Hoe belangrijk is de ander?

In een training ontdekken mensen vaak hoe groot hun oplossingsenthousiasme is. Ze stellen geen vragen om de ander te helpen een weg te vinden in zijn of haar vraagstuk. Nnee, ze toetsen of de door hen bedachte oplossing klopt. Hoe belangrijk is die ander. In een organisatie is het belangrijk dat iedereen het beste uit zichzelf kan halen. Dat wordt lastig als jij probeert het beste van jou in die ander te stoppen

Open vragen
“En hoe lang gaat het duren voordat ik dit kan?” De productiemanager slaakte een zucht terwijl hij dat zei. Hij keek er moeilijk bij. Het leek alsof hij wilde zeggen “daar ga ik niet aan beginnen”. We hadden net  in een groep met productiemanagers, een oefening gedaan in het stellen van open vragen. Het was de managers nog niet zo goed afgegaan. Er kwamen vooral gesloten vragen. Vragen waarmee ze hun eigen diagnose of analyse wilden testen. Ze leken niet echt geïnteresseerd in de exploratie van het vraagstuk van degene die een vraagstuk had ingebracht en die geholpen wilde worden bij de aanpak van dat vraagstuk. Oplossingen waren er genoeg en de vragenstelers waren vooral bezig met checken of hun oplossing een antwoord was op het probleem. Elke keer had ik ze ruw onderbroken met de vast stelling dat ze geen openvraag stelden zoals we hadden afgesproken.

Ze weten het wel
Ja, ze wisten wel wat openvragen waren, dat hadden ze allemaal al wel eens ergens gehoord in een training of gedurende een les. Ze waren ook allemaal hoog opgeleid in de exacte  richting en hadden ook al heel wat management trainingen gevolgd. Een open vraag is een vraag, die begint met Hoe, wie, wat, waartoe, enzovoort. Een vraag die je niet met ja of nee kunt beantwoorden. Als je een open vraag krijgt wordt je aan het denken gezet. Je bewustzijn moet aan het werk. Dat was allemaal niet zo moeilijk te begrijpen. Maar het ook echt stellen van open vragen was moeilijk. En, het leek zo makkelijk. Na die eerste ronde oefenen hadden de deelnemers het idee dat ze het nooit onder de knie zouden krijgen. En, gesloten vragen zijn toch ook wel goed? Zeiden ze en het gat met gesloten vragen toch veel sneller? Hoewel de oefening het niet had aangetoond bleven ze vasthouden aan het idee dat je vooronderstelling toetsen met een gesloten vraag, sneller gaat dan exploreren met behulp van open vragen. Ze waren zich er niet bewust van dat het aandragen van oplossingen, de ander niet helpt bij het zelf beter en effectiever omgaan met een vraagstuk. De behoefte zelf een oplossing voor het probleem van de ander aan te dragen was erg groot.

Oefenen
Ja, hoe lang gaat het duren voor je het kan? Ik realiseerde me dat mijn dochter mij recent vertelde dat ze nu eindelijk de bal goed op het doel kon schieten, nu zat er kracht en richting in haar schot. Op de training had ze niet per ongeluk maar bewust in de rechter kruising en in de linker kruising geschoten. Ze was trots op zichzelf. Ze zit nu ruim vijf jaar op voetballen en dit onderdeel kreeg ze maar niet onder de knie. Nu werd echter het vele oefenen beloond. Ze kon het nu.
Het is een kwestie van oefenen, veel oefenen, niet allen, die twee keer in de week op voetbaltraining maar gewoon elke keer als je  ervoor in de gelegenheid bent. Bij ons in de woonkamer staat een bijzettafeltje met een provisorisch gerepareerde poot. Mijn dochter heeft laatst die ene poot er  finaal onderuit geschoten. Ze oefent altijd en overal.
Veel oefenen is dus belangrijk maar daar zijn een aantal dingen voor nodig, je moet het graag willen leren, Je moet geïnteresseerd zijn in de ander, empathie willen tonen, je hebt er motivatie voor nodig. Je moet begrijpen waar het nuttig voor is en je moet de discipline hebben om het elke keer weer op te pakken.

Monitor
PR bedrijf Ketchum brengt elk jaar een “leadership communication monitor” uit. In de monitor van 2014 staan sombere conclusies over het leiderschap  in veel organisaties, zo zijn volgens de monitor aar weinig leiders helder over de waarden op basis waarvan ze handelen en delen ze die waarden niet met hun omgeving. John Mertz, een leiderschapsexpert schrijft over het rapport van Ketchum. Hij schrijft in een artikel over  empathie, die volgens Ketchum veelal ontbreekt. En het begint met die empathie. Empathie is echter het tegenovergestelde van het beeld van de leider als “held”. De  held, grijpt in het lost problemen op. Voor hij het weet is de held Don Quichotte , de echte problemen ziet hij over het hoof. Hij vecht tegen windmolens, die hij meent waar te nemen achter de cijfers van de spreadsheet op zijn computerscherm.

Empathie
John Merz gaat dieper in op de empathie die nodig is. Om empathisch te zijn moeten de waarden nederigheid, willen begrijpen, discipline en gerichtheid op anderen centraal staan. Op basis van die vier waarden kun je werken aan je empathie. Merz noemt een aantal zaken die behulpzaam zijn bij het in praktijk brengen van empathie. Het zijn zaken waarin je je kunt oefenen.

• Richt je op de kleine dingen, geef daar aandacht aan, luister naar de nuances in wat mensen je vertellen. In grote vergaderingen is dat moeilijk. Maar als je in de grote vergadering bent, let dan ook op de kleine signalen Als je aandacht aan het kleine geeft, voelen mensen zich begrepen. Je kunt dat overal doen, niet allen binnen de vier muren van je organisatie.
• Maak je organisatie platter, managementlagen zorgen voor verlies aan aandacht voor kleine dingen, de nuances verdwijnen tussen managementlagen. Meer lagen houden mensen in hun comfortzone. Een platter organisatie vraagt om heldere afspraken over verantwoordelijkheden en rollen. Daarmee wordt de basis gelegd voor een open communicatie en meer empathie
• Leer van je fouten, accepteer dat ze gemaakt worden, verstop ze niet maar wees er open over en bespreek met elkaar hoe je dingen beter kunt doen. Merz wijst er in dit verband op een conclusie in het Ketchum rapport , dat vrouwelijke leiders dit beter doen dan mannelijk leiders.
• Zorg dat duidelijk is waarvoor je het doet, wat is het bestaansrecht onder je activiteiten . het is belangrijk om dat te weten voor de hele organisatie en op basis daarvan ook vast te stellen wat dat betekent voor de mensen, die betrokken zijn. Het levert je de reden waarom je emphatisch moet zijn.|

En hoe lang het duurt voor je het kan hangt af van de vraag hoe belangrijk je het vindt om mensen hun eigen kracht te laten vinden in de organisatie en hoeveel je wilt oefenen in het bereiken van de vaardigheid die nodig is om daaraan gestalte te geven.