Zwijgers

Laat de zwijgers aan het woord, ze hebben ook iets te vertellen

Heisessies
Het is de tijd van de heisessies.  Zo vlak voor het nieuwe jaar als we gaan nadenken over de plannen voor het volgende jaar zijn er heel wat managementteams en directies, die zich één of meer dagen terug trekken op een rustige plaats om daar terug te kijken op de resultaten van het afgelopen jaar en vooruit te kijken op de periode, die komen gaat. Soms wordt er wat langer vooruit gekeken, soms gaat het vooral om wat er in de komende 12 maanden moet gebeuren om meer van de visie te realiseren en in overeenstemming met de missie in de wereld actief te zijn.
Regelmatig is er in zo’n bijeenkomst sprake van discussies over wat nu eigenlijk met visie of wat met missie bedoeld wordt. Ook waarden, imago, identiteit en andere abstracte begrippen komen voorbij en vaak wordt een deel van de tijd gestoken in discussies over wat nu waarmee wordt bedoeld en wat nu de juiste definitie is van elk van deze begrippen. Helaas blijken zelfs de deskundigen niet altijd één opvatting over te hebben. Je komt dan soms ongemerkt in een geanimeerde discussie terecht komt waarin de deelnemers elkaar van de juistheid van hun definitie trachten te overtuigen.

Zwijgers
Het draait uiteindelijk echter om wat je nu volgend jaar tot stand gaat brengen. Wat je nu wel beter gaat doen omdat het in het afgelopen jaar niet gelukt is en of datgene wat je nu gaat doen past in datgene wat je als bedrijf wilt bereiken en past bij hetgeen je collega’s gaan doen.
Eén van de zaken, die mij bij al die sessies elke keer weer opvalt, zijn de mensen, die afhaken als anderen elkaar van de juistheid van hun standpunt, hun opvatting of hun definitie proberen te overtuigen. Je ziet ze stil worden in de discussie. Er zijn er die gaan tekenen op het kleine blocnootje dat door het hotel of het conferentieoord ter beschikking is gesteld. Er zij er die achterover gaan hangen. Er zijn er die voorover gaan zitten en diepe fronsen in hun voorhoofd krijgen of juist met een lege blik naar de tafel voor zich staren.
Doordat de anderen zo druk zijn worden deze mensen vaak niet opgemerkt, ze glippen ongemerkt weg uit het gesprek.

Haal ze erbij
Het valt mij elke keer ook op hoe belangrijk het is deze mensen er weer bij te halen, hoe belangrijk het is te horen wat zij te vertellen hebben. De afgelopen weken is mij al diverse malen opgevallen hoe juist de inbreng van deze mensen een wending kan brengen in de discussie, hoe deze mensen met hun analyse of hun observatie het gesprek weer terug kunnen brengen bij de realiteit, bij de consequenties van een opvatting of bij een invalshoek waar tot op dat moment nog niemand naar gekeken heeft.
Het valt niet altijd mee om ervoor te zorgen dat deze mensen zich uitspreken, het kost ze wel eens moeite om hun gedachten onder woorden te brengen. Soms zeggen ze eerst dat het niet belangrijk is of ze zeggen dat ze er eigenlijk net zo over denken als de vorige spreker. Als je deze mensen ruimte geeft, en je ze vraagt hoe ze ergens over denken en ze aarzelen even met hun antwoord dan springt er al weer iemand in om uit te leggen wat de zwijger nu precies bedoeld. Dat blijkt bij navraag meestal niet te kloppen.

Hun opvatting
Het is van groot belang de zwijgers aan het woord te laten en daarom is het nuttig alle deelnemers aan zo’n heisessie aan het woord te laten. Om aandacht te schenken aan alle mensen die aan de tafel zitten en een echte poging te doen om te horen wat hun idee, opvatting of vraag is. Als ik bij zo’n heisessie betrokken ben als degene die het proces faciliteert, dan besteed ik er altijd veel aandacht aan. Het levert altijd mooie resultaten op. Ik stel mij dan ook wel eens voor hoe het gaat in de normale MT vergadering, wat doen de zwijgers daar? Hoe goed wordt er daar naar hen geluisterd? Wie moedigt ze dan aan om het achterste van hun tong te laten zien?
Hoe is dat in jouw team, welke positie neem jij in? Hoe vaak doe jij je mond open? Wanneer vraag jij aandacht voor je standpunt en je opvatting? Waar betekent jouw inbreng, dat een ander zwijgt? Wanneer vraag jij ruimte voor de ander?
Als je echt gebruik wilt maken van de kracht van je team bij het vooruitblikken en het terugkijken denk dan nog eens na over deze vragen.