledig aan het team moet worden overgelaten. Dat is in het begin vaak moeilijk voor een team, vooral omdat ze gewend zijn voorschriften voor de uitvoering te krijgen. Een team moet dan echter consequent uitgedaagd worden zelf het antwoord op de hoe-vraag te bedenken. Verval nooit of te nimmer in het voorstellen of suggereren van een aanpak. Je bekrachtigt daarmee het ontwijken van het nemen van verantwoordelijkheid.

Voorwaarde 3
Voorwaarde 3 is dat de structuur van het team aan een aantal eisen moet voldoen. Zo is het verstandig het team niet groter te laten zijn dan negen leden, zegt Hackman. Hij geeft zelf de voorkeur aan zes leden, maar waarschuwt voor teams die uit tien of meer leden bestaan. Dat stelt veel te hoge eisen aan de coördinatie, zegt hij. Elke relatie tussen teamleden is een potentiële bron voor misverstanden. Het is belangrijk het aantal daarvan beperkt te houden. Het is ook belangrijk voldoende verschillen tussen de teamleden te hebben. We werken graag samen met mensen die net zo denken als wijzelf, maar dat leidt meestal niet tot het beste teamresultaat. Zorg ervoor dat er verschillen in het team zitten. Dat leidt tot meer creativiteit, meer innovatie en tot grotere effectiviteit. En zorg ervoor dat er weinig verandering in de teamsamenstelling zit. Het wisselen van teamleden leidt onherroepelijk tot een setback. Hackman deed veel onderzoek bij vliegtuigbemanningen en bij muziekgroepen en stelde daar vast dat de prestaties van een team sterk toenemen als mensen langer met elkaar samenwerken.

Voorwaarde 4
Voorwaarde 4 is een omgeving die het team ondersteunt. Daarmee bedoelt hij bijvoorbeeld dat er budgetten beschikbaar moeten zijn, dat een team over de noodzakelijke informatie kan beschikken en dat, zoals je nu vaak hoort, mensen hun informatie niet weigeren met een beroep op privacywetgeving. Hackman noemt ook HR als bedreiging, omdat alle HR-systemen gebaseerd zijn op een individuele benadering van mensen. Beoordelingen, bonussen enzovoort zijn allemaal gericht op het individu. Een goede manier om een team zijn effectiviteit te ontnemen, is mensen op individuele prestaties beoordelen.

Voorwaarde 5

Voorwaarde 5 is de beschikbaarheid van coaching. Dat is een voorwaarde die nauw samenhangt met het feit dat een team niet gemaakt kan worden. Een team moet zich ontwikkelen. De omgeving kan alleen ervoor zorgen dat aan de voorwaarden voor die ontwikkeling wordt voldaan. Het is daarbij erg belangrijk zoveel mogelijk gebruik te maken van het moment. Iemand die verantwoordelijkheid neemt over de leiding of de begeleiding van het team, dient het goede moment af te wachten. Volgens Hackman betekent dit voor de coaching dat je voor de uitvoering van een opdracht niet praat over de te volgen strategie, maar over hoe er samengewerkt gaat worden, hoe de leden met elkaar communiceren, hoe er geobserveerd wordt en hoe aanwijzingen worden gegeven. Pas als er een tijdje gewerkt is, wordt de strategie onderwerp van de coaching en na afloop van het uitvoeren van een taak wordt er samen teruggekeken.

Nog iets

Uit de onderzoeken van Hackman bleek nog iets belangrijks: de invloed van collegiale coaching. Het blijkt dat teams waar dat goed ontwikkeld is het meest succesvol zijn in de uitvoering van hun taken. De invloed daarvan is nog groter dan de invloed van externe coaching. Er is trouwens een nauwe relatie tussen externe coaching of coachend leiderschap en collegiale coaching. Externe coaching of coachend leiderschap kan een belangrijke bijdrage leveren aan het ontwikkelen van collegiale coaching.

Over één ding is Hackman heel duidelijk: straffen en krachtig directief leiderschap leiden tot niet-functionerende teams. Hij heeft in zijn onderzoek nooit een situatie aangetroffen waar dat werkte.

Dit onderwerp komt ook aan de orde in onze trainingen Coachend Leiderschap en Excellent Leiderschap. Van beide trainingen begint binnenkort weer een nieuwe editie. Misschien ken je iemand voor wie deze trainingen interessant kunnen zijn. Voor meer informatie en aanvangsdata kun je terecht op onze website: https://www.excellentleiderschap.nl/opleiding-en-training/”