Een telefoontje

Een telefoontje
Vanmorgen kreeg ik een telefoontje van een manager uit de logistieke sector met wie ik zo’n twintig jaar geleden langere tijd had samengewerkt. Ik mag hem graag en heb de indruk dat dat wederzijds is. Het is een aanpakker, die zijn loopbaan begonnen is achter het stuur van een vrachtauto. Maar hij filosofeert ook graag. En, in de tijd dat hij lange ritten naar Spanje maakte nam hij podcasts op, die werden uitgezonden op de Nederlandse radio . Hij memoreerde dat hij veel van mijn geleerd had met betrekking tot leiding geven.

Trucje
Hij vertelde me dat op twee van de lokaties, die onder zijn verantwoordelijkheid vallen, de managers vertrokken waren en dat hij nu probeerde jonge collega’s die rollen te laten over nemen. Vervolgens vertelde hij mij wat zijn trucje was om te zorgen dat het goed ging in de bedrijven waar hij de leiding had. Eerst verbinding maken en een relatie aangaan met de mensen, die voor je werkten. Ze gaan dan vanzelf vertellen wat er goed en fout gaat in het werk en door dat van meerdere kanten te horen kreeg hij een goed en compleet beeld. Daarover sprak hij dan met de hele club zodat ze samen konden vast stellen wat er aangepakt moest worden. De basis was de relatie, zei hij. Ik gaf hem terug dat dat geen trucje was maar wijsheid. Dat hij daar in de loop van de tijd steeds beter in geworden was.

Kengetallen
Hij refereerde ook nog even aan zijn baas, jong ambitieus, goed opgeleid maar geen relatie met de mensen, die waren bang voor hem.. Zijn baas hoorde niets, die wist niet wat er gebeurde en hoe het ging in de uitvoering. Zijn baas stuurde op kengetallen en daarmee zat hij er vaak naast omdat hij zaken over het hoofd zag.

Effectieve besturing
Ik moest ineens denken aan wat ik begin jaren 80 van de vorige eeuw leerde van hoogleraar bedrijfskunde professor A.C.J de Leeuw over de voorwaarden voor effectieve besturing. De Leeuw maakt onderscheid tussen een besturend orgaan en een bestuurd systeem een BO en een BS.
1.Om te beginnen heb je een doel nodig ,je moet weten waar je heen stuurt, zonder doel kun je niet sturen leerde ik van De leeuw.
2.Vervolgens heb je ook een volledig en kloppend beeld nodig van het systeem waarmee je stuurt, het besturend orgaan . Als je dat niet hebt gaat het ook niet goed. Dan weet je niet waar en wanneer je wat moet doen om resultaat te boeken.
3.Het zelfde geldt voor het systeem wat je wilt besturen. Ook daarvan moet je een goed beeld hebben om het te kunnen sturen om te weten wat je waar moet doen om effectief te kunnen zijn.
4.En dan heb je ook nog een keer een systeem nodig om alle informatie die je ontvangt goed te kunnen verwerken. In organisaties zijn medewerkers daarin je belangrijkste partners. Zij beschikken over informatie, de meest actuele ook nog eens . En omdat ze vanuit verschillende hoeken en op verschillende momenten de processen waarnemen kun je een genuanceerd en een gedetailleerd beeld krijgen. En al die informatie kun je goed verwerken door er gezamenlijk betekenis aan te geven. Dan krijg je het beste en meest bruikbare beeld zeer nuttig om te sturen. De baas waarover mijn gesprekspartner het had miste al die informatie. Die moest alles zelf bedenken met het grote risico dat je de plank misslaat.
5.Je hebt volgens De leeuw ook voldoende stuurmaatregelen nodig. Praktisch betekent dat dat je samen met je medewerkers en collega’s die dingen doet die nodig en passend zijn om de gewenste resultaten te bereiken.

Afstemming en vertrouwen
Daarvoor is een goed afstemming met anderen noodzakelijk. Dat betekent dat je vertrouwen in elkaar moet hebben en dus dat je elkaar moet kennen. En daar zat ook het probleem van de baas van mijn gesprekspartner. Bij klassieke benaderingen vertelt de leider wie wat moet doen. Maar als er voortdurend beweging is en zaken permanent bewegen en veranderen dan heb je zintuigen en de handelingen van je collega’s en medewerkers nodig om effectief te kunnen zijn. Dat is de reden dat Coachend Leiderschap veel effectiever is. Dan kan de medewerker de eigen zintuigen gebruiken, is direct op de hoogte, kan zelf betekenis geven en onmiddellijk handelen. Daarvoor is het echter nodig dat er vertrouwen is. Dat leidinggevende en medewerker weten wat het doel is wat de kaders zijn, welke ruimte is. Daartoe is veel dialoog nodig en worden de kaders gevormd door afspraken. Echte afspraken. Geen intenties.

Veerijder
Een prachtig voorbeeld was daarbij mijn werk als veerijder. Mijn baas gaf mij op maandag avond de adressen mee van de boeren waar ik een of meer koeien op moest halen om die als de vrachtauto vol was naar de veemarkt te brengen. Midden in de nacht moest ik dan bij een boerderij aangekomen eerst opzoeken waar de boer de schets van de mee te nemen koe had neergelegd. Dat was bij elke boer weer ergens anders. Dan met de schets de koe opzoeken, vastbinden en meenemen de veeauto in. Je kende de koe niet en moest ontdekken hoe de koe te hanteren. Mijn baas liet mij dat doen omdat hij ontdekt had dat ik goed met koeien overweg kon. Ze luisterden naar mij. Ik had geen geweld nodig zoals veel van mijn collega’s. Door dat geweld duurde het vaak langer. Ik was dus goedkoper voor mijn baas. Het koste, ook hem, minder tijd. Mijn baas wist dat ik de juiste stuurmaatregelen zou nemen.

Onderling overleg
Datzelfde wordt beschreven door professor Henri Mintzberg. Hij laat zien welke soorten coördinatie mechanismen in welke situatie nodig zijn. En in een complexe dynamische situatie is onderling overleg het meest effectief constateert hij. Directieve leiding werkt alleen maar in simpele stabiele omstandigheden. En die vind je nu nergens meer.

Het doet me goed dat mijn gesprekspartner merkt dat zijn aanpak zo effectief is. Hij vertelde dat hij kans zag vestigingen die in de rode cijfers zaten weer in de zwarte cijfers te krijgen. Door er samen met de mensen daarover te spreken. Ik vind het ook leuk dat hij mij belde en dat we zo weer contact hebben. Hij vertelde over een rozige man, die tegenover hem kwam zitten op zijn kantoor nu een kleine dertig jaar geleden en dat we samen spraken over hoe hij de dingen aan kon pakken. Hij refereerde aan mijn opmerking dat gelijk hebben niet betekent niet dat je ook gelijk krijgt. Dat om gelijk te krijgen ook een relatie nodig is.
Het is fijn om op deze manier zo nu en dan eens te horen dat mensen iets hebben aan het werk wat je doet.

Dit onderwerp komt ook aan de orde in onze trainingen Coachend Leiderschap en Excellent Leiderschap. Van beide trainingen begint binnenkort weer een nieuwe editie. Misschien ken je iemand voor wie deze trainingen interessant kunnen zijn. Voor meer informatie en aanvangsdata kun je terecht op onze website https://www.excellentleiderschap.nl/opleiding-en-training/”