Nooit klaar

Als je leiding geeft ben je nooit klaar. Er is steeds opnieuw weer aandacht nodig voor de mensen, hoe ze samenwerken en de processen waarvoor ze verantwoordelijk zijn. Denken dat het “klaar” is is het begin van het einde

Jaren geleden
In het tijdschrift OVT berichten van 1 maart 1986 schreef ik in een artikel over kwaliteitszorg het volgende:

“Alleen een buitengewoon rijk bedrijf kan het zich permitteren de ideeën van zijn mensen niet te gebruiken.
Deze uitspraak benadrukt de noodzaak gebruik te maken van de kennis van de mensen, die het werk doen. Mensen uit de uitvoering weten dikwijls precies wat de oorzaak is van fouten. Ook weten ze uit hun contacten met klanten vaak precies wat deze willen. Signalen moeten van het ene deelproces naar het andere deelproces worden doorgegeven. En vanuit plaatsen waar het werk gebeurt moeten er signalen naar boven. Nu ontbreken ons daartoe vaak de middelen. Degene met de hoogste rang weet het, niet degene die het werk doet. We moeten daarom af van het idee dat op de centrale directie alles al bedacht, verzonnen en ontdekt is en dat wat daar niet bedacht is dus niet kan. Wat we nodige hebben is een systeem van kleine meet-, regel- en beheerssysteempjes op de plaatsen waar het werk is. In zo’n regelkring wint niet de hoogste in rang maar degene die het weet. Het is volstrekt niet bezwaarlijk wanneer bestellers iets sneller weten dan de marketing afdeling.”

Denken voor anderen
Omdat ik aan het verhuizen ben en door oude stapels bladerde, maar ook omdat mijn dochter afstudeerde op ideeën-management, las ik het artikel nog eens door. Ik zag opvallende overeenkomsten en even schoot het door mij heen: wat is er nu veranderd in de afgelopen 30 jaar? Nog steeds valt het niet mee om te luisteren naar de mensen die het werk doen. Nog steeds worden oplossingen door deskundigen op hoofdkantoren bedacht. Nog steeds wordt er zeer beperkt gebruik gemaakt van de kennis en ervaring van mensen die het werk doen en dagelijks contact hebben met klanten.
Ja, er zijn plaatsten waar lean wordt toegepast. Echter, de regelkring wordt nog maar al te vaak uit handen genomen van de mensen die het werk doen. Al spoedig gaan anderen, hoger in de organisatie, er weer mee aan de haal. Er zijn zeker plaatsen waar mensen die het werk uitvoeren betrokken worden. Als we echter in radioreclames overtuigd moeten worden van het nut van medewerker tevredenheids onderzoeken (MTO) dan blijkt daar wel uit dat er nog heel wat verbetering mogelijk is al het gaat om het betrekken van medewerkers. En je hoeft daarbij niet eens te wachten op het MTO, je kunt het gewoon elke dag doen als je coachend leidinggeeft.

Nooit klaar
Toen ik hierover nadacht werd ik even somber. De vraag of alle inspanning dan niet zinloos is komt even op. Er verandert toch niets denk je dan.
In eens werd ik me echter bewust van iets anders, misschien nog wel veel belangrijker en dat is dat je de communicatie van je medewerkers altijd aandacht moet blijven geven. Zodra je denkt dat je er bent, dat je het geregeld hebt, begint alles te versloffen. Kwaliteit, innovatie, verandering en verbetering vragen om een niet aflatende aandacht voor je medewerkers en waar ze mee bezig zijn. Je hebt het nooit geregeld en je hebt het nooit voor elkaar. Het is als met het onderhoud van je tuin: je moet grasmaaien, je moet snoeien, je moet wieden. En als je een mooie tuin wilt, dat moet je dat met aandacht en toewijding doen.

Altijd aandacht
Met je organisatie is dat precies hetzelfde. Je moet aandacht blijven geven aan de mensen en aan de processen waarin zij met elkaar samenwerken aan het leveren van producten en diensten. Je doet dat door steeds weer de visie te delen, door in gesprek te zijn over hoe mensen daar in hun werk samen met anderen vorm aan geven, door er afspraken over te maken en aan te spreken op de resultaten. Ben je dan nooit klaar? Ja, je bent klaar als je die manier van werken goed op orde hebt, dan ben je in staat om je steeds weer snel en effectief aan te passen aan de veranderende omstandigheden. Het is daarom goed dat er elke keer opnieuw weer aandacht is voor hoe je het in organisaties beter kunt doen.