Waar zweeft de verantwoordelijkheid?

Verantwoordelijkheid krijg je vaak moeilijk te pakken. De één houdt het krampachtig vast, de ander laat het uit z’n vingers glippen. Soms willen mensen het graag, maar vaak ook lopen ze er met een grote boog omheen. Hoe breng jij de verantwoordelijkheid terug op aarde?

Verantwoordelijkheid
Verantwoordelijkheid is iets geks in organisaties, er wordt over gepraat, veel zelfs. We zijn graag op zoek naar schuldigen en dan stellen we de vraag wiens verantwoordelijkheid het was. Sommige mensen hebben graag verantwoordelijkheid. Anderen lopen ervoor weg of doen net of ze het niet zien. Weer anderen dragen het stiekem met zich mee. Het is een zware last voor hen maar ze nemen er liever geen afscheid van. Er is een oud Nederlands gezegde ”succes heeft vele vaders”. Maar als succes uitblijft wordt verantwoordelijkheid te vondeling gelegd en wee degene die haar per ongeluk opraapt.

Verantwoordelijkheid zweeft
In een artikel van Victor Lipman over verantwoordelijkheid in organisaties wordt een onderzoek aangehaald waaruit blijkt dat maar liefst 46 % van het hoge management slordig omgaat met verantwoordelijkheid. Ze spreken mensen er niet op aan. En wat eveneens bedroevend is dat uit onderzoek blijkt dat 24% van de bedrijven een bonus toekent zonder echt te kijken of resultaten wel gehaald zijn. Dat laatste kan ik uit eigen waarneming bevestigen. Eens werkte ik fysiek vlak bij de plaats waar de bonussen werden vastgesteld. En het was opvallend dat bijna iedereen wegkwam met een bonus, ondanks het ontbreken van de vooraf overeengekomen resultaten. De top van het bedrijf was erg gevoelig voor tegenwerkende omstandigheden. Slecht weer, een tegenvallende markt, een plotselinge concurrent of een tegenwerkende OR. Argumenten werden met graagte omarmd om toch maar een bonus te kunnen uitbetalen. De ontvangers van de bonus werden gezien als slachtoffer van de omstandigheden. Zij droegen geen verantwoordelijkheid voor het uitblijven van resultaat.

Wie herkent het?
Ja, verantwoordelijkheid is een raar fenomeen. Dat ontdekte ik zeer recent weer toen ik in een organisatie een aantal gesprekken voerde met mensen in die organisatie. Ik sprak met een lid van het managementteam. Het is een team waarin niet zo goed wordt samengewerkt en dat merk je in de organisatie. De manager waarmee ik sprak, gaf aan geen enkel vertrouwen meer te hebben in één van z’n collega’s. Hij stak er geen energie meer in. Op mijn vraag wat dat betekende voor de samenwerking in het team keek hij me wat verrast aan. Daar was de directeur toch verantwoordelijk voor, was zijn antwoord. En op mijn vraag: wat nu als de directeur die verantwoordelijkheid niet neemt, wat is dan jouw verantwoordelijkheid als lid van het team, had hij geen antwoord. We namen afscheid van elkaar en hij zei dat hij heel wat huiswerk had gekregen in ons gesprek. Ook vroeg hij me met een medewerker te praten, die wat minder goed functioneerde. Het leek of het werk de man teveel aan het worden was en er gingen stemmen op om de man maar te verplaatsen. In het gesprek wat volgde had de man veel te vertellen, over wat er allemaal veranderd was in het bedrijf en hoe dat betekende dat er veel werk bleef liggen. Hij pakte daar zoveel mogelijk van op. Hij vertelde over steeds meer dingen waarvoor hij de verantwoordelijkheid nam. Over anderen, die dat misschien niet deden maar daarover wilde hij niet uitweiden. Op mijn vraag hoe hij dat kon veranderen, antwoordde hij dat zijn bazen toch wel zagen wat hij deed en waarmee hij zich bezig hield. Hij vertelde over alle potentiële leads waarmee hij naar de afdeling verkoop ging en die soms ook tot een echte deal leidden. Ja, ze zagen vast wel wat hij allemaal deed. Maar zijn bazen hebben het er niet over, die zien de steken die hij laat vallen door de toegenomen omvang van zijn werk. Hij blijft zich verantwoordelijk voelen, veel collega’s hebben daar plezier van. En langzaam maar zeker gaat hij kopje onder, z’n bazen zien het niet of willen het niet zien. De verantwoordelijkheid blijft aan hem kleven en groeit maar aan. Verantwoordelijkheid, die hij zo niet kan dragen. Hij neemt niet de verantwoordelijkheid om voor zichzelf een gezonde werksituatie te scheppen en zijn managers zien niet dat hij dat achterwege laat. Zo kan ik nog wel even doorgaan, in veel organisaties zweven verantwoordelijkheden zomaar ergens rond.

Adviezen
Victor Lipman heeft enkele adviezen om een dergelijke situatie om te gaan.

• Zijn eerste advies is: maak van het vaststellen van resultaatgebieden en doelstellingen een serieuze aangelegenheid. Hoed je ervoor het terug te brengen tot een bureaucratische exercitie. Het is belangrijk om er echt goed met mensen over te praten en er goede afspraken over te maken. Het is geen kwestie van het opsturen van lijstjes. Als je er goed over praat met elkaar ontstaat er bewustzijn en helderheid over verantwoordelijkheden. En bijdragen aan samenwerking is ook een verantwoordelijkheid.
• Zorg vervolgens voor een heldere, transparante evaluatie en doe dat met grote regelmaat. Beperk je niet tot éénmaal per jaar en hang je niet op aan “de gesprekscyclus” . Als je dat doet ben je altijd te laat. Spreek bij voorkeur éénmaal in de veertien dagen (Buckingham & Goodall) over de ontwikkeling en houdt dat vol, maak er een gewoonte van.
• Zorg ervoor dat mensen leren om met conflicten om te gaan. Leer ze om een confrontatie aan te gaan. Niet om een ander de les te lezen maar om helderheid te krijgen. Het is van groot belang voor mensen om te leren om constructief om te gaan met conflicten. Dat is een stuk effectiever dan een andere kant op kijken.
• En zoals altijd geldt ook hier: geef het goede voorbeeld. Laat zien hoe je er zelf mee bezig bent. Daarmee geef je de krachtigste boodschap. Realiseer je echter wel dat je op de bal blijft spelen en dat je de man of de vrouw heel laat. In een artikel in de Harvard Business Review van november 2012 staat dat één opde twee managers buitengewoon slecht is in het omgaan met verantwoordelijkheid en de gevolgen ervan merken we elke dag.
• Kijk heel kritisch naar je beloningsbeleid en zorg ervoor dat verkeerd gedrag niet wordt beloond.

Hoe ga jij daar de verandering in maken?