Dossier, het paard achter de wagen

Het dossier is een belangrijk onderdeel in de procedure die je gaat om afscheid van iemand te nemen. Als je echter op tijd met het dossier begint kun je voorkomen dat je gedwongen wordt tot het nemen van een kostbaar afscheid.Het dossier helpt je dan in het goede spoor te blijven

Dossier als basis voor ontslag
Het dossier is opgebouwd. Alles staat zwart op wit. Onze inspanningen kunnen worden aangetoond. We kunnen nu veilig naar het CWI of naar de kantonrechter. Het dossier komt regelmatig aan de orde. Er is een medewerker, die problemen veroorzaakt, die niet levert wat geleverd moet worden. Een medewerker, die de zaak verstoort of de kantjes ervan afloopt. Maar, is er wel een dossier? Zonder dossier kan je niks en dus doen we ook maar niks. We zitten er aan vast en zitten onze tijd met deze medewerker maar uit. Zo lang is het immers ook niet meer.
Dossier opbouw is belangrijk, want alleen met een goed dossier kun je tegen betrekkelijk lage kosten afscheid nemen van een medewerker. Aan de andere kant roept een dossier ook veel argwaan op. Als je ermee begint denkt de medewerkers al gauw da je voorbereidingen treft voor een gedwongen afscheid. En, vaak wordt er dan maar niet aan begonnen.

Afscheid
Deze week zag ik weer in een presentatie het belang van dossieropbouw. Als je dat verzuimd zit je later met de gebakken peren. Je kunt dan niet meer op een voordelige manier van de niet functionerende medewerker af.
Afscheid is altijd aan het einde. Afscheid neem je als de zaken zijn gedaan. Afscheid neem je als er geen perspectieven meer zijn voor een van de partijen of voor beide partijen. Aan afscheid gaat echter een hele periode vooraf.
Lang voor je over afscheid na gaat denken ga je een relatie aan. Vaak ga je die relatie niet zomaar toevallig aan. Er is over nagedacht. Beide partijen hebben getoetst of de relatie zou kunnen bijdragen aan het realiseren van de doelstellingen die ze hebben. Vaak worden er afspraken gemaakt en dan gaat de samenwerking van start. Partijen gaan samenwerken. In het begin is er meestal niets aan de hand. Er is een proeftijd, er wordt ingewerkt en vlak voor de proeftijd eindigt informeert de PZ ‘r of de proeftijd kan worden omgezet in een vast dienstverband. Natuurlijk kan dat en de relatie wordt met een vast contract bekrachtigd.

Te laat
Ik heb net eens even nagedacht hoe vaak ik in de week daarop al het verzoek kreeg om de relatie te beëindigen. Ik kan de keren niet meer tellen. Ik heb voor verschillende organisaties gewerkt en kwam dit verschijnsel bij al die organisaties tegen. Ik wil ‘m niet meer, doe er iets aan. Kan je niet zus of kan je niet zo. Gek genoeg was het met een verlengde proeftijd niet anders. Of er nu een maand of een half jaar gewacht werd met de overgang naar een vaste arbeidovereenkomst. De onvrede bleef hetzelfde. Ik wil hem hier niet weerzien en je ziet maar hoe je het regelt. Het was niet altijd zo zwart wit maar als PZ ‘r vond ik het vervelende gesprekken. Die gesprekken waar je de manager moest vertellen dat hij of zij het aan zichzelf te danken had. Er waren altijd excuses, operationele druk, je kon het gedrag ook anders uitleggen, te weinig tijd, je kunt toch niet op alle slakken zout leggen en ga zo maar door.

Aanspreken
Vandaag verzorgen wij weer de training Afspreken en aanspreken. En ja, in die training gaat het wel om op alle slakken zout leggen. Niet om planmatig afscheid van iemand te nemen maar om gericht met elkaar te werken aan het verbeteren van de werkrelatie en het komen tot betere prestaties. Dat lukt je als je aandacht hebt voor de mensen met wie je werkt en als je de moed hebt om afspraken te maken en aan te spreken en als je de moeite wilt nemen om met ze in gesprek te gaan. Het is dan nuttig om zaken vast te leggen. Het vastleggen op zich is al een goed moment voor bezinning en reflectie. Je hoeft die taak niet altijd op je te nemen als leidinggevende. De leiding ontvanger heeft er misschien wel net zoveel aan om zaken vast te leggen. Schrijven helpt bij het ontwikkelen van bewustzijn en het veranderen van gedrag.

Dossier als basis voor ontwikkeling
Als je zo werkt krijg je een dossier. Niet een dossier ter voorbereiding van een afscheid maar een dossier als basis voor verdere ontwikkeling.
Je moet er wel de moeite voor willen nemen. Natuurlijk heb je aandacht voor het primaire proces waarvoor je verantwoordelijk bent maar je hebt vooral oog voor de manier waarop de mensen met wie je werkt daar hun rol inspelen. Die mensen help je door je visie te delen, door met vragen het bewustzijn te versterken en te prikkelen tot het neme van verantwoordelijkheid. Je helpt door het maken van heldere afspraken en door aan te spreken.
Als je dat verzuimt, gaat het langzaam slechter. Kleine ergernissen worden grote ergernissen en na jaren barst de bom. Als je dan met het dossier naar de kantonrechter moet zijn er alleen maar verliezers. Natuurlijk beter ten halve gekeerd dan ten hele gedwaald maar besteed gewoon vanaf het begin aandacht aan je medewerkers dan hoef je niet te dwalen.