Hoe vind je de koers terug?

Contact
In overheid in contact schrijft Gerald Morsinkhof (Communicatiedeskundige, spreker, trainer) dat duidelijkheid over je rol je kan helpen om beter contact te krijgen met anderen. Hij schrijft dat in een reactie op rolconflicten binnen de overheid  en rolconflicten tussen de overheid en de samenleving. Morsink hof schrijft dat er veel geschreven en gesproken wordt over de verschuiving van verticale naar horizontale verhoudingen en dat bovendien ‘zenden’ uit is en dat er van buiten naar binnen moet worden gedacht in plaats van binnen naar buiten.

Voorbeelden
Als voorbeelden beschrijft Morsinkhof een ambtenaar en een burger. Beiden worstelen met de vraag, die met een verwarrende realiteit te maken hebben. Elke keer worden ze op iets anders aangesproken. De ambtenaar wordt daarbij ook nog eens op allerlei terrein gesouffleerd door tal van externe deskundigen en de publieke opinie  is niet positief, die zegt dat de overheid niet te vertrouwen is of achter de feiten aanloopt. Kortom een beeld van veel verwarring en onduidelijkheid.

Balansen
Morsinkhof   ziet een oplossing voor die verwarring en onduidelijkheid in het bewust zijn dat het gaat om twee balansen. De balans tussen horizontaal en verticaal en de balans tussen ‘van binnen naar buiten’ en van ‘buiten naar binnen’. Morsinkhof haalt een aantal rollen aan die bij verschillende posities op die rol gevraagd worden. Hij laat ook zien dat de nodige flexibiliteit en lenigheid wordt gevraagd om van rol te kunnen veranderen. Hij benadrukt daarbij de noodzaak om steeds weer bij die rollen stil te staan en er niet vanuit te gaan dat we daar wel hetzelfde tegenaan zullen kijken.

Het begin
Een prachtig voorbeeld van hoe effectief dat is, merkte ik deze week weer eens bij de rechtbank. IK was er getuige van hoe de rechters alvorens met de inhoud van een zaak te beginnen eerst posities en regels goed doorspreken zodat iedereen weet waar hij of zij  aan toe is. In het verdere verloop van de zaak was goed te merken dat de rechter voldoende aandacht aan dat begin stuk had besteedt. Het zorgt voor rust en veiligheid. Het is jammer dat we dat in allerlei situaties gemakkelijk overslaan en er de tijd niet voor nemen.

Vernieuwen
Het stuk van Morsinkhof doet mij ook nadenken over de vraag hoe je nu vaststelt welke rol wanneer gevraagd wordt en zo kwam ik terecht bij één van mij favoriete hoogleraren Karl Weick. In zijn essay ‘How projects loose meaning: The dynamics of renewal’ schrijft Weick dat je drie zaken ziet gebeuren.

1.Om te beginnen dat  projecten en programma’s op een gegeven moment in losse stukken uit elkaar vallen. Men verliest de samenhang. Dat is ook wat Morsinkhof beschrijft.
2.Er is daarnaast ook sprake van verlies aan bronnen, het oorspronkelijke verhaal raakt op de achtergrond en wat er gebeurt heeft weinig meer met de oorspronkelijke bedoeling te maken en zo wordt alles een verzameling losse puzzelstukken. Het verband komt pas weer terug als je er één gedeeld verhaal voor hebt.
3.En het derde aspect wat je in de problemen brengt is dat men gaat denken in goed en fout, succes of mislukking en mensen verliezen zich in karikaturen, die ook de waarneming kleuren. De rijkdom  en nuances van de echte werkelijkheid worden niet meer gezien.
Als je in die situatie terecht gekomen bent moet je stoppen met doormodderen schrijft Weick. Het is dan tijd om even afstand te nemen en te gaan lezen, schrijven, doelen te gaan vast stellen en in dialoog te gaan om de zaak weer op de rails te krijgen.

Lezen
Lezen helpt je om afstand te nemen, lezen stimuleert de verbeelding en remt het logisch denken af. Lezen stimuleert  de intuïtie, tacit knowledge (unieke persoonsgebonden kennis) en wijsheid. Je bent dan als het ware de situatie aan het vernieuwen gebruik makend van iemand anders handen.

Schrijven
Schrijven helpt je zaken uit je onbewuste, uit je langzame denken naar voren te halen. Schrijven zorgt voor nieuwe combinaties, mits je niet teveel stuurt in je schrijven maar dat vooral associatief doet. Schrijven helpt je tacit knowledge in beeld te krijgen.

Doelen
Over doelen vast stellen zegt Weick iets interessants. We hebben de gewoonte vanuit het heden naar de toekomst toe te werken en dat is fout zegt Weick. Het is veel handiger om de toekomst naar het nu te halen en die te gebruiken als basis om vanuit te werken. Het gaat niet om uit te zoeken hoe je succesvol kunt zijn maar het gaat om wat je van het nu kunt leren. Nu is het middel om in de toekomst terecht te komen en morgen is die toekomst het middel om naar de volgende toekomst te bewegen. Doelen in de toekomst kun je gebruiken om betekenis te geven aan de dingen die je nu aan het doen bent.  De toekomst is het middel voor een betekenisvol heden.

Dialoog
De dialoog  is de laatste suggestie die Weick doet. Door met anderen in gesprek te zijn door te luisteren te vragen en te delen krijg je een scherper beeld. Je ontdekt dan ook makkelijker welke rol een passende is. In dialoog is het niet erg om eens even in de verkeerde rol te zitten, je kunt gemakkelijk corrigeren.

Reflecteren
Overigens zijn de stappen die Weick suggereert stuk voor stuk prachtige manieren om te reflecteren en zijn ze in allerlei situaties bijzonder effectief om te leren en te ontwikkelen. Als je het samen doet werk je aan een lerende organisatie. Je krijgt contact en je leert van dat contact.
Het is een mooie manier om je weg te vinden in de balansen die Morsinkhof beschrijft.

Hoe ga jij dat doen?

Hoe je goede resultaten bereikt door dialoog lees je in het blog ‘Resultaten en dialoog’.

Artikel lezen

Wil je hierover of over iets anders verder praten bel 0622995926 of mail dirkboersma@excellentleiderschap.nl