De feiten

Geeft jouw informatie systeem een betrouwbaar beeld van de werkelijkheid in je organisatie?

Hij was een echte boekhouder, een ouderwetse boekhouder. Zo’n man van de cijfertjes, zo’n man die niet gauw tevreden is. Die altijd wat aan te merken had en altijd viel over details die nog ontbraken. Hij was inmiddels lid geworden van het directieteam van het transportbedrijf wat door ons bedrijf werd overgenomen. Als hoofd P&O, van de overnemende partij, kreeg ik veel met hem te maken. Hij was één van de weinigen die wist hoe het administratief in elkaar stak. Zijn baas, de algemeen directeur, was een cowboy, een man van de grote grove lijn. Veel van de ruim honderd chauffeurs gingen voor de baas door het vuur. Ze smulden van zijn verhalen:”In een winkelstraat al de zonneschermen eraf gereden, toen 'ie thuis kwam zaten er nog stukken doek aan z’n laadbak”. Ook z’n confrontaties met het formele gezag konden rekenen op stille bewondering..

Een jaar lang heb ik veel avonturen met ze beleefd en één daarvan gebruik ik voor deze blog. Het betreft de leaseauto voor de boekhouder. De directeur had bij een connectie een mooie nieuwe leaseauto geregeld voor de boekhouder. De auto voldeed helemaal aan de wensen. De boekhouder was er zichtbaar trots op. Na een paar dagen stond hij echter bij de baas op de stoep omdat de topsnelheid, die in het boekje was aangegeven in de praktijk niet gehaald kon worden. Niet dat je in Nederland vaak 180 km per uur rijdt maar toch… Aangezien de boekhouder eindeloos kon zeuren en klagen nam de directeur contact op met de dealer. De boekhouder kon de auto voor een servicebeurt naar de garage brengen. Een dag later kon de auto weer opgehaald en de boekhouder was zeer tevreden over het resultaat. De auto reed nu zelfs iets sneller dan de opgegeven 180. Hij was ook tevreden over z’n eigen optreden, over het feit dat hij het onderpresteren van de auto niet zomaar geaccepteerd had.

En de directeur had zo veel plezier en maakte mij daar deelgenoot van. In de garage had de monteur alleen maar even de wijzer van de kilometerteller bijgebogen. Aan de auto was niets gebeurd.

Ik moet hier regelmatig aan denken als ik zie hoe er met bewijsstukken gegoocheld wordt. Meestal om aan te tonen dat het goed gaat, terwijl we diep in ons hart weten dat het niet goed gaat en er ingegrepen moet worden. Niet in de presentatie maar in de werkelijkheid waarop die presentatie betrekking heeft.

Als je echt wilt sturen in je organisatie, zorg dan dat de informatie die je krijgt echt op de werkelijkheid betrekking heeft. Vragen stellen is daar een uitstekende methode voor. Onze boekhouder vergat helemaal te vragen wat er nou aan de auto gedaan was. Hij was zo druk met trots zijn op zichzelf en hij voelde zich zo superieur ten opzichte van die domme monteurs dat het niet in hem opkwam hen een vraag te stellen. Hij was volledig gericht op dat metertje en zijn eigen status.

Wat doe jij om je ervan te overtuigen dat je echt weet wat er zich in jouw organisatie afspeelt en dat de informatie op je balanced scorecard je betrouwbaar informeert over de werkelijkheid?