Timemanagement een kwestie van keuzes

Iedereen is druk. En, om drukte te beperken is het vooral belangrijk om te besluiten wat je niet meer doet. daarvoor moet je weten wat je kiezen moet. Hoe doe je dat?

Training
Kort geleden mocht ik een hele dag een training verzorgen bij een groot internationaal bedrijf. Het was een training timemanagement. Er waren negen deelnemers. Allemaal hoog opgeleid en de meesten nog geen 35 jaar oud. Ze kwamen uit diverse Europese landen en waren er speciaal voor naar Nederland gekomen. Nou was dat niet zo heel bijzonder want vrijwel allemaal waren ze geregeld in Nederland te vinden. Het hoofdkantoor voor Europa was in Nederland gevestigd. Aan het begin van de dag nam ik het dagprogramma met ze door en deden we het gebruikelijke rondje kennismaken. In de kennismaking was ook de vraag aan de orde wat ze van de training mee naar huis wilden nemen, wat voor hen het resultaat van de training zou moeten zijn.

Druk
In de kennismaking bleek al snel dat ze het allemaal heel druk hadden. Ze maakten lange dagen en soms werd er wel eens een nachtje doorgewerkt om een deadline te halen. Ze wilden graag weten wat ze moesten doen om te voorkomen dat ze steeds uit hun werk gehaald werden. Al die telefoontjes, oproepen van mobiele devices of mensen die gewoon binnenliepen hadden als gevolg dat ze vaak niet toekwamen aan de dingen, die zich aan het begin van de dag voorgenomen hadden om te doen. En, ze wilden praktische tools en trucjes om nog efficiënter met hun tijd om te gaan. Hoewel ze het niet zo zeiden kwam het erop neer dat ze wilden weten hoe ze nog meer in minder tijd konden doen. Hoe kreeg je tien uur werk in acht uur beschikbare tijd geperst.

Oefening
In de training zit een mooie praktische oefening, die helpt om je bewust te worden van wat er in jouw situatie aan de hand is. De eerste oefening is het opstellen van en lijst van tien zaken waarmee je je gisteren hebt bezig gehouden. Het mogen er ook meer zijn, maar minstens tien. Het is de bedoeling om specifiek te zijn in die opsomming. In de daaropvolgende oefening is de vraag of ze willen opschrijven wat de vijf zaken zijn waarop ze aan het eind van het jaar door hun leidinggevende worden beoordeeld. Het gaat dan om te behalen doelen, zowel kwalitatief als kwantitatief. Het uitvoeren van de eerste oefening was makkelijk. De tweede leidde al tot vragen. Het was voor niet iedereen duidelijk om welke punten het nou ging. In een aantal gevallen waren de afspraken erg ruim en erg vaag, En, in enkele andere gevallen bleken de doelstellingen dit jaar al een paar keer gewijzigd. Maar, met enige moeite zo hier en daar kwam ook het lijstje van vijf doelstellingen tot stand. Daarna was de vraag confronteer die lijstjes een met elkaar. En, geef eens aan welke zaken van het lijstje van tien iets te maken hebben met het lijstje van vijf. Dat was een schokkende confrontatie. Er waren wel wat zaken van het lijstje van tien, die iets te maken hadden met het lijstje van vijf maar er waren toch ook wel heel veel discrepanties. Er kwamen nog meer discrepanties. Op de vraag wat ze zelf nu de vijf belangrijkste prioriteiten voor hun werk vonden. Kwam er nog weer een ander lijstje met discrepanties met het lijstje van tien en met het lijstje van vijf, die ze in hun doelstellingen met hun baas overeengekomen waren.

Focus
Dit was het opstapje naar het inzicht dat het bij timemanagement gaat om focus. Niet in de eerste plaats om dingen snel en efficiënt doen maar vooral om de goede dingen doen om keuzes maken en nee zeggen, tegen zaken, die je van die focus afhalen. Daar zijn geen trucjes, lijstjes of software programma’s voor. Daarvoor is het nodig dat je je elke keer weer afvraagt moet ik dit wel doen. Het helpt als je heldere doelen met je baas bent overeengekomen, doelen, die ook in kijn zijn met de doelen, die je zelf hebt. Maar, als die doelen niet met elkaar overeenkomen, wordt timemanagement erg lastig, dan moet je in gesprek, met je baas, met je medewerkers, met je collega’s en misschien ook wel met je klanten. Het is belangrijk om overeenstemming te hebben over de te bereiken toekomstbeelden. Hoe scherper hoe beter. Zolang die beelden vaag zijn en je overeenstemming mist, blijf je overal achteraan lopen of je maakt keuzes, die niet in lijn zijn met die van je baas of de rest van de organisatie. De basis voor goed time management is dus het gesprek aan gaan, om toekomstbeelden op elkaar af te stemmen en concreet te krijgen. Het feit dat dat voor de deelnemers zo moeilijk bleek te zijn, maakte mij duidelijk dat er nog veel werk aan de winkel is, niet alleen voor medewerkers maar ook voor al die leidinggevenden, die misschien ongewild een belangrijke bijdrage leveren aan het ontbreken van een helder toekomstbeeld