Wij helpen je graag verder! +31 492386063

Wat weten en kunnen jouw collega’s?

25 november 2018, gepubliceerd door Dirk Boersma

Heisessie
We zaten voor een tweede avond bij elkaar. Alle medewerkers van de groothandel waren uitgenodigd voor een ‘heisessie’. Die heisessie werd trouwens gewoon op kantoor gehouden maar om duidelijk te maken dat het om meer ging dan een gewone vergadering. Dat er wat dieper nagedacht moest worden was het etiket ‘heisessie’ erop geplakt.

Op kantoor
Mijn rol was die van facilitator en ik was wel blij dat we gewoon op kantoor zaten. Ooit leerde ik bij Louis de Swaaf dat een negatief effect van een heisessie kan zijn dat mensen gaan denken  dat je een werkprobleem alleen maar buiten kantoor kunt oplossen. De Swaaf was van mening dat het verstandig was mensen eraan te wennen dat je dat juist ook gewoon op kantoor of in de fabriek kon doen. Hij benadrukte hoe belangrijk het was mensen daaraan te wennen

Hoe?
We zaten dus op kantoor. Er was een grote kring gemaakt rondom een aantal bureaus . Er waren extra stoelen bijgeschoven en er was een flipover opgesteld. Op die flipover had ik voor aanvang de agenda opgeschreven. En na met de deelnemers afgestemd te hebben of dit de agenda was waarmee ook zij de avond wilden werken begonnen we. Het zou deze tweede avond meer gaan over de ‘hoe’ vraag. De eerste avond hadden we vooral samen gekeken hoe we het zouden willen hebben. Waar zouden klanten nou blij van worden. Wat kon ze bewegen om als ambassadeurs van het bedrijf in de markt rond te gaan? We bespraken samen hoe de benoemde zaken gerealiseerd konden worden.

Lastiger
Twee zaken bleken echter lastiger dan de andere zaken waarover opvallend snel en effectief overeenstemming werd bereikt. De zaken waarover moeilijker een ei gelegd kon worden waren het feit dat sommige collega’s zich niet aan de afspraken houden. Daarbij gaat het vaak om niet formeel vastgelegde afspraken. Die afspraken zijn bedoeld om het werk soepeler te laten verlopen. Maar het  als mensen zich niet aan die afspraken houden hebben anderen daar last van en lopen zaken stroever. Informatie blijkt dan ineens niet te kloppen of je bent veel langer bezig met een klant dan nodig is. De andere zaak gold het omgaan met klanten, daar kon wel wat in verbeterd worden.

Een training
De vestigingsmanagers opperde als oplossing het volgen van een cursus of training. Daar werd onmiddellijk op gereageerd door enkele van de aanwezigen. Ze wisten wel een hele goede training, ze waren er nog niet zo lang gelden zelf naar toe geweest. Het was een hele goede cursus betoogde ze. Ze waren er stevig aangepakt en hadden er ook toneelstukjes moeten spelen. Dat laatste zouden ze liever niet nog eens doen maar voor het overige was die cursus zeker aan te bevelen. Het schoot door me heen dat de kennis en inzichten van die cursus dus aanwezig bij minstens drie medewerkers. Ze behoorden ook nog eens tot de meest seniore.

Merkwaardig
Wat een merkwaardig idee om  die mensen nogmaals een cursus te laten volgen om daar nogmaals te horen wat ze allang wisten. Was het niet veel logischer om uit te vinden hoe ze de kennis waarover ze beschikten zouden gaan gebruiken en delen met hun collega’s . Toen ik opmerkingen in die richting maakte werd er nauwelijks op gereageerd. Er werd naar de manager gekeken, die nogmaals bevestigde bereid te zijn in een curssus of een training te investeren. Het onderwerp werd doorgeschoven naar een later tijdstip.

Anders kijken
Enkele dagen later sprak er met de manager over. Hij had hun opmerkingen over de reeds gevolgde training gezien als een manier om ervoor te zorgen dat ze niet nog een keer naar een cursus hoefden. Hij had er nog nooit naar gekeken zoals ik het nou beschreef. Wat zou er gebeuren als we de mensen, die naar die goede cursus geweest waren zouden vragen actief hun kennis uit te dragen  en collega’s te helpen hun werk klantgerichter uit te voeren. Dat was een interessante gedachte. Daar waren hij en z’n collega managers nooit opgekomen. We spraken af daaraan te gaan werken, door het bij een volgende ‘heisessie’aan de orde te stellen.

Open cultuur
Met betrekking tot het punt je houden aan afspraken kwamen we op het zelfde terecht. Als mensen dat ervaren van collega’s zouden ze er ook gewoon wat van kunnen zeggen. Belangrijk is dan wel dat  je dat  doet op een goede manier en dat je niet alleen negatieve feedback geeft maar ook positieve.
Het is belangrijk dat de leidinggevende ervoor zorgt dat er een cultuur komt waarin dat mogelijk is, waarin dat normaal gevonden wordt. Daar zijn beoordelings of functioneringsgesprekken niet bruikbaar voor.

Aandacht
Daarvoor is nodig dat je als leiding gevende begint met aandacht geven aan mensen, met goed gedrag van positieve bekrachtiging voorzien. Niet door met geld, maar met aandacht, met een gebaar met een woord, waarmee je duidelijk maakt dat je iets gezien hebt. Als je dat eenmaal doet kun je ook wat zeggen als je iets ziet wat beter anders opgepakt kan worden. Als je daar mee begint ontstaat er een cultuur, waarin mensen hun nek durven uitsteken, ze niet bang zijn iets fout te doen. Een cultuur waarin samen centraal staat. Je geeft daarmee ook het goede voorbeeld, zeker als je laat merken dat je ziet dat anderen het ook gaan doen.

Vleugels
Recent zat ik samen met een directeur, die erover klaagde dat haar medewerkers zo graag hoorden dat ze iets goed deden. Zo was zij niet, zo was ze niet opgevoed. Het waren geen kleine kinderen meer. Nee dat waren het ook niet. Maar ook grote mensen krijgen vleugels als ze horen dat ze het goed doen.
Hoe goed ben jij op de hoogte van de talenten, kwaliteiten, ervaring en kennis van je collega’s en wat doe jij daarmee?

Wil je hierover of over iets anders verder praten bel dan 0622995926 of mail dirkboersma@excellentleiderschap.nl

Stel je vraag via ons contactformulier

Neem contact met ons op!
Voor al je vragen kun je bellen met

+31 492386063