De kwaliteit van je middelen

Mensen praten veel met elkaar over de middelen die ze ter beschikking hebben. of het nu om auto’,s de organisatiestructuur of de motivatie en betrokkenheid van mensen gaat. Is jouw organisatie al LEAN? Hoe zit het met de zelfsturendheid? Wij organiseren al op een buurtzorgachtige manier. De bruikbaarheid en het nut van een middel worden echter vooral door het doel bepaald. Weet jij al waar je heen gaat? Wat je wilt bereiken?

Kwaliteiten
Soms hoor ik in de auto een radioprogramma dat over auto’s gaat. Er wordt met respect gesproken over zaken als het vermogen van een auto, de tijd die het kost om op 100 km per uur terecht te komen. Je krijgt het geluid van de auto te horen. Hoe het is om erin te zitten. Hoe de auto zich gedraagt in de bocht en hoe fijn de auto schakelt. Het doet me denken aan hoe we over organisaties praten en over de mensen, die werken in organisaties. Er zijn veel termen om uit te drukken hoe de organisatie en de mensen die er werken zich aan ons voordoen. Is de organisatie flexibel, zelfsturend, klantgericht of star en bureaucatisch, Welk profiel hebben de mensen in de organisatie, zijn ze taakvolwasen? Zijn ze tevreden of betrokken?Zijn ze proactief of reactief?  Allemaal zaken die besproken worden.

Waar heb je het voor?
Zelf rijd ik niet in een auto, die in zo’n radioprogramma besproken wordt. Zelf rijd ik in een auto die volgens de mensen om mij heen vaak betiteld wordt als de lelijkste auto die er ooit gemaakt is,een Fiat Multipla. Hoe komt het dan dat ik in zo’n lelijke auto rijd?  Dat komt omdat ik een auto nodig heb. Die mij voor niet teveel geld brengt op de plaats waar ik mijn werk doe. Een auto waarin ik veel mensen mee kan nemen,een auto waar ook mijn honden in mee kunnen. Een auto die niet teveel brandstof verbruikt en een auto die niet snel gestolen wordt, want ik vergeet nog wel eens de auto af te sluiten. De Fiat Multipla voldoet aan die kwaliteiten, deze auto helpt mij mijn doelen te bereiken. Voor ik hem kocht heb ik me ook afgevraagd: ”wat wil ik ermee? ”De auto’s die in zo’n radioprogramma besproken worden voldoen minder aan dat profiel. Vandaar dat ik niet voor zo’n auto gekozen zou hebben. De mensen die voor zo’n auto kiezen willen er, denk ik, iets anders mee bereiken.

Welke kleur heb jij?
De afgelopen dag viel mij in de trainingendie ik gaf weer iets bijzonders op. Soms leek het op het radioprogramma over auto’s. Deelnemers stelden elkaar voortdurend vragen over hoe hun organisatie er uit zag, wat de kenmerken van die organisatie zijn. Hoe het zit met de mensen die er werken. De typen uit het enneagram kwamen voorbij evenals spiral dynamics van Beck en Cowan, de rollen van Belbin en de kernkwaliteiten van Daniel Ofman. De vraag naar wat je wilt bereiken met die organisatie en met de mensen met hun kwaliteiten, waarvoor je ze gaat inzetten, was vaak niet zo makkelijk te beantwoorden. Deelnemers vroegen er elkaar ook maar zelden naar. Het beantwoorden van die vraag is kennelijk veel lastiger dan het beantwoorden van vragen over in welke staat je organisatie is en de mensen die er werken zijn. Dan loop je echter het risico, dat er hetzelfde gebeurt als met die mooie auto, met al die PK’s. Die gaanvooral plaats innemen in de garage, die komt alleen maar buiten op een mooie zomerdag als je niet hoeft te werken. Die is namelijk niet voor het woon-werkverkeer bedoeld.

Wat wil je ermee?
Rond 1980 werd bij PTT Post de sociale werkorganisatie ingevoerd. Het was een werkorganisatie, die bedacht was naar aanleiding van experimenten met zelfsturende teams in onder andere Zweden. De grote autofabrikanten, Volvo en Scania experimenteerden ermee en het leek bij die bedrijven tot een betere productiviteit, een betere kwaliteit en meer welbevinden bij medewerkers te leiden. Ik vermoed dat het werken met lean bij Scania in deze tijd daar nog een uitvloeisel van is. Bij PTT Post was de sociale werkorganisatie, de hobby van een paar sociale wetenschappers bij de staf sociale zaken van het hoofdkantoor. Die probeerden deze manier van werken in de werkorganisatie van het postbedrijf te prutsen. Het experiment stierf een zachte dood. De organisatie wist zich geen raad met deze op zich wel mooie plannen, omdat ze in het geheel niet pasten bij wat de top van het postbedrijf wilde. Die hadden de organisatie zo ingericht dat de mensen geheel volgens de ideeën van Weber, de uitvinder van de bureaucratie, radertjes in een groot uurwerk waren, die pas goed functioneerden als ze precies deden wat voorgeschreven was. Zelfsturing past daar in het geheel niet bij.

Waartoe?
Als je wilt voorkomen dat je auto in de garage terechtkomt is het belangrijk om eerst een goed antwoord te hebben op de vraag waartoe je de auto aanschaft. Wat wil je ermee bereiken? Waar wil je naar toe? De onvermijdelijke vraag naar het doel, het toekomstbeeld en de visie komen hier weer om de hoek kijken. Keer op keer merk ik hoe lastig die vraag is, men praat veel liever over het middel dan over het doel. Als je naar het doel vraagt, als je vraagt wat iemand wil bereiken, als je vraagt wat iemand neer wil zetten en waar hij die middelen voor nodig heeft dan wordt het stil. Ooit vroeg ik aan een groep directeuren wat de visie van hun organisatie was. Wat ze wilden bereiken. Ik had zelf de avond voor ik het vroeg het beleidsplan van hun organisatie gelezen, dus ik wist het. Er was een mevrouw, die haar hand op stak en antwoord wilde geven, ze verontschuldigde zichzelf bij voorbaat. Ze twijfelde of ze het goed had, maar ze deed een dappere poging. Haar antwoord klok heel plausibel. Ze had er duidelijk over nagedacht. Er was echter weinig overlap met de in het beleidsplan verwoordde visie. De hoogste baas onderbrak mij op dat moment. Ik had de vraag niet mogen stellen, want nog niet iedereen was in de gelegenheid geweest het beleidsplan te lezen.

Zij zeggen het ook
Populaire managementgoeruoes als Covey, Mintzberg, Ram Charam benadrukken in hun werk het belang van een helder doel bij management en leiderschap in organisaties. En ook Elon Musk, de man achter het succes van de Tesla en Steven Jobs laten het belang van een helder doel zien. Een doel helpt je om de juiste keuzes te maken, om te weten waar je de energie in moet steken. Een helder doel helpt mensen en teams zelfsturend te maken. In haar boek “Full steam ahead”, benadrukt Jesse Lyn Stoner het belang van een visie om gericht en op volle kracht vooruit te kunnen gaan.
je kunt pas echt een goed oordeel hebben over de kwaliteiten van je auto als je weet wat je ermee gaat doen. Waar wil je naar toe? Beantwoord die vraag eerst en kijk dan naar de middelen die je ter beschikking hebt.