Wat denkt en voelt de ander?

Een heldere structuur, intelligente leden, extroverte leden en gemotiveerde leden worden vaak genoemd als factore die een team helpen om succesvol te zijn. Recent onderzoek wijst echter uit dat het in staat zijn de ander te begrijpen een veel belangrijker factor is voor het behalen van resultaten.

Regels
Enige tijd geleden kwam het leuke boek “Fuck de regels” van Ben Kuyken uit. Het is een boek dat gaat over regels die ons opgelegd worden. Regels, opgelegd door de overheid, door instanties en organisaties waar we in ons leven van alledag mee te maken hebben. Recent ben ik verhuisd. En om mijn adreswijziging aan de bank te kunnen doorgeven moest de Kamer vanKoophandel eerst van mijn nieuwe adres op de  hoogte zijn. En helaas, de Kamer van Koophandel kon pas iets wijzigen als de wijziging eerst in de gemeentelijke basisadministratie was aangebracht.  Overal zijn regels voor. Kuyken komt in het geweer tegen al die regels en pleit voor meer ruimte voor het zelfstandig nadenken en handelen van burgers. En ondank alle bezwaren die er in Nederland tegen bureaucratie bestaan, houden we toch wel van enige basisregels als het gaat om het omgaan met elkaar. Wie mag er eerst, wie heeft voorrang? Wie doet nu wat? Hoe zit het met verantwoordelijkheden en bevoegdheden?Het is prettig als dat geregeld is. Het is alweer een hele tijd geleden dat mij duidelijk werd gemaakt dat het zonder regels maar een puinhoop en een chaos zou worden. Dus in Indonesië klagen Nederlandse expatriates graag over het ontbreken van regels. Er wordt gewezen op de chaos in het verkeer en niet alleen daar. Ook op ander plaatsen kom je chaos tegen. Op het postkantooor, bij de bushalte, op het station, overal is chaos. En mensen uit Nederland verlangen naar de orde en structuur uit het moederland als ze met deze chaos geconfronteerd worden.

Projectmanagement
Als het om werken in een team gaat is het zo mogelijk nog belangrijker om tot een transparante en heldere verdeling van taken te komen. Iedereen moet weten wat zijn of haar taken zijn. Het succesvol zijn met een team is sterk afhankelijk van een heldere taakverdeling en overeengekomen deadlines. Programma’s voor projectmanagement zijn op die gedachte gebaseerd. Prince 2, een populaire manier om projecten te managen, kent bijvoorbeeld duidelijk gedefinieerde rollen en verantwoordelijkheden en ook is een project opgeknipt in fasen. Succes hangt af van het toepassen en nakomen van regels, procedures en protocollen.

Onderzoek
In de New York Times stond 16 januari jl. een artikel waarin resultaten van recent onderzoek naar het functioneren van teams werd gepubliceerd. Er komen uit onderzoek drie belangrijke factoren naar voren, die ervoor zorgen dat het ene team betere resultaten haalt dan het ander team. Hoe komt het dat de resultaten van het ene team veel beter zijn dat de resultaten van het andere team? Het bleek niet te gaan om een strakke structuur en heldere regels. Uit onderzoek uitgevoerd door het M.I.T. met bijna 700 vrijwilligers blijkt dat het onderscheid in de mate van succesvol zijn ook niet bepaald wordt door het IQ van de leden, niet door de gemotiveerdheid van de individuele leden en ook niet door de mate waarin de teamleden extrovert waren.  Al deze factoren bleken geen effect te hebben op het succesvol zijn van het team.
Nee, in tegenstelling tot genoemde zaken bleken er drie factoren van essentiële betekenis te zijn:

1. In de eerste plaats bleken de leden van een succesvol team meer evenwaardigheid te hebben in hun bijdrage aan het team. Er was geen sprake van twee of drie mensen die het voortouw namen, iedereen participeerde in dezelfde mate.
2. Een tweede factor was dat de leden van succesvolle teams gemiddeld hoger scoorden op de mate waarin ze in staat waren te lezen hoe het ervoor stond met de emotionele toestand van mede teamleden.
3. En, tenslotte bleek het aantal vrouwelijke leden een positief effect te hebben op een positief resultaat. Dat komt waarschijnlijk omdat vrouwen beter zijn in het in het waarnemen hoe anderen erbij zitten.

Recent is het onderzoek herhaalt voor teams, die online samenwerken en de verrassende uitkomst was dat dezelfde factoren bepalen of een “online” team al dan niet succesvol is. Het gaat om de mate waarin teamleden in staat en bereid zijn de ander te begrijpen.

Eigen ervaring
Daarmee kom ik op mijn eigen ervaring, beschreven in een blog van 26 februari van het vorig jaar. Er was een team dat in 59 seconden de puzzel van het lattenspel oploste. Ik beschrijf in dit blog hoe vooral het op elkaar letten en het elkaars signalen oppakken essentieel waren voor het bereiken van een goed resultaat. Die ervaring sluit perfect aan bij de waarnemingen van het M.I.T. Het gaat ook niet om “Fuck de regels”. Het gaat om de capaciteit te begrijpen wat de ander denkt en voelt.