Hoe krijg je een toekomstbeeld te pakken?

Samenwerking
De doelstelling van het overleg wat ik op verzoek van een gemeente mocht faciliteren was: zorgen voor een betere samenwerking en meer verbinding tussen de partijen betrokken bij de jeugdhulp, het onderwijs en  de gemeente. Ze hadden al eerder een keer met elkaar om de tafel gezeten maar die bijeenkomst was niet zo positief verlopen. Er was vooral veel gewezen naar de andere partijen, die gezien werden als de oorzaak van het niet goed lopen van de samenwerking. Inmiddels had de gemeente het initiatief genomen tot een knelpunten analyse en er waren er heel wat ontdekt. En nu was het de bedoeling om opnieuw met elkaar om de tafel te gaan. Het moest echter deze keer niet opnieuw op het beschuldigen van de ander uitlopen.

TROA
Door de gemeente waren wij hierover benaderd. Iemand had ooit iets over TROA gelezen en was zo bij ons terecht gekomen. En ja, TROA is onze favoriete methodiek. Niet beginnen met wat je niet wilt, maar beginnen met wat je wel wilt. Eerst het toekomstbeeld (T), dan de realiteit  (R) in beeld brengen en dan bedenken hoe je met welke opties (O) de discrepanties kunt overbruggen en altijd afsluiten met afspraken over wat je gaat doen (Actie). En zo begon ik de bijeenkomst. De aanwezigen hoorden eerst wat TROA was en daarna gingen we samen aan de slag.

De ideale keten
Eerst vroeg ik iedereen om de ideale keten te tekenen op een blanco vel papier. Dat mochten overigens ook meerdere ketens zijn als men de mening was toegedaan dat er sprake was van meer ketens. Bijvoorbeeld één die start bij de school en één die start bij de ouders. Zo kwamen er dertien ketens op papier. Vervolgens vroeg ik de aanwezigen groepjes van drie of vier te vormen om in die groepjes te kijken of ze tot een gemeenschappelijke tekening konden komen. De groepjes kregen een flipovervel  om hun gezamenlijke tekening op te maken. De groepjes waren zo samengesteld dat mensen uit verschillende organisaties bij elkaar zaten en ze zaten ook bij mensen, die ze minder goed kenden.

Betrokkenheid
Het duurde niet lang of er werd geanimeerd gesproken en getekend, iedereen was betrokken en er werden vier mooie ketens gepresenteerd. De groepen mochten een toelichting op hun eigen keten geven en de anderen mochten vragen ter verduidelijking stellen. Het was mooi om te merken dat de ketens sterk op elkaar leken. We hebben de bijeenkomst afgesloten met wat ieder nou zou kunnen doen om ervoor te zorgen dat die ideale keten echt gaat werken. Er werd spontaan overeengekomen om nog een keer bij elkaar te komen om de zaak verder uit te werken, maar ook om elkaar als partners beter te leren kennen.

Bijzonder
Er viel mij iets bijzonders op tijdens het tekenen. Eén van de deelnemers constateerde ineens dat het getekende schema ook in een beleidsplan stond. Een beleidsplan wat alle aanwezigen in hun bezit hadden. Behalve deze ene heer die het opviel was niemand zich er bewust van. Het leek of bij de anderen de keten pas echt in het bewustzijn opdook toen ze met tekenen en erover praten bezig waren. Het deed mij denken aan de tijd dat ik collega’s hielp met het schrijven van hun beleidsplan. Uiteindelijk wist alleen ik wat erin stond. Voor hen was het onbekend hoewel zij het plan in hun bureau hadden liggen.

Doorleven
Ik moest ook denken aan een van de deelnemers aan de relatiemiddag vorige week, die over de spanning tussen denken en doen zei dat je het doorleefd moest hebben. En als je zelf praat en tekent dan doorleef je het. Neurowetenschappelijk onderzoek laat zien dat zelf schrijven, zelf tekenen en zelf handelingen verrichten ervoor zorgen dat je je dingen beter eigen maakt en beter onthoudt. Als je iets leest, ziet of hoort is dat effect veel beperkter. Dat pleit voor het samen werken aan een toekomstbeeld. Dat is een stuk krachtiger dan het uitleggen van een door iemand anders bedacht toekomstbeeld. Bij coachend leiderschap is dat samen vaststellen van een toekomstbeeld en het je bewust worden van de betekenis voor jouzelf een belangrijke start. Dat werd in deze bijeenkomst nog eens bevestigd.

Wil je weten hoe je mensen bij elkaar brengt voor een gedeeld toekomstbeeld? Lees dan nu het artikel ‘Mensen bij elkaar brengen’.

Artikel lezen

Als je het leuk vind hierover of over iets anders verder te praten, bel dan 0622995926 of mail dirkboersma@excellentleiderschap.nl