Minder staf

Coachend leidinggeven bespaart je een hoop stafmedewerkers

Henry Mintzberg
Ik ben een liefhebber van het werk van Henry Mintzberg, de Canadese management wetenschapper. Die liefde komt vooral voort uit zijn nauwkeurige observaties van organisaties en wat daarin allemaal gebeurt. Mintzberg is niet de man die zegt hoe je het moet doen. Hij heeft geen receptenboeken geschreven. Nee, hij heeft vooral goed gekeken wat er gebeurt in organisaties. Hoe gedrag van mensen de structuur van organisaties beïnvloedt en vervolgens die structuur weer van invloed is op het gedrag van de mensen die in een organisatie werken. We hebben aan Mintzberg de tekening te danken, die als illustratie bij deze blog staat. Een soort torentje met een brede voet, een kleinere bovenkant en een lang slank middel daartussen. Dat middel wordt omspannen door twee eivormige lichamen. Mintzberg  beschrijft de functies van al die delen van de organisatie. De top, het middenkader, het operationele kader in het midden, de technische staf aan de ene kant en de supportstaf aan de andere kant. Aan de top zit de CEO met zijn trawanten en via managers in het midden stuurt de CEO de operationele leidinggevenden aan. De technische staf houdt zich bezig met de inrichting van de bedrijfsprocessen, ze streven naar grotere effectiviteit en een grotere efficiency. De supportstaf helpt waar nodig ervoor te zorgen dat het werk goed verlopen kan. Die zorgen voor de koffie, de broodjes, voldoende kantoorruimte, de verwarming, maar ook het juridisch advies en het bedrijfsmaatschappelijk werk. Mintzberg legt dat in zijn boeken erg uitgebreid en gedetailleerd uit maar zo is er wel een beeld denk ik.

Technische staf
Mintzberg beschrijft, hij schrijft niet voor. Toch kun je wel merken dat hij voorkeuren heeft. In zijn boeken merk je dat hij ervoor pleit die technische staf niet al te groot te maken en niet al te veel invloed te geven. De functie van die staf is namelijk “denken voor anderen”. De technische staf komt eerst gevraagd, maar bij groei ook ongevraagd, met voorschriften voor de leidinggevenden in het midden en de leidinggevenden in de operaties. De taak van de top verwordt dan soms tot het doordrukken van de ideeën van de technische staf of het ingezet worden als boeman door de technische staf.
Mintzberg beschrijft dat een grote technische staf een organisatie haar flexibiliteit ontneemt. Er ontstaat bureaucratie. Het leven in de organisatie begint langs stramienen en patronen te lopen. Mensen voeren die stramienen en patronen uit en verliezen hun gerichtheid op de dynamiek en de complexiteit van de omgeving waarin zij werken. De organisatie gaat de aansluiting met de omgeving verliezen. De mensen in de technische staf merken dat omdat het door hun informatiesystemen wordt opgemerkt en ze verdubbelen hun inspanning. Ze schrijven voorschriften over hoe je andere voorschriften moet hanteren en hoe je om moet gaan met situaties waarin het eerdere stramien niet toegepast kan worden. De organisatie wordt zo bedolven onder regels, voorschriften en protocollen. Prof.A.C.J. De Leeuw noemt dat “de wet van de bestuurlijke drukte” of als de oplossing het probleem wordt.

Communiceren
Een belangrijke oorzaak voor het ontstaan van deze spiralen is gelegen in het niet goed communiceren van de CEO en de CFO en de CTO en de CIO en ga zo maar door. Als zij het idee hebben dat hun ideeën, opdrachten en plannen, niet goed worden opgevolgd binnen de organisatie gaan ze aan iets wat staf heet vragen het idee te vertalen in een regel of een instructie of een voorschrift. Ze hoeven dan niet langer te communiceren, ze hoeven ook niet aan te spreken.Nee, ze droppen hun idee bij de technische staf en die gaat ermee op stap. Er ontstaat zo in de organisatie na verloop van tijd het beeld dat men in de uitvoering niet taakvolwassen is en legitimeert daarmee een structuur en een manier van aansturen, die de mensen vastbindt op hun taakonvolwassenheid. Deze manier van werken houdt zichzelf helemaal in stand.

Coachend leidinggeven
Coachend leidinggeven doorbreekt deze manier van werken. Iemand die coachend leiding geeft gaat uit van de kracht en de taakvolwassenheid van medewerkers. Een coachend leidinggevende daagt mensen uit zelf vorm te geven aan hoe ze hun doelen gaan behalen en hoe ze de visie praktisch vorm gaan geven in hun werk. Je hebt dat niet zoveel technische staf meer nodig. Je kunt beter je mensen in de uitvoering de kans geven zich te ontwikkelen. Als CEO moet je dan met je mensen in gesprek gaan en in gesprek blijven, vragen stellen, afspraken maken en aanspreken.
Volgens Mintzberg ben je als je dat doet goed gepositioneerd om in een complexe en dynamische omgeving je organisatie succesvol te laten zijn.