Effectief vergaderen

Er wordt veel gemopperd over eindeloos vergaderen. Met vergaderen houden we geen tijd meer over om te werken, zeggen we dan. Die uitspraak suggereert dat je je werk ook prima zonder anderen kunt doen. Voor het meeste werk hebben we echter anderen nodig, om achter ons te staan, om mee te werken aan de uitvoering van iets, om te kunnen samenwerken in een keten en ga zo maar door. Vergaderingen kun je strak regelen. Je kunt echter ook de ruimte geven, zodat ideeën naar boven komen en opgevangen kunnen worden.

Afscheid
Mijn jongste dochter zit in groep 8 van de basisschool. Het schooljaar loopt ten einde, de tijd op de basisschool loopt ten einde. De kinderen zijn druk bezig met alles wat er in hun leven gaat veranderen en de ouders ook. Het is gebruikelijk om ter afsluiting van het schooljaar een soort afscheidsevent voor de kinderen te organiseren. Wij ontvingen een mailbericht van de klassemoeder, die ons uitnodigde voor een bespreking van ouders om dit event vorm te geven. De klassemoeder deed dit met grote zorgvuldigheid. Ze probeerde alle ouders naar de bijeenkomst toe te krijgen. Om die reden werd er wat geschoven met het tijdstip en de datum. En zo zat ik met nog één andere vader samen aan het begin van de ochtend met een heleboel moeders in de lerarenkamer van de school. Tegen de moeder, die het georganiseerd had, vertelde ik dat mijn tijd tot een uur beperkt was. Ik vreesde voor een lange vergadering, veel ideeën, elkaar tegenspreken, door elkaar praten en niet volgens een logische structuur tot besluiten komen. Ik regelde zo een excuus om stiekem te kunnen vertrekken. De enige andere vader in het gezelschap had voor koffie en thee gezorgd en de organiserende moeder lichtte toe wat de reden was dat we bij elkaar geroepen waren.

Spitsuur
Daarna begon de discussie. Die ging zoals ik vermoed had. Er kwamen ideeën, opmerkingen over wat kinderen leuk vinden, over wat vorig jaar wel en niet bevallen was. De kosten kwamen voorbij en suggesties over hoe je het goedkoop kon doen. Met overnachting of zonder overnachting. Met de juf of zonder de juf. Ouders wel of niet meedoen aan de barbecue, er kwam van alles over tafel. Ik zat erbij en keek erna. Ik onderdrukte de neiging om structuur aan te gaan brengen en vreesde voor een lange vergadering, die niet tot een eenduidige beslissing zou leiden. Ik keek zo nu en dan eens naar de klok en daarna weer naar de gezichten om de tafel. Eén moeder dreigde soms even boos te worden. Haar gezicht werd dan roder maar daarna werd het weer gewoon. Bijna iedereen gebruikte spreektijd, maar het was voor mij vaak niet duidelijk wie op wie of wat reageerde. En na ongeveer 40 minuten leek er en soort consensus te ontstaan. Er was een groot algemeen beeld, dat niet meer ter discussie kwam, het gesprek verschoof naar praktische zaken die geregeld moesten worden om een en ander ook echt ten uitvoer te brengen. Voor elk probleem bleek een oplossing. De moeders boden zonder ruggespraak de hulp van een echtgenoot, een vader of een bekende aan.

Resultaten
Dat was het moment voor de organiserende moeder om met de aanwezigen te delen wat er volgens haar afgesproken was. Ik was verbaasd, want ik had niet gemerkt dat er een afspraak was gemaakt, er was een afspraak ontstaan. Mijn uur was om en ik verontschuldigde mij bij de organiserende moeder en ging staan. Onmiddellijk stonden mijn buurvrouwen ook op en toen deden alle aanwezigen hetzelfde en de vergadering bleek afgelopen. Iedereen had nu andere dingen te doen. Aan het eind van de middag van diezelfde dag zat er een verslag in mijn mailbox, daarin waren de afspraken kernachtig vastgelegd. Kortom een uiterst effectieve vergadering. In een razend tempo van beeldvorming, via meningsvorming naar besluitvorming en de afspraken voor iedereen helder op papier. Ik heb niet gecheckt wat de andere deelnemers van de vergadering en het resultaat vonden, maar ik denk dat iedereen tevreden was. Deze vergadering geeft mij veel stof tot nadenken.

Effectief vergaderen
Wij zijn in ons werk regelmatig bezig met effectief vergaderen. We bereiden alles tot in de puntjes voor. We verdelen taken en rollen en maken een structuur. Een andere vergadering, waarbij ik recent betrokken was, waarbij het om serieuze business ging, was prima voorbereid. Er waren deskundigen uit het buitenland ingevlogen om van de vergadering een succes te maken. Dat werd het niet, integendeel. Het werd een teleurstellende ervaring. Als ik nu kijk naar wat de verschillen zijn tussen de twee vergaderingen dan zie ik bij de businessvergadering een voorzitter, die de teugels strak in handen houdt. Hij bepaalt de ruimte en kapt af zodra het speelveld wordt verlaten. Op school kijkt de voorzitter verbaasd als je haar voorzitter noemt, ze geeft slechts het startschot en verzamelt resultaten. In de businessvergadering zijn er voor- en tegenstanders die elkaar proberen te overtuigen, er zijn dus ook winnaars en verliezers. Op school zijn er geen verliezers en geen winnaars, er ontstaat iets wat van iedereen is.

Iedereen is eigenaar
Ook ik voel me er eigenaar van, al heb ik niet meegepraat en alleen maar geluisterd. Ondanks het feit dat het niet officieel wordt vastgesteld, merk je in de vergadering van de moeders dat er rekening gehouden wordt met moeders die iets over kosten zeggen. Zonder dat er echt iets wordt afgesproken wordt het standpunt van iemand meegenomen. En zo wordt een vergadering, die lijkt op een Poolse landdag, gezien vanuit het resultaat een bijzonder effectieve vergadering en zo wordt de strak georganiseerde businessvergadering uiterst ineffectief. In de schoolvergadering wordt er ongepland ruimte gemaakt voor een zelfsturend proces. En, dat zelfsturende proces blijkt bijzonder krachtig. In de businessvergadering is er van zelfsturing geen sprake, er is een strakke regie op het proces. Zelfsturing is daar insubordinatie.
De uitnodiging van de klassemoeder, die wij in onze mailbox vonden, was de katalysator in een proces dat misschien al op gang was in de hoofden van betrokkenen omdat het om een traditie gaat. Het proces gaf ruimte aan die ideeën om naar buiten te komen, de klassemoeder hoefde ze alleen maar op te vangen en in een schriftje op te schrijven. Een wijze aanpak wat mij betreft.