Vergaderdiscipline

Discipline in het afspraken maken leidt tot het behalen van resultaten

Verbondenheid
In mijn jongere jaren woonde ik in een dorp met veel verenigingen. Iedereen, die in dat dorp woonde was lid van elke vereniging. De vergaderingen van die vereniging waren meestal op de vrijdagavond in het plaatselijke café. Het waren vergaderingen waarvan je pas laat thuis kwam, meestal pas vroeg in de zaterdagmorgen. Waren er dan zoveel en zulke moeilijke agendapunten? Nee, dat was het niet precies. Het waren eigenlijk elke vergadering zo ongeveer dezelfde punten, die kwamen steeds opnieuw aan de orde. Daar werden meestal door dezelfde mensen, dezelfde standpunten ingenomen. Als we bij het volgende agendapunt waren vroeg ik me vaak af wat nu ook weer precies het besluit was wat genomen was bij het vorige punt. Enkele praktische zaken werden vervolgens aan het eind van de vergadering nog met elkaar overeengekomen. De takken van de ijsbaan opruimen, de speeltuin verven, stropakjes klaarzetten voor de grasbaan race enz. Daarna sloot de voorzitter de vergadering en het werd nog erg gezellig. De grote dingen werden niet opgelost, die kwamen de volgende vergadering gewoon weer op tafel. De vergadering had naast het regelen van praktische zaken vooral een belangrijke sociale functie. Het was een ontmoeting met elkaar. De vergadering en zorgden voor een gevoel van verbondenheid.

Teveel vergaderen
Hoewel het probleem van onze lekkende ijsbaan op deze manier nooit werd opgelost konden we er in het dorp best mee leven. In bedrijven is het echter anders. Soms herken ik echter kenmerken van dit type vergaderingen in de bedrijven waar ik kom. Dat zijn waarschijnlijk de vergaderingen waar mensen, die het druk hebben, over mopperen. Die zeggen er wordt hier veel te veel vergaderd, laten we dat maar wat minder doen. Minder helpt echter niet als het gaat om dingen voor elkaar krijgen. Dan helpt het vooral als je het beter doet.

Beter
Over beter valt wel wat te zeggen.
Het belangrijkste is daarbij misschien wel dat je ervoor zorgt dat er afspraken gemaakt worden. Afspraken waarin duidelijk wordt wie verantwoordelijk is voor het resultaat en welk resultaat er bereikt moet worden. Dat betekent dat niet allen verantwoordelijk zijn. Allen is ongeveer hetzelfde als niemand
Daarnaast is het belangrijk op tijd terug te komen op de gemaakte afspraken en er elkaar aan te houden. Dat betekent ook dat de verantwoordelijke zelf het initiatief neemt als hij of zij moet rapporteren over vertraging of beren op de weg. Veel te vaak komt het voor dat een deelnemer stilletjes hoopt dat zijn punt niet aan de orde komt. Na de vergadering haalt hij dan opgelucht adem om voor de volgende vergadering weer in spanning te zitten. Als het punt dan bij een van de volgende vergaderingen weer aan de orde komt en hij heeft er nog steeds niet aan gedaan dan zegt hij: “oh, ik dacht dat het niet meer belangrijk was” of zo iets.

Discipline
Discipline hierin is er belangrijk en ook als je coachend leiding geeft is het heel belangrijk, die discipline in de gaten te houden. Coachen is wat anders dan “laissez faire”.
Een punt wat hier nauw me samenhangt en wat ook aandacht verdient is het volume van de afspraken en de omvang van een afspraak. Aardige mensen, zijn bereid om veel op hun bord te nemen. Voor je het weet zitten ze vol met afspraken. Ze zeggen toe omdat ze geen nee willen zeggen. Omdat ze aardig zijn verzuim je het om streng te zijn en voor je het weet heb je een medewerker, die zich schuldig voelt, die ondersneeuwt, die smoesjes gaat verzinnen. Hij heeft trouwens ook altijd een goed argument want hij is aan afspraak a niet toegekomen omdat hij het zo druk had met afspraak b. Beperk dus het aantal afspraken, maak ze smart en vergeet niet erop terug te komen.

Valkuil
Een laatste valkuil die ik in dit verband benoemen wil is het ongemerkt terugnemen van een probleem. Doe dat nooit!Veel mensen zijn handig geworden in het probleem weer terugleggen op het bord van hun baas of een collega. Ongemerkt is het weer jouw probleem geworden en de medewerker, die het eerst gezegd had: “dat doe ik wel” kijkt belangstellend toe hoe jij de zaak tot een goed einde gaat brengen. Zorg ervoor dat je dat niet overkomt.
In ons dorp was het heel gezellig dat de vergaderingen zo verliepen. Ik ging er graag naartoe. In en bedrijf wil je graag dat er vooruitgang wordt geboekt. Het is verstandig daar ook op te sturen.