Sturen met afspraken

Afspraken hebben een krachtige sturende werking. Die werking hebben ze echter alleen als partijen uit vrije wil en bij hun volle verstand de afspraak samen maken. Een afspraak leidt in dat geval tot een hoge mate van zelfsturing. Als je het maken van afspraken uitbesteedt aan deskundigen krijg je alleen een sanctieinstrument.

Afspraken
Al jaren verzorgen wij de workshop “Afspreken en aanspreken”. Het kunnen maken van afspraken en het kunnen aanspreken zijn belangrijke stuurinstrumenten als je ergens leiding aan geeft. Afspraken geven richting. Met afspraken bepaal je samen welke kant het op moet gaan. Welke resultaten bereikt moeten worden en wanneer die resultaten bereikt moeten worden. Hoe nauwkeurig de afspraak, hoe nauwkeuriger je kunt sturen. Afspraken maak je trouwens niet alleen maar als baas met een ondergeschikte. Afspraken kun je ook goed onder elkaar maken. En met iemand die boven je staat kun je ook best afspraken maken. Afspraken zijn niet voorbehouden aan een hiërarchische relatie. Afspraken vormen een onderdeel van het normaal met elkaar omgaan van mensen.

Een contract
In het burgerlijk wetboek is omschreven waar een goede afspraak aan moet voldoen. Dat is niet zo gek natuurlijk omdat mensen al eeuwen bij de rechter terecht komen omdat een afspraak verschillend wordt uitgelegd. Als mensen een afspraak verschillend interpreteren liggen de problemen voor het oprapen. Ga voor de aardigheid maar eens kijken hoe druk het elke dag weer is bij de politierechter, de kantonrechter en al die andere rechters. Ze kunnen het werk amper aan en er staat een stevige druk op het gerechtelijk apparaat. Desgevraagd bieden advocaten en andere juridische adviseurs je aan om je te helpen bij het maken van afspraken. Zij zijn daarbij ook vooral gericht op het goed vastleggen van de afspraak. Voor veel zaken bestaan inmiddels modelcontracten en die kun je via Google over vrijwel elk gewenst onderwerp vinden. Even uitprinten, op de stippellijntjes de noodzakelijke aanvullingen en klaar is Kees. We hebben een afspraak en inderdaad, bij de rechter heb je een goede basis om je gelijk te halen als je zo’n contract in handen hebt.

Gelijk hebben
Je krijgt misschien gelijk, maar wat heb je aan dat gelijk? Was het niet beter geweest als de zaken gewoon gelopen waren zoals je gehoopt had voordat je het contract ging opstellen.
Het is daarvoor goed om nog eens terug te gaan wat het Burgerlijk Wetboek daarover zegt. Er zijn een aantal voorwaarden waaraan voldaan moet zijn. Een voorwaarde is dat beide partijen het moeten willen. Daarover gaat artikel 6.21 lid 1. Het is dus niet zo dat de ene partij de andere partij een afspraak oplegt. Beide partijen moeten de wil hebben om de afspraak met elkaar te maken. En in artikel 3.11 is vastgelegd dat de beide partijen elkaar redelijkerwijs moeten kunnen vertrouwen.

Voorwaarden
Deze twee voorwaarden benadrukken dat het proces waarlangs de afspraak tot stand komt belangrijk is. Het betekent dat je samen in gesprek moet, dat je open moet zijn, dat je helder moet zijn, dat je ruimte moet geven om samen tot een goede afspraak te komen. Zodra je dat overlaat aan anderen, adviseurs en advocaten, ontstaat er ruimte voor problemen in de toekomst. Bij de rechter blijkt keer op keer dat mensen de inhoud van het contract niet kennen. Het werd voor hen opgesteld of het was een standaardcontract en ze dachten dat het wel goed zou komen, maar het kwam niet goed. Er was onvoldoende tijd gestoken in het tot stand komen van de afspraak.

Open gesprek
Het is daarom erg belangrijk ervoor te zorgen dat beide partijen, vanuit een eigen wil en goed geïnformeerd, over de inhoud met elkaar een afspraak maken.
In de theorieën over management en organisatie hebben we daar het begrip  SMART voor ingevoerd. Voor sommige mensen een stokpaardje, voor anderen een ergernis of een bron van hilariteit. Vanuit het Burgerlijk Wetboek bekeken is SMART ook maar een deel van het verhaal. SMART komt aan het eind van het proces als je overeenstemming hebt. SMART helpt je bij het goed en nauwkeurig vastleggen van de afspraak. Je hebt er alleen iets aan, als je in goede open gesprekken, op basis van evenwaardigheid, tot die afspraken gekomen bent. Sla je die gesprekken over, negeer je de relatie en besteed je geen aandacht aan vertrouwen, dan heb je niet zoveel aan SMART. Dan kan je er nog iemand mee om de oren slaan als het fout gegaan is.
Bij de notaris wordt een akte voorgelezen. Dat is onder andere om de betrokkenen zich ervan bewust te laten zijn wat ze hebben afgesproken voordat ze een handtekening zetten. Soms wijst een manager, of een HR adviseur, of een recruiter een nieuwe medewerker op de belangrijkste punten van de arbeidsovereenkomst. Heel vaak weten mensen echter niet wat erin staat. Daarmee krijgt het contract geen sturende werking, maar is het alleen een sanctie instrument dat achteraf kan worden ingezet. Een afspraak wordt alleen een krachtig stuurinstrument als beide partijen zich bewust zijn van de inhoud en de consequenties van die inhoud. Dat lukt alleen als je erover in gesprek gaat. Als je elkaar bevraagt op mogelijke gevolgen. Als je dat doet gaat de afspraak leven en krijgt de inhoud van de afspraak een sterk sturend karakter. Een dossier op orde kan geen kwaad, maar de gesprekken voorafgaand aan het dossier goed voeren zorgt ervoor dat een advocaat het nooit zal hoeven inzien.
In onze training oefenen we daarom in de vaardigheid om die gesprekken goed te voeren.