Bewust worden

Vraag mensen waar ze heen willen ze worden zich dan bewust en nemen verantwoordelijkheid

Beleidscyclus
Aan het begin van mijn loopbaan vroeg mijn baas mij om voor de beleidscyclus, waarmee toen in onze organisatie werd gewerkt, de onderwerpen voor onze afdeling uit te werken. Belinda’s heten die plannen. Ik was vereerd met het verzoek. Aan de ene kant leek het me wel een lastige klus maar aan de andere kant een uitdaging. Ik werd betrokken bij de zaken die er echt toe deden, namelijk de richting waarin onze organisatie zich zou gaan ontwikkelen. Ik stortte mij enthousiast op mijn taak en had al snel enige A 4tjes geproduceerd. Ja, ik nam ze ook mee naar huis. En omdat ik in die tijd mijn woon-werk verkeer over een grote afstand op de fiets deed, had ik ook veel tijd om na te denken. Tussen de weilanden kwamen de mooiste ideeën bij mij boven, die ik dan die avond thuis ook nog even op schreef. Mijn baas was tevreden over mijn bijdrage maar ik ontdekte ook hoe moeizaam het totale proces verliep. De directiesecretaris, die een coördinerende taak had, moest hard werken. Hij had een dagtaak aan materiaal verzamelen. Deadline na deadline verstreek en hij moest alles toch op tijd af hebben. Toen gebeurde er iets merkwaardigs. Hoofden van andere afdelingen kwamen bij mij. Ze kwamen om beurten binnen zo tegen de tijd dat de dagtaak erop zat. Ze zeiden dan langs hun neus weg, jij kunt wel aardig schrijven hè, zou je misschien iets voor onze afdeling willen schrijven? Voor ik het wist, zat ik grote stukken voor het beleidsplan te schrijven en ik ging steeds intensiever met de directiesecretaris samenwerken. Ik was trots toen alles klaar was, nog net op tijd.

Kloek boekwerk
Het beleidsplan was een kloek boekwerk geworden. Niet gereproduceerd op de stencilmachine maar gedrukt bij een echte drukker. Het zag er prachtig uit. Ik vond het ook leuk dat ik eerder dan bijna iedereen wist wat de plannen voor de toekomst zouden zijn.
U weet wel wat er daarna gebeurde. Daarna kwam de teleurstelling want de beleidsplannen stonden mooi te zijn op een boekenplank. Ze stonden naast de plannen van de voorgaande jaren, waar ook nooit in gekeken was. Bij de minder geordende hoofden verdwenen ze in een la of erger nog bij het oud papier. Niemand deed er iets mee. Ook in onze tijd kun je de processen nog op die manier aantreffen. Er wordt gezocht naar andere formats, levende documenten, alleen A 4tjes, betere consultants maar het resultaat is hetzelfde, er wordt nooit meer ingekeken.
Zelf ben ik nog jarenlang een vervent voorvechter van beleidsplannen geweest en inmiddels begrijp ik waarom.

Nut
Het nut van een beleidsplan is niet dat je woorden voor lezers produceert. Het nut van een beleidsplan is het maken ervan. Het gedwongen worden na te denken over de toekomst. Juist het schrijven ervan, het kiezen van de juiste woorden, het reflecteren op wat gepasseerd is en wat nog aangepakt moet worden, leiden tot bewustzijn. Bewustzijn maakt verantwoordelijkheid wakker, die er voor zorgt dat dingen opgepakt worden. Dat bewustzijn ontstaat veel minder door lezen en veel meer door schrijven. Als je schrijft moet je keuzes maken en prioriteiten stellen. Als je leest hoeft dat niet.
Vooral de conceptie van het beleidsplan is belangrijk, niet het hebben ervan.
Datzelfde geldt in je dagelijkse leidinggeven. Mensen prikkelen om zelf na te denken over wat ze gaan bereiken is veel effectiever dan ze op te dragen wat ze gaan doen. Ook in je dagelijkse leiding geven is vragen stellen een krachtig middel om bewustzijn bij mensen wakker te maken zodat ze verantwoordelijkheid gaan nemen. Het is een kerncompetentie bij coachend leiding geven. In hoeverre ben jij daar al mee bezig?