Wij helpen je graag verder! +31 492386063

Procedures aanscherpen of in dialoog gaan?

10 juni 2017, gepubliceerd door Dirk Boersma

Wachttijden
Vandaag hoorde ik in het nieuws een berichtje over de lange wachttijden voor burgers die aangifte willen doen. Het waren de politiebonden die hierover klaagden. En, ze deden dat naar aanleiding van een vader in Apeldoorn, die pas na zes dagen aangifte kon doen van de mishandeling van zijn dochter, die als gevolg daarvan ook al zes dagen in het ziekenhuis lag.  De politie had de zaak als niet urgent gezien. Berichten over aangiftes die niet goed gaan zijn niet nieuw en de politievakbonden waarschuwen al jaren voor het effect wat dat heeft op burgers. Die worden laks in het doen van aangifte want het is te ingewikkeld of er gebeurt niets met de aangifte.

Een fietstocht
Op tweede pinksterdag maakte ik een fietstochtje met mijn vrouw. We fietsten over een fietspad op de dijk aan de zuidkant van de Waal. Opeens zag ik een auto uit de tegemoetkomende richting op mij afkomen, hij week uit de berm in en passeerde ons zo. Toen kwam er nog een auto aan en toen nog één, er kwam een hele rij auto’s over het fietspad ons tegemoet rijden. En de latere auto’s waren minder netjes dan de eerste. Nu moesten wij van het fietspad af de berm in. In een opwelling stopte ik en stapte af hetgeen tot gevolg had dat de auto die mij tegemoet reed ook moest stoppen. De bestuurder deed zijn raampje open en riep mij ter verantwoording. Waar ik wel niet mee bezig was. En op mijn reactie dat ik moeite had met auto’s op het fietspad en ook nog een auto’s die hard reden, antwoordde de bestuurder dat hij mijn probleem niet begreep. Ik besloot weer op te stappen en door te fietsen. Maar ik overwoog nog een tijdje of ik de politie zou bellen. Toen realiseerde ik mij dat er vermoedelijk toch niets zou gebeuren en deed het niet.

Over het hoofd gezien
Mishandeling, auto’s op het fietspad, het zijn op zich fenomenen waar je je nog wel zelf mee kunt redden. Maar helaas ook als het gaat om terroristische aanslagen lezen we regelmatig dat informatie wel beschikbaar was maar niet gebruikt werd, of niet doorgegeven werd, of op de verkeerde plaats terecht kwam. Er wordt in dat verband ook graag gesproken over het aanscherpen van procedures, het trainen van mensen in het werken met die procedures en er komen nieuwe protocollen. Maar helpt dat nu ook?
Als burger ben ik inmiddels mijn alertheid verloren. Ik bel niet meer. Maar hoe is dat binnen de politieorganisatie? Is het een kwestie van procedures aanscherpen en extra training in het hanteren van protocollen en het stellen van prioriteiten of gaat het om iets anders?

Johan Roels
Enige jaren geleden ontdekte ik het werk van de Belg Johan Roels. Roels begon zijn loopbaan als ingenieur in een chemische fabriek om vervolgens ook verantwoordelijk te worden voor de veiligheid. Roels heeft zich daar heel serieus in verdiept en hij is bekend met en ervaren in het toepassen van allerlei audits op hoog niveau om veiligheid te garanderen. Hij kwam echter in de loop der jaren tot de verrassende conclusie dat het helemaal niet gaat om procedures en protocollen maar om het eigenaarschap bij de mensen in een organisatie.

Eigenaarschap
En om eigenaarschap te ontwikkelen is een organisatie zonder hiërarchie nodig. Hiërarchie is slecht voor eigenaarschap. Hiërarchie betekent wachten op een opdracht en gericht zijn op het uitvoeren ervan . Als je eigenaarschap bij de mensen in je organisatie belangrijk vindt, zegt Roels, dan is het belangrijk om steeds weer de dialoog met ze aan te gaan en met de mensen te praten over wat jullie met de organisatie gaan bereiken en hoe dat er dan uit moet zien. Roels zit daarmee op de lijn van Karl Weick en Kathleen Sutcliff, die in hun boek Managing the  unexpected voor hetzelfde pleiten als je op elk moment op elke mogelijke calamiteit voorbereid wilt zijn.

Cultuur
Weick en Sutcliffe hebben het over een cultuur waarin iedereen verantwoordelijkheid neemt. Het is de taak van leidinggevenden om zo’n cultuur te scheppen. Niet door opdrachten en voorschriften te verstrekken maar door voor bewustzijn een aandacht te zorgen. En dat betekent dialoog. Een flexibele schil, uitzendkrachten en outsourcen van werkzaamheden maken dat bewustzijn en die aandacht er niet makkelijker op. Met een coachende stijl van leidinggeven kun je op een effectieve manier aan de ontwikkeling van de goede cultuur werken.

Stel je vraag via ons contactformulier

Neem contact met ons op!
Voor al je vragen kun je bellen met

+31 492386063