Regels hebben een reden

Regels hebben een reden, zorg dat je de reden kent, als je de reden niet kunt achterhalen schrap de regel dan, je krijgt weer nieuwe ruimte in je organisatie

Restaurant
Ruim 10 jaar geleden openden mijn vrouw en ik een Indonesische winkel annex restaurant. Toen we ermee begonnen was het eten er een beetje bij. We hadden keurig een vergunning aangevraagd voor het restaurant en deze ook netjes ontvangen van de gemeente. Het restaurant zou echt Indonesisch zijn. We zouden zo min mogelijk concessies doen aan westerse smaak en westerse gewoonten. Een gevolg van dat principe was dat je in ons restaurant geen wijn of bier kon drinken bij het eten. Thee net zoals in Indonesië bij het eten wordt geschonken stond bij ons op de kaart. In Indonesië is de bevolking in grote meerderheid Islamiet en er is daardoor nauwelijks alcohol te krijgen. Wij moesten al snel ervaren dat je niet zomaar Indonesië in Nederland kunt overplanten. Het non alcohol beleid leidde al spoedig tot problemen. De gasten vonden het eten lekker maar misten het biertje of het glas wijn bij het eten. Wij voelden de druk toenemen en op een dag gingen we voor de bijl. Als mensen dat graag wilden konden ze bier of wijn krijgen. Wel echt Indonesisch bier of echte Indonesische wijn natuurlijk. We pasten ons concept aan, aan de wensen van onze klanten en dat hielp. Mensen kwamen vaker en het aantal bezoekers nam toe en op de website van IENS kregen we prachtige waarderingen.

Vergunning
Er was echter nog wel iets op te lossen. In de vergunning van de gemeente stond niets over alcohol en op een dag besloot ik dat toch maar te gaan regelen. Mijn verwachting was dat er eisen aan mijn vaardigheden gesteld zouden worden en ik had mijn diploma sociale hygiëne vast geregeld maar er bleek nog een andere eis te zijn. Die eis was dat het restaurant qua inhoud aan een bepaald volume moest voldoen. Een ambtenaar kwam alles opmeten en bepaalde zo hoeveel kubieke meters ons restaurant telde. Ik was verbaasd wat kubieke meters en het schenken van alcohol met elkaar te maken hadden. De betrokken ambtenaar kon mij dat echter niet uitleggen en ik wilde geen conflict dus ik liet het er maar bij. Na enige tijd kwam de brief van de gemeente. Gespannen openden wij de brief en gelukkig, de toestemming werd verleend, echter met één voorwaarde, we moesten een mechanische ventilatie in ons restaurant aanbrengen. Er werd in de brief keurig aangegeven hoeveel kubieke meter lucht per tijdseenheid verplaatst moest worden. Wij waren stom verbaasd, wat heeft ventilatie nou met alcohol te maken. Met roken konden we de relatie nog wel leggen maar met alcohol? Terug naar het stadskantoor maar ook daar kon men het niet uitleggen. Op mijn voorstel dan maar een bovenlicht permanent open te zetten werd afwijzend gereageerd, dat kon ik namelijk ook weer sluiten.

Ventilator
Er moest een ventilator komen. Die ventilator was gelukkig te koop bij de plaatselijke Gamma. Toen liep ik nog tegen één vraag aan, moest de ventilator nu naar binnen of naar buiten blazen? Wij lazen de vergunning en de voorwaarden nog eens goed door maar het stond er niet in. Terug naar het stadskantoor dus en…, de betrokken ambtenaar wist het ook niet. Hij zou het uitzoeken maar er kwam geen antwoord meer. Opnieuw naar het stadskantoor dus, er bleek echter nog geen helderheid te zijn in deze zaak. Op mijn voorstel de ventilator dan maar naar buiten te laten blazen werd instemmend geknikt en zo gezegd zo gedaan. Het raampje van het bovenlicht heb ik vervangen door een stukje triplex met daarin een rond gat voor de ventilator. De ventilator aangebracht met een lang snoer eraan. Stekker in het stopcontact en blazen maar. De ambtenaar uitgenodigd om te komen kijken. Die was tevreden met het resultaat. Nog samen een kopje koffie gedronken de stekker er weer uit en klaar was Kees. De ventilator is nooit gebruikt en er heeft nooit meer iemand iets over gezegd.

Er was een reden
Ik weet zeker dat die regel over mechanische ventilatie er niet zomaar was. Die regel heeft een reden. Ooit waren er argumenten om die regel op te stellen. Helaas was niemand meer in staat om de koppeling te maken tussen de reden dat er een regel is en de toepassing van de regel. Veel regels verliezen zo hun functie, ze worden dan ballast in een organisatie. Ze kosten tijd en ze kosten geld maar het is volstrekt onduidelijk aan welk doel ze bijdragen. Het is belangrijk om regelmatig de stofkam eens door het regelbestand te halen. Het is ook belangrijk dat de mensen, die regels moeten toepassen kunnen uitleggen wat het doel en het nut van de regel is. Hoe goed weten de mensen in jouw organisatie dat? Hoe goed weet je hetzelf?

Het is belangrijk om je te blijven verwonderen, ook in je eigen organisatie. Stel vragen als je je verbaasd en ruim oude rommel op zodat je je bezig kunt houden met de zaken die echt belangrijk zijn. Zeker in deze economisch lastige tijden is het de moeite waard je daarop te richten