Baas zonder baas

Regelmatig geven wij de training het Leidinggeven van teamontwikkeling. In deze training krijgen de deelnemers inzicht in de ontwikkelfasen van een team. Ze leren welke rollen belangrijk zijn om een team effectief te laten draaien en ze leren ook welke interventies er kunnen worden gedaan om een team productiever en effectiever te laten draaien.

Weten is nog geen kunnen
Deze training levert een schat aan leerzame ervaringen op. De eerste is de bevestiging van de stelling dat ‘iets weten’ niet leidt tot ander gedrag. In deze training werd dat weer erg zichtbaar. De groep die uit 12 deelnemers bestond deelde zich op in twee groepen van 6 deelnemers, die met elkaar de vraag moesten beantwoorden wat nu de kenmerken zijn van een succesvol team.

In beide groepen kwamen onder andere de volgende punten naar voren: een helder doel; wederzijds vertrouwen; respect; elkaar dingen gunnen; open communicatie. Na deze punten gezamenlijk te hebben vastgesteld kregen beide groepen een praktische oefening. De praktische oefening bestaat uit het leggen van 15 latten in het juiste patroon. De deelnemers krijgen bij aanvang van de oefening een tekening waarop is aangegeven hoe de latten gelegd moeten worden. Ze worden uitgenodigd om op basis daarvan een plan te maken voor het leggen van de latten. Na 25 minuten krijgt elke groep een zak met daarin de 15 latten en is er 5 minuten tijd om de latten in het juiste patroon te leggen.

De oefening
Beide groepen gingen snel aan de slag. Wilden eigenlijk graag direct beginnen met leggen, maar legden zich noodgedwongen neer bij 25 minuten voorbereidingstijd. Al snel waren enkele deelnemers niet meer actief betrokken bij de voorbereiding. Anderen bleven actief met regelmatig een nieuw inzicht om tot een goede aanpak te komen.

De zakken werden haastig uitgepakt en de eerste verwarring ontstond toen de deelnemers de latten zagen. Daarna werd het een drukte van belang, die in de ene groep leidde tot een trots gejuich toen na 4 minuten de figuur gelegd was. Dat was trouwens te danken aan het feit dat één deelnemer, die gedurende de hele oefening gezwegen had, aan wie ook niets gevraagd was, zich halverwege de uitvoering met het leggen bemoeide. In de andere groep was de frustratie merkbaar toen er na 5 minuten de figuur nog niet gelegd was. In de nabespreking bleek dat de deelnemers weinig gedaan hadden met hun eigen kennis over de kenmerken van een succesvol team.

Na de eerste ronde kwam er een nieuwe kans. De oefening werd opnieuw gedaan. De voorbereiding in de groep, die succesvol was geweest, was lacherig, niet serieus. Er werden grapjes gemaakt over het andere, inferieure team. In het team dat niet succesvol was geweest werd daarentegen heel serieus gewerkt. De communicatie werd in de gaten gehouden, zwijgers werden betrokken, afspraken over een zekere rolverdeling werden gemaakt. Er was aandacht voor elkaar. De praktische uitvoering bleek voor de groep die eerst succesvol was een fiasco. Ze kwamen er niet meer uit. De andere groep daarentegen, bij wie het eerst niet lukte had in 1.31 minuten de figuur gelegd.

Vragen en luisteren
En hier zijn we bij de tweede ervaring die ik wil delen. Er was groot verschil in aandacht voor elkaar tijdens het uitvoeren van de opdracht, de communicatie die er was tussen de deelnemers. Er werd gevraagd en er werd geïnformeerd.

Na een aantal andere oefeningen en wat theorie over teams, onder andere over de teamrollen van Belbin, hebben we aan het eind van de dag de oefening nog een keer gedaan. Ditmaal hebben we er een wedstrijd van gemaakt, welke groep is het eerste klaar. In beide groepen was de voorbereiding nu serieus, rollen werden verdeeld, taken werden belegd,de voorzittersrol werd nadrukkelijk vorm gegeven en beide groepen waren klaar voor het neerzetten van een mooie prestatie. Na 2 minuten was er gejuich, de groep, die de tweede keer niet slaagde, had de figuur voor elkaar. De groep, die de tweede keer zo’n prachtig resultaat haalde slaagde in 3,5 minuut. Opvallende verschillen waar we toch nog even over nagepraat hebben. Hoe kon het nou dat die laatste keer het resultaat zoveel minder was dan de tweede keer, terwijl de voorbereiding zo goed was geweest?

Flexibiliteit
En daarmee kom ik op de derde ervaring, die ik wil delen. Al teveel nadruk op de taakverdeling werkt verstarrend. Het bleek dat er de laatste keer in de groep van 2 minuten wel was gecommuniceerd maar dat in de groep van 3,5 minuut, waar de tweede keer zo intensief was samengewerkt, de lippen stijf op elkaar bleven. Iedere deelnemer was geconcentreerd met z’n taak bezig en de luide oproep van één van de teamleden om te communiceren was niet eens gehoord. Het team kon daardoor niet met kleine afwijkingen omgaan met een veel slechter resultaat als gevolg.

Hoewel dit natuurlijk geen wetenschappelijk onderzoek was werd wel heel mooi zichtbaar dat een helder doel en in dat perspectief met elkaar communiceren van cruciaal belang zijn voor het succesvol afronden van een groepstaak. Scherpe afbakening van taken en heldere verdeling van rollen blijkt een minder grote garantie voor succes.