Eindejaarsgesprekken

Houd het grote doel in het oog

Eindejaar
In veel organisaties staan de eindejaar gesprekken weer voor de deur. Er wordt gesproken over de gesprekkencyclus, over beoordelingsgesprekken. Ondanks de crisis hoor je toch regelmatig het woord bonus vallen, krijgen we die nog, ik heb er toch recht op en waarom hij wel en ik niet. Ik kan mij uit mijn eigen tijd als manager en als hoofd P&O herinneren dat deze periode meestal veel gedoe gaf. Vanuit P&O moest je er soms stevig achteraan zitten om alle uitgezette formulieren weer terug te krijgen zodat de salarisconsequenties weer op tijd in de administratie verwerkt konden worden. En dan de resultaten van de cyclus. Een jaar lang klagen over medewerkers maar niemand met een slechte beoordeling. De afgelopen weken ben ik het probleem alweer in meer dan één bedrijf tegen gekomen. Eigenlijk willen stoppen met iemand, maar geen dossier, vorig jaar al ontevreden over deze medewerker maar toch een goede beoordeling of zelfs het ontbreken van een beoordeling.

Uitvoering cyclus
In de jaren, die achter mij liggen ben ik vaak behoorlijk fanatiek geweest in de uitvoering van de beoordelingscyclus en ik kon tevreden zijn als alles achter de rug was, als de formulieren binnen waren en de resultaten vertaald waren in de salarisadministratie. Maar als ik terug kijk heb ik zo mijn twijfels. Waar gaat het eigenlijk om? Waar maken wij ons aan het einde van elk jaar zo druk over? En welke argumenten hebben wij daarvoor?

Waar gaat het om
Het gaat om twee dingen volgens mij. Het gaat erom dat je in gesprek bent met de mensen die voor je werken en met wie je samenwerkt en het gaat erom dat die mensen op de juiste koers zitten. Dat hun bijdrage ertoe leidt dat je als organisatie op koers blijft en dat betekent dat je aandeelhouders tevreden zijn over de Return on Investment, dat de klanten denken: “volgend jaar gebruik ik hun diensten weer en dat de medewerkers die de goede dingen doen  besluiten: “hier kan ik mijn ei kwijt, ik blijf nog een tijd bij dit bedrijf”.
Het is belangrijk om je daar steeds bewust van te zijn, ook als je de beoordelingsgesprekken voorbereid en uitvoering geeft aan de beoordelingscyclus. Het is belangrijk om je te realiseren dat het gedrag en de resultaten, die je probeert te meten in je beoordelingsgesprek, niet hetzelfde zijn en niet automatisch één op één aansluiten bij wat je als organisatie wilt bereiken.

Centrale vraag
De centrale vraag zou moeten zijn, hoe heb jij op jouw plaats bijgedragen aan het realiseren van de doelen, die de organisatie zich gesteld had. Die vraag is aan het begin van het jaar vertaald in een aantal performance indicatoren en de dramatische valkuil is dat die indicator centraal gaat staan. Het bekendste en droevigste voorbeeld is het bonnenquotum bij de politie. Zo’n bonnenquotum is er niet zomaar en het kan heel nuttig zijn in gesprek te gaan over het aantal uitgeschreven bonnen, echter altijd in het licht van datgene wat we voor ogen hadden. Ik kan mij bij de politie voorstellen dat het dan gaat om een groter veiligheidgevoel bij burgers. Als je echter, omdat je mensen moest redden, je quotum niet gehaald hebt is dat een geweldige prestatie en als je het quotum niet haalde omdat je zo’hekel hebt aan administratie is het een slechte prestatie.

Essentiële kern
Daar zit een essentiële kern van leiding geven. Hoewel meten zinvol is gaat het uiteindelijk om de relatie tussen wat iemand deed en het grotere doel van de organisatie. Eigenlijk moet je daar als leidinggevende altijd op gericht zijn en er steeds over communiceren met medewerkers en collega’s. Dat is jouw werk. Als je het beperkt tot de maand december van elk jaar en je richt je vervolgens volledig op de letter van de afspraak dan span je het paard achter de wagen.
Coachend leiding geven betekent dat je voortdurend in gesprek bent met de mensen om je heen. Niet over hun targets alleen, maar vooral over hun bijdrage aan het realiseren van de organisatie doelstellingen. Je voert daar op een coachende manier gesprekken over, je stelt vragen, je maakt afspraken en je spreekt aan. Als er een beoordeling opgesteld moet worden is dat een logisch gevolg op de gesprekken die je hebt gevoerd door het jaar heen. Eigenlijk is het dan niet moeilijk om met elkaar vast te stellen wat de gesprekken en de daaruit voortvloeiende acties hebben opgeleverd. Het is een kwestie van samen resultaten verzamelen. Ik wens je er veel succes mee