Het gaat om mensen

Lean is populair in Nederland en wordt op veel plaatsen gepredikt. Veel mensen zien het als een nieuwe methode, met instrumenten, die je helpen om goedkoper te produceren. Jeffrey Liker en Michael Hoseus, laten in een artikel in de International Journal of Human Resource Development & Management zien dat het vooral gaat om het trainen en opleiden van mensen, niet in methoden maar in het waarnemen en je mond open doen.

Lean
Met meer of minder succes worden in Nederland de principes van “lean” toegepast. Op sommige plaatsen zijn mensen enthousiast over het werken met lean, op andere plaatsen werkt het maar tijdelijk en stoppen mensen er na een tijdje weer mee. Daar brengt het niet de resultaten waar op gehoopt was. Een belangrijke factor daarbij is dat het bij het werken met lean niet alleen maar gaat om het maken van een strakke planning, maar vooral ook om het met elkaar in gesprek zijn over de uitvoering van het werk. Lean is over komen waaien uit Japan. Het is een aanpak die bij Toyota wordt gebruikt om auto’s te maken die de klant graag heeft, met een productieproces dat niet tot te hoge kosten leidt. In veel artikelen over lean kun je lezen dat lean oorspronkelijk overwaaide uit de Verenigde Staten naar Japan. Het viel mensen van Toyota op dat in supermarkten in de VS slechts een minimale voorraad gehouden werd. Dat idee van minimale voorraden leidde bij terugkomst in Japan tot de ontwikkeling van Just in Time. Een manier om de kosten tijdens het productieproces zo laag mogelijk te houden.

Ander licht
In een artikel in the “International Journal of Human Resource Development & Management.” Van november 2008 werpen Jeffrey K. Liker (hoogleraar Industrial engineering aan de universiteit van Michigan en Michael Hoseus van het Lean Enterpise Institute een heel ander licht op de zaak. Zij beogen in hun artikel dat de lean aanpak haar oorsprong vindt in het oosterse denken, waarin de samenhang dingen centraal staat. In het oosterse denken heeft alles met alles te maken en als je op de ene plaats iets doet heeft dat effect op wat er op andere plaatsen gebeurt. Dat maakt in het oosterse denken het maken van gedetailleerde planningen een lastige zaak. Daar wordt dus ook niet zoveel aandacht aan geschonken. De aandacht wordt gericht op de mensen, die in een organisatie werken. Bij Toyota, de organisatie waar lean groot is geworden, staat het ontwikkelen van mensen centraal. Doordat er voortdurend overal verstoringen in een productieproces kunnen optreden is het belangrijk dat mensen de vaardigheden, die nodig zijn om een verstoring te herkennen, goed onder de knie hebben. Dat geldt voor alle mensen in de organisatie. Zij moeten weten waar de organisatie heen gaat, wat de doelen zijn van de organisatie, ze moeten de processen goed kennen en de afwijkingen in die processen kunnen waarnemen. Ze moeten bij afwijkingen in staat zijn om in te grijpen zodat een verstoring opgelost kan worden.

Belangrijk
De volgende 5 zaken zijn daarbij belangrijk;

1. Er moet een standaard zijn.
2. Mensen moeten goed getraind zijn zodat ze de standaard begrijpen.
3. Mensen moeten feedback kunnen geven en in ontvangst kunnen nemen. Ze moeten er goed mee om kunnen gaan.
4. Mensen moeten getraind zijn in het herkennen van problemen, het analyseren van problemen en het oplossen van problemen.
5. Mensen moeten gemotiveerd zijn in actie te komen om de bedrijfsdoelstellingen te realiseren.

Het is dus niet de lean methode die centraal staat maar de mensen staan centraal. De mensen zijn zo getraind en opgeleid dat ze problemen herkennen, analyseren en melden, zodat er assistentie komt indien nodig en dan het probleem oplossen. Lean is daarbij één van de methoden, die mensen toepassen om ervoor te zorgen dat zaken goed lopen.

Regie
Het is zoals Willem Verhoeven in zijn boek Modern Times, pleidooi voor nieuw Taylorisme schrijft. De regie terug in de handen van de mensen, die verantwoordelijk zijn voor de uitvoering. Liker en Hoseus voegen daar nog aan toe dat het bedrijf ook de voorwaarden daarvoor schept door mensen goed op te leiden en te trainen. Liker en Hoseus benadrukken daarbij dat het dus ook belangrijk is dat Toyota een HR aanpak heeft, die zich daarop richt. Het accent ligt bij HR niet op het terugdringen van ziekteverzuim, een zo laag mogelijke vergoeding voor overwerk en zoveel mogelijk outsourcen. Maar op het ervoor zorgen dat de mensen goed getraind en opgeleid zijn en voor het bedrijf behouden blijven.

Inzicht
De inzichten, die  Liker en Hoseus optekenen zijn zeer goed bruikbaar als het gaat om ketensamenwerking in de bouw. Maar ook bij de uitdagingen waar gemeenten nu voor staan.Niet de planning staat dan centraal maar de samenwerking en de initiatieven van mensen in de uitvoering. Niet een beter planningsysteem maar goed opgeleide en getrainde mensen staan centraal in het duurzaam beter laten verlopen van processen. Voor de samenleving waarin participatie centraal staat geld hetzelfde. Ook hier gaat het erom mensen zo op leiden dat ze vanuit inzicht in een totaal proces zelfstandig kunnen analyseren en keuzes kunnen maken. Als je één en ander vastlegt in protocollen, regels en voorschriften reduceer je mensen tot robots. Dan ontstaat de situatie, die we nu zien bij het kinderpardon. Er is een maatlat ontwikkeld en ambtenaren hebben geheel in lijn met wat hun opgedragen was gekeken of iemand wel of niet binnen de regels viel.

Verantwoordelijkheid nemen
Veel mensen zijn getraind in het afhankelijk zijn van anderen. Die kunnen niets doen omdat ergens anders de dingen nog niet geregeld zijn. Ze zijn ingesteld op wachten en niet op het oplossen van problemen. Ze kunnen een probleem pas oplossen als er een werkinstructie komt. Dat is geen natuurlijke eigenschap van die mensen, dat is het resultaat van jarenlange training, van gewoontevorming die begint op de basisschool. De vicepresident van de Toyota plant in Georgetown (VS),  Kiyoshi (Nate) Furuta, zegt dat het eerste wat hij moest doen was, mensen leren tegenspreken. Ze moesten leren dat het gewoon was je mond open te doen. Niet het opvolgen van orders stond centraal. Problemen moeten zichtbaar worden, niet onder het oppervalk verscholen blijven.
Het is een manier van werken waarbij mensen hun capaciteiten en talenten ten volle mogen ontwikkelen en inzetten in het bedrijf. Zowel het bedrijf als de medewerker als de klant als de manager kunnen er veel plezier van hebben