De herwaardering van het doen

Coachend leidinggeven geeft mensen de regie over eigen handelen terug en voorkomt zo teveel vergaderen

Vergaderen verboden
Rob Becker, directievoorzitter van Centraal beheer Achmea, heeft deze week het vergaderen in de ban gedaan. Het kost veel te veel tijd en levert te weinig op. Als dramatisch voorbeeld noemt Becker een vergadering, die gehouden werd om de agenda van een volgende vergadering voor te bereiden. Als oplossing werd besloten deze week alle vergaderingen te verbieden. Mensen vinden elkaar toch wel zegt Becker. Ze zijn slim genoeg om zaken via snel informeel overleg te regelen.

Slimheid
Wat die slimheid betreft geef ik Becker helemaal gelijk. Het is waar dat mensen intelligent genoeg zijn om zelf vast te stellen wanneer overleg noodzakelijk is. Het feit dat er veel vergaderd wordt heeft met slimheid of domheid niets te maken. Het heeft te maken met het feit dat in veel organisaties mensen de regie over hun eigen handelen zijn kwijtgeraakt. Ze hebben hun verantwoordelijkheid uit handen gegeven en doen de dingen, die in hun functie of taakomschrijving staan en daarnaast wat hun verder door de baas in redelijkheid wordt opgedragen. In de meeste Cao’s kan je een dergelijke formulering vinden. Daarmee is je gedrag in de organisatie bepaald.
Eens legde ik mijn regiodirectie uit dat de cursus klantenbenadering, die ik moest geven zonde van de tijd en de energie was. Mij werd te verstaan gegeven dat ik als jonge nieuwe medewerker niet moest denken dat ik het beter wist dan de ervaren experts van het hoofdkantoor.
Ik moest doen wat mij opgedragen was en pas toen ik mijn ontslag nam bleek er een gesprek mogelijk waarop we samen een compromis oplossing vonden.

Functieomschrijving
Hoewel we spreken over nieuw werken, over nieuw leiderschap over organisatie 2.0 of 3.0 is er nog veel bij het oude gebleven denk maar aan de toenemende regeldruk, die zeker in het bank en verzekeringswezen voelbaar is. Een gevolg is dat mensen volgens voorgeschreven richtlijnen en protocollen moeten handelen. Je wordt zo voortdurend uitgenodigd de regie uit handen te geven en het is dan ook geen wonder dat je ook maar naar die vergadering toegaat. Die vergadering staat in het vergaderschema en dus ben je erbij.
Het probleem is niet dat we teveel vergaderen het probleem is dat in veel organisaties leiding geven nog de vorm heeft van voorschrijven en instructie geven over hoe mensen zich dienen te gedragen Mensen worden nog veel te weinig uitgedaagd en geprikkeld daar zelf over na te denken.

Zonde van de tijd
Gisteren had ik een zakelijk gesprek in een restaurant ergens aan een snelweg. Langs het tafeltje waar wij zaten kwamen tot verassing van mijn gesprekspartner diverse collega ondernemers voorbij. Ze namen uitgebreid de tijd om bij ons tafeltje te blijven staan. Ze waren er voor een verplichte cursus, voorgeschreven door de regelgever, zonder uitzondering vonden ze het zonde van hun tijd, maar ja, ze ontkwamen er niet aan. Dus na een tijdje wat anders doen gingen ze weer richting cursus lokaal.
Teveel vergaderen voorkom je als mensen weer zelfsturend worden, als ze de door Becker genoemde slimheid weer in hun werk mogen inzetten. Dat gebeurt niet als je vergaderen verbiedt. Dat deed de manager, die vond dat zijn monteurs hun tijd verdeden als ze bij de koffieautomaat vroeg in de ochtend samen hun werk bespraken en materialen en gereedschappen uitwisselden. Hij verbood ze er nog langer bij elkaar te komen. Hij was tevreden toen ze mopperend zijn opdracht uitvoerden. Hij had echter niet in de gaten dat ze daarna elke ochtend hun vergadering bij MC Donalds hielden. Dat kostte nog veel meer tijd.

Coachend leiding geven
Coachend leidinggeven is erop gericht mensen de regie weer zelf in handen te geven. Het betekent dat je mensen niet verplicht of verbiedt om te vergaderen. Het betekent dat je de visie deelt met mensen en afspraken met ze maakt hoe ze in hun werk gaan zorgen voor het realiseren van die visie.Willem Verhoeven beschrijft dat in zijn laatste boek “De herwaardering van het doen”.
Je moet daarvoor als leidinggevende weten wat je wilt en je steunt de mensen in het zich bewust te worden waar zij verantwoordelijkheid voor willen nemen. Je stimuleert mensen om zelf keuzes te maken.
In deze complexe en dynamische tijd kun je niet zonder overleg. Als je weet wat je wilt, wat je kunt en wat je gaat bereiken wordt dat overleg vast en zeker een heel stuk effectiever.