Visie en voorschriften

Voorschriften volgen is niet makkelijk, zelfs de befaamde Ikea-kast leidt tot problemen bij het in elkaar zetten. Voorschriften maken je afhankelijk en kunnen leiden tot uitschakelen van het gezond verstand. Een visie, een toekomstbeeld prikkelt het gezond verstand dat je helpt dat toekomstbeeld te realiseren.

Instructies volgen
Een grote nieuwe klant waarmee ik ben gaan samenwerken wil dat ik gebruik maak van digitale netwerken, die in de organisatie van die klant gebruikt worden. Om ervoor te zorgen dat ik dat kan doen krijg ik diverse mails toegezonden waarop in stappen is uitgewerkt wat ik moet doen om ervoor te zorgen dat ik met mijn computer op het netwerk van die klant kan komen. De schrik slaat me om het hart als ik hoor dat ik iets op een ander netwerk dan mijn standaardnetwerk moet gaan doen. Ik denk dan terug aan al die keren dat ik vastliep in het volgen van de op papier gezette instructies. Vaak gaat het al fout omdat mijn beginscherm niet laat zien wat in de instructie wordt afgebeeld. Ik kan dan niet vinden waar ik moet beginnen. Uiteindelijk doe ik dan maar wat en loop ik snel vast. De trauma's van de statistiek werkcolleges op de universiteit komen weer boven. Een statistische berekening opzetten met en verwerken in een bakje ponskaarten. Het bakje inleveren bij een medewerker van het rekencentrum van de universiteit. En dan… wachten en wachten. Op een groot scherm kon je zien dat het nog heel lang zou duren, want de salarisverwerking van de universiteit werd net gedraaid op de computer. En dan, een paar uur later, je bakje met ponskaarten terug en een computeruitdraai. Een flink pak papier en dan stond daar ergens ”an error is made in……” Ja, en dan was ik ergens een punt vergeten of er stond een punt komma op de verkeerde plaats en alles kon weer opnieuw.

Dom
Ik werd er boos van en ik voelde me erg dom. Hoe kon het nou dat ik weer een punt vergeten was. Ik had zo mijn best gedaan. Ja, ik moest nauwkeuriger werken. Met de hand de berekeningen maken met de rekenmachine van Texas Instruments, waar veel van de functies die je nodig had inzaten was veel gemakkelijker en het leverde ook de goede antwoorden op. En zo slaagde ik uiteindelijk rommelend en smokkelend voor mij werkcollege statistiek. De statistiek snapte ik wel, de berekeningen ook, maar al die tekentjes die op de goede plaats moesten sloegen steeds aan het dansen, sprongen weg, verstopten zich of gingen ergens anders staan. Iets wat bedoeld was om het makkelijk te maken, waar zelfs de naam Waarlijk Eenvoudig Statistisch Pakket aan gegeven was, maakte het voor mij heel moeilijk. Het volgen van stappen is niet altijd zo eenvoudig en voor je het weet ben je vooral bezig met de details van de stap en niet langer met het totale beeld of met het doel dat je wilt bereiken.

De realiteit negeren
Zaterdag reed ik met de vader van een vriendinnetje van mijn dochter en mijn dochter in de auto naar het voetbalveld. We hadden de eindbestemming opgezocht via Google. Onder het rijden hadden we de navigatie ingesteld. We reden het duidelijk zichtbare voetbalveld straal voorbij. De navigatie gaf aan dat we door moesten rijden, dus negeerden we het mooie sportcomplex aan onze rechterhand. We bedachten dat er in zo’n piepklein plattelandsdorp natuurlijk wel twee sportcomplexen zouden zijn, kwamen in de middel of nowhere terecht en werden door een vriendelijke dorpsbewoner, die wel voor ons uit wilde rijden naar het complex geleid waar we eerder langs kwamen. Het nauwkeurig volgen van de instructies bracht ons ook hier verder van ons doel.

Richting kennen
Een aantal jaren geleden stond ik op een middag midden in Parijs. Ik wilde terug naar Nederland en had geen flauw idee van hoe ik moest rijden. In mij auto zat een navigatiesysteem, er zat echter geen kaart van Frankrijk in. Toch hielp het systeem mij wonder wel. Toen ik thuis intypte, kwam er een pijl in beeld, die wees in welke richting Tiel lag. Dat maakte alles erg gemakkelijk. Het werkte als een kompas. Ik volgde de pijl en als ik teveel naar links ging (naar het westen), koos ik een straat die me weer wat meer naar het oosten zou brengen en omgekeerd. Ik was zo Parijs weer uit. Ik denk sneller dan wanneer de navigatie mij steeds naar links of naar rechts gewezen had. Dan zou ik geschrokken zijn als ik een afslag had gemist en was ik veel meer gericht geweest op de meldingen van het navigatiesysteem. Nu kon ik ontspannen de goede kant oprijden.

Visie en voorschriften
Zo is dat ook in organisatie, als je weet welke kant je op moet, waar je terecht wilt komen, dan kun je zelf de goede weg opzoeken. Het werkt helemaal anders als je stap voor stap krijgt voorgeschreven wat er moet gebeuren, als er een plan is uitgewerkt waarin de mensen voorgeschreven krijgen wanneer ze wat moeten doen. De aandacht van de mensen gaat dan naar de voorschriften en naar de vraag of je het goed of fout gedaan hebt. Dat kan zelfs leiden tot en soort competitie rond de vraag wie het beste de voorgeschreven stappen uitvoert. Als het doel niet duidelijk is gaan mensen vanzelf om die voorschriften vragen. Als de leidinggevende niet helder deelt waar de organisatie heen gaat, als er geen visie is gedeeld, dan veroordeelt de leidinggevende zichzelf tot de rol van uitdeler van instructies en er wordt taakonvolwassenheid ontwikkeld.
Als het om netwerken gaat doe ik mijn best om taakvolwassen te worden. Daarbij helpt het niet om klakkeloos de instructies uit te voeren, het helpt ook niet als ik mijn computer op afstand laat overnemen door een helpdesk. Het helpt als ik met het te bereiken doel in mijn hoofd, probeer met mijn eigen logica en met een scheve blik op de instructies ga proberen wat werkt. Ik heb nog één netwerk te gaan nu.