Get SMART

SMART afspraken maken leidt niet alleen tot duidelijke overeenstemming, vaak ook tot een gesprek over commitment.

Afspreken
Vorige week was ik met een paar mensen in gesprek over het nut van afspreken en aanspreken. Hoe doe je dat nu, hoe doe je dat op een goede manier? In dit gesprek werd duidelijk dat afspraken SMART maken als lastig werd ervaren, een beetje muggenzifterig.
Dat kom ik vaker tegen. Het valt ook niet altijd mee om vooral de S van specifiek en de M van meetbaar goed in beeld te krijgen. Het vraagt van beide partijen om helder nadenken, goed preciseren wat je bedoelt. Medewerker en leidinggevende moeten er echt bij stilstaan wat ze echt verstaan onder wat ze willen.

Indicatoren
Met mijn gesprekspartners heb ik nog lang zitten werken aan indicatoren. Voor zowel resultaat als proces. Wat wil je nu echt? Waar kan je dat aan zien? Wat zijn de essentiële elementen daarin? Wat levert dat dan op? Zoals veel organisaties wilde ook deze graag ondernemerschap bij de medewerkers. Mooi woord, maar wat versta je daaronder? Welk gedrag moeten medewerkers laten zien op grond waarvan je kunt vaststellen dat er inderdaad sprake is van ondernemerschap?

Valkuilen
Zolang een afspraak niet SMART is liggen er valkuilen op je te wachten. Een ervan is die van de teleurstelling. Een van mijn vuistregels is dat als je graag teleurgesteld wilt worden je vooral verwachtingen moet koesteren die je niet uitspreekt. Goed voor een bijna 100% succes garantie. SMART maken betekent uitspreken van wat je daadwerkelijk verwacht.
Een tweede valkuil is die van de interpretatieruimte. Je denkt dat je praat over hetzelfde, dat je elkaar begrijpt, maar in de praktijk blijkt dat er verschillende beelden zijn ontstaan.
En een derde valkuil is die van de vrijblijvendheid. Vaagheid geeft ruimte voor het toch gewoon wat anders doen. Een beetje is goed genoeg, of morgen kan het ook nog. Procrastinatie (uitstelgedrag: waarom zou ik het morgen doen als het overmorgen ook kan) ligt op de loer. Bevestiging van de afspraak kan dan sociaal wenselijker zijn dan je lief is.
Niet SMART maken betekent een stukje sturing loslaten.

Coachend leidinggeven
Past SMART afspraken maken dan nog wel binnen coachend leidinggeven? Ja, welzeker! Anders dan bij gewoon coachen wordt bij coachend leidinggeven de doelstelling en de context bepaald door de organisatie. Daarbinnen heeft de medewerker alle ruimte om zijn talenten in te zetten, zijn eigen doelstellingen binnen dit kader mede vast te stellen en zelfsturend te streven naar een optimaal resultaat.

Enthousiasme en weerstand
Als je afspraken wel SMART maakt komt het dichtbij, gaat het je raken. Zolang het vaag is valt het niet altijd mee om vast te stellen of het enthousiasme oproept, of er bedenkingen of weerstanden ontstaan. Als het wel SMART is wordt dit glashelder zichtbaar. Dan krijg je als leidinggevende de kans om daarover in gesprek te gaan. Zowel over het enthousiasme als over de weerstand.

Motivatie
Toen we in ons  gesprek hierop uitkwamen veranderde ineens de toon van het gesprek. Verbazing, opluchting, enthousiasme. “Zo heb ik er nog nooit tegenaan gekeken, was de opmerking. Wat leuk! Dan kun je het met medewerkers heel concreet gaan hebben over motivatie. Eigenlijk is dit een heel krachtige kant van SMART maken, niet alleen om de heldere doelen maar ook om aandacht voor het proces te hebben”.
Ik ging tevreden naar huis, weer een paar mensen die er slimmer mee omgaan. En jij, gebruik jij alle mogelijkheden van SMART afspraken maken?