Toezichthouden en vragenstellen

Vragenstellen zorgt voor focus op visie en verantwoordelijkheid

Verkeerde focus
In organisaties doet zich vaak een merkwaardig verschijnsel voor. Het is het verschijnsel dat men zich aan de voet van de organisatie druk maakt over de lange termijn of eigenlijk vooral over het ontbreken van een heldere visie op die lange termijn en dat men zich aan de top van de organisatie druk maakt over de details van de uitvoering. Zo maakte ik ooit een belangrijke man mee, die zich druk maakte over het theeservies in zijn kantoor en de parkeerplaats voor zijn Jaguar. En heel vaak maak ik mee dat uitvoerenden zich afvragen wat nu eigenlijk de visie is en waar de organisatie zich op richt. Ze maken zich er ongerust over.

Aandacht voor vorm
Ooit kreeg ik de opdracht om in de grote organisatie waar ik werkte een programma te ontwerpen voor de jonge talenten, die met een afgeronde HBO opleiding net in dienst waren gekomen van het bedrijf. Het ontwerp van het programma kostte twee dagen maar na zes maanden was er nog niets geïmplementeerd. Het concept ging een eindeloze weg langs hoge managers en directeuren, die nu eens dachten dat het beter was om “het” te gebruiken in plaats van “een” of die vonden dat de kleur niet goed was of dat de toelichting bij ad. 5 iets korter kon. De veranderingen van de één werden dan weer door de ander veranderd in wat het oorspronkelijk was.
Uiteindelijk heb ik de brochure voor het programma laten drukken, ik heb geen formeel akkoord meer afgewacht en ik herinner mij het spannende moment dat de brochures op een steekwagentje werden binnen gereden. Maar toen de brochures onder het management en de doelgroep waren verspreid kwam er nooit meer enig commentaar. Men bleek er uitstekend mee te kunnen werken. Ik had zes maanden verknoeid.

Visie en vragen
Van de top van een organisatie verwacht je visie en je verwacht dat jouw handelen aan die visie getoetst zal worden maar niets is minder waar. Je leidinggevende gaat zich met jouw uitvoering bemoeien. Er zijn veel leidinggevenden die het uiteindelijk erg druk krijgen met die uitvoering.
De andere weg is de weg van ruimte geven, de weg van vertrouwen, de weg van geloof in de kwaliteiten van de mensen waarmee je werkt. Dat betekent niet dat je zomaar alles loslaat en je nergens meer mee bemoeit, maar het betekent dat je mensen hun werk laat doen en dat je met ze praat over wat je wilt bereiken. Wat wil je bereiken met het middelbaar beroepsonderwijs, welke doelstellingen wil je realiseren. Hoe weet je dat het de goede doelstellingen zijn. Hoe zorgen jouw activiteiten ervoor dat de studenten, die bij jou afstuderen, de bekwaamheden hebben die ze verder brengen op de arbeidsmarkt. Wat gaan jouw docenten daar dan voor doen. Wat moeten jouw docenten dan kunnen? Wat doe jij dan eigenlijk elke dag? Hoe zorg jij ervoor dat ze op koers blijven? Hoe stem je dat af? Hoe komt het eigenlijk dat je een kantoor op de Zuid As wilt bouwen? Hoe profiteren jouw studenten daarvan? Welk resultaat wil je daarmee bereiken?

Vragen en verantwoordelijkheid nemen
Ik kan mij een aantal gesprekken herinneren met de heer Ad Scheepbouwer, die goed was in het vragen stellen. Hij was vooral geïnteresseerd in het antwoord op de vraag of je doel al bereikt was. Hoe je ernaar toe ging hoefde je niet te vertellen. Je mocht echter niet meer geld uitgeven dan vooraf was overeengekomen. Voor een achteraf gemelde overschrijding was geen excuus. Altijd weer de vraag hoe iets bijdroeg aan het bereiken van de doelstelling en dan het stemmetje van binnen wat zei: “Ja, eigenlijk niets”. Vragen zorgen ervoor om je bewust te maken en vragen laten je ook voelen dat het jouw verantwoordelijkheid is. Goede vragen stellen is de kern van toezicht houden, besturen en gewoon leiding geven. Het lijkt op een rechter, die ook vragen stelt om achter de waarheid te komen. Een rechter stopt niet met één vraag, een rechter luistert goed en vraagt door. Een toezichthouder luistert ook en vraagt door. Voor een toezichthouder, die de wereld waarin hij toezicht houdt goed kent is dat veel moeilijker. Die toezichthouder weet al hoe het zit, die toezichthouder gaat adviseren en verbindt zich zo ongewild aan wat er in de uitvoering gebeurt, ook aan de dingen die niet gemeld zijn. Als je veel adviseert en denkt dat advies geven je rol is, dan blijft er weinig tijd over voor vragen en informatie inwinnen. Dan ontstaat er al gauw een sfeer van “wie zwijgt stemt toe”.
Als je vragen stelt ben je steeds weer met de visie bezig. Je vragen zorgen ervoor dat de visie centraal staat. Je vragen zorgen ervoor dat de mensen in de uitvoering, bewust van de visie, verantwoordelijkheid nemen voor de uitvoering.