De broekriem aanhalen

Betrek je medewerkers bij het nemen van moeilijke besluiten ze nemen dan ook verantwoordelijkheid voor de uitvoering ervan

Tering na de nering
De broekriem aanhalen, de tering naar de nering zetten zijn uitspraken, die je regelmatig hoort, als de economie in een recessie terecht gekomen is. Twee kwartalen achter elkaar geen groei betekent recessie en recessie noemen we ook al gauw crisis. Veel leidinggevenden zie je in crisistijd grijpen naar het instrument bezuinigen. Er wordt gezocht naar mogelijkheden om de kosten te drukken. De omzet zal wel afnemen is de verwachting en om zoveel mogelijk van het rendement te behouden moeten de kosten omlaag. Bij het snijden in de kosten wordt er dan gekeken waar de luxe kan worden weggeschraapt.
In dit verband kan ik mij goed herinneren hoe op het hoofdkantoor van de mobiele telecomoperator, waar ik in 1997 in Jakarta (Indonesië) werkte, besloten werd tot het niet langer ter beschikking stellen van gratis miesoep. (De Indonesische economie kwam in 1997 in een vrije val door een dramatische devaluatie van de rupiah)

Miesoep
Het was na de oprichting van het bedrijf in 1995 de gewoonte geworden om op elke afdeling van het bedrijf in de pantry een doos met instant miesoep neer te zetten. Daar werd vooral tegen de avond graag gebruik van gemaakt. Mensen, die langer door wilden werken, stilden daar hun ergste honger mee zodat ze nog rustig één of twee uur door konden gaan. Vaak deden ze dat zonder er een overwerkvergoeding voor te vragen. Hun betrokkenheid was zo groot en de instant miesoep zo handig dat ze gewoon nog door gingen met het afmaken van hun werk. Het was ook wel gezellig vaak zo samen met het bakje soep.
Helaas de crisis leidde ertoe dat de op aandringen van de directiesecretaris dit extraatje werd geschrapt. Het was afgelopen met de luxe van gratis soep. Het werd zelfs nog erger, de melk en de suiker voor in de koffie werden ook niet langer gratis ter beschikking gesteld. Als je suiker en melk in de koffie gebruikte moest je dat maar van huis meenemen.

Gevolgen
De gevolgen laten zich gemakkelijk raden. Er werd inderdaad minder uitgegeven aan miesoep, suiker en melk maar de productiviteit van de medewerkers nam ook onmiddellijk af. Mensen pakten hun spullen om 5 uur ’s middags en verlieten het kantoor. Voor overwerk moest er eerst onderhandeld worden. Pennywise pound foolish dus, zoals de Engelsen dat zo mooi zeggen. Het was trouwens niet alleen een kwestie van geld alleen het was vooral het signaal naar de medewerkers dat ze volstrekt niet serieus genomen werden in hun betrokkenheid bij hun werk en de organisatie. Als die betrokkenheid door de hogere leiding niet herkend werd dan zouden ze het niet betrokken zijn nog wel eens extra accentueren. Op mijn eigen afdeling kon ik er nog wel iets aan doen door uit eigen zak de mie de suiker en de melk te betalen maar er kwam toch een grauwsluier over de betrokkenheid van de medewerkers juist in een tijd waarin die betrokkenheid meer nodig was dan ooit.

Betrokkenheid
Betrokkenheid van medewerkwerkers staat altijd hoog op de agenda van de directie of het managementteam. Er wordt goed geld uitgegeven aan programma’s om die betrokkenheid te vergroten. Maar het meest voor de hand liggende middel namelijk het delen van de uitdagingen waar je bedrijf voor staat met je medewerkers om dan samen te zoeken naar passende oplossingen wordt maar zelden gekozen. Zodra het moeilijk wordt trekken we ons graag terug in klein comité en achter gesloten deuren om daar te bedenken welke maatregelen het beste zijn. Niet zelden worden er dan maatregelen bedacht die, voor de medewerkers, onbegrijpelijk zijn, zoals de miesoep. Bij het nemen van de beslissing sluiten we de mensen buiten om bij de uitvoerig vervolgens grote betrokkenheid te verwachten.
De uitwerking van die methode behoeft geen uitleg. Als je niet verantwoordelijk bent voor de beslissing hoef je dat voor de uitvoering ook niet te zijn. Als je aan de andere kant wil dat je medewerkers betrokken zijn bij de uitvoering betrek ze dan ook bij het nemen van de beslissing. Je zult versteld staan van de inzichten die je dat oplevert