Coachend leiderschap 7

The devil
“The devil is in the detail”, dat leerde ik van een serieuze collega met wie ik samenwerkte aan de opzet van een afdeling customer service bij een mobiele telecom operator in Indonesië. Mijn collega was iemand van de puntjes op de i. Zelf ben ik daar helaas veel minder goed in. En dat heeft me al regelmatig in de problemen gebracht. Het meest traumatisch was het onjuist benoemen van de hoeken van een kubus bij mijn eindexamen stereometrie. Ik was daar altijd vrij goed in geweest  en ik dacht dat ik mijn eindexamen voor dat vak uitstekend gemaakt had. Ik rekende op een 10 maar het werd uiteindelijk een onvoldoende omdat ik zomaar alle letters één hoek opgeschoven had. Ik dacht gauw klaar te zijn maar verzuimde om nog eens goed te kijken naar wat ik had gedaan. Mijn moeder en mijn broer moesten praten als Brugman om mij weer terug te laten gaan naar het examenlokaal.

Afspraken
Ja, the devil is in the detail. Zo is het ook met leiderschap. Veel mensen die leiding geven verzuimen goede afspraken te maken over de doelen die gehaald gaan worden. Het doel van de organisatie wordt in algemene termen omschreven en over de bijdragen die een ieder gaat leveren om die doelen te behalen wordt niet veel meer gezegd. Het gevolg is dat mensen zonder er zich bewust van te zijn langs elkaar heen werken. Je hoort mensen wel een zeggen “Ik doe gewoon mijn ding” dan doen ze datgene waarvan zij denken dat het in hun functie belangrijk is. De echte afstemming ontbreekt dan. Ik kom dat op diverse plaatsen in diverse organisaties tegen. Mensen, die hard werken maar die niet nagedacht hebben over hoe hun bijdrage aansluit op de van anderen of bijdraagt aan het behalen van het bedrijfsresultaat.
Wat betekent?
Wat betekent “goed onderwijs”, hoe geef je invulling aan “meer veiligheid op straat”. Wat betekent het dat mensen “zorgeloos kunnen parkeren”.  Wat is de concrete invulling van het stimuleren van “zelfredzaamheid”. Hoe geef je concreet invulling aan zulke min of meer abstracte en vaak wat vage begrippen. Waarin onderscheid jouw hovenier zich van de hovenier van de concurrent. Jouw timmerman zich van de timmerman van de concurrent, jouw chauffeur zich van de chauffeur van de concurrent. Zie je dat alleen aan het uniform, de kleding of is er iets in het gedrag wat hem of haar “anders” maakt.

SMART
Het is van essentieel belang daar met je mensen en je collega’s over te spreken om er vervolgens echte afspraken over te maken. Echte afspraken zijn specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden. En het gaat hier om afspraken, niet om opgelegde doelen. Het is van essentieel belang  er echt overeenstemming over te hebben. En meetbaar is niet per definitie objectief dat kan net zo goed subjectief zijn als je het er maar samen over eens bent.

Dialoog
Dat betekent er een echte dialoog over hebben met elkaar en ook de details bij de kop pakken. Niet te gemakkelijk erover heen lopen of te snel tevreden zijn. Het is op dit punt dat het vaak fout gaat. Dat de leidinggevende verzuimt om tot echte afspraken te komen. Het blijft dan bij een vage overeenstemming. Een belemmerende factor is vaak dat je denkt dat je als leidinggevende verantwoordelijk bent voor de concrete afspraak en dat je daardoor denkt dat je haar ook moet opstellen.  Dat is echter geenszins het geval het is heel goed om in een dialoog samen naar de goed afspraak te zoeken. Door die dialoog ontstaat er een veel groter bewustzijn ten aanzien van de situatie.

Evenwaardigheid
Zo’n dialoog lukt het beste als er sprake is van evenwaardigheid en beide partijen de ruimte hebben om hun zienswijze aan de orde te stellen. In zo’n dialoog is het niet de bedoeling om tot een “welles-nietes”spel te komen maar ook daarbij gaat het er weer om door het stellen van vragen tot de kern te komen. Doordat je afspraken maakt weet je ook wat er gebeurt in je organisatie. Je hoeft niet meer te raden naar wat mensen aan het doen zijn of waaraan ze hun tijd besteden. Je weet dat zij hun deel van de afspraak  nakomen. Zolang je je nog onzeker voelt kun je ook afspraken maken over de momenten waarop je samen met je medewerker kijkt hoe de zaken zich ontwikkelen. Je kunt dan eventueel afspraken bijstellen.

Zelfsturing
Het is van groot belang om die afspraken goed te maken, niet alleen met medewerkers maar ook met collega’s. want met hen werkt het precies hetzelfde. Ook in zelfsturende teams zijn afspraken een belangrijk hulpmiddel om voor afstemming en coördinatie te zorgen. Het is een stap die makkelijk overgeslagen wordt, afspraken zijn de puntjes die nog op de i gezet moeten worden. Als je dat verzuimt moet je niet verbaasd zijn als je met de “devil” geconfronteerd wordt

Wil je hierover of over iets anders doorpraten bel dan 0622995926 of mail dirkboersma@excellentleiderschap.nl