De focus op doen

Veel plannen komen nooit tot uitvoering, ga daarom coachend leidinggeven

Papierwerk
Mijn werkkamer hangt vol met tekeningen. Het gaat voornamelijk om het werk van mijn dochters. Zij hebben in de loop der jaren heel wat werkstukken gemaakt en het is nog altijd leuk om ernaar te kijken. Die tekeningen zijn soms een weergave van de werkelijkheid. Althans de werkelijkheid zoals zij die zagen. Ik zie mijzelf met stippen op mijn kin, dan hebben ze kennelijk een ongeschoren vader voor ogen gehad. Ik zie ook tekeningen waar generaties bij elkaar gebracht worden, die fysiek nooit bij elkaar kunnen zijn. Een overleden grootmoeder met een kleinkind wat ze nooit kende of dat haar nooit gekend heeft en er zijn prachtige fantasietekeningen met bergen, bossen meren en tekeningen met constructies om het onmogelijke mogelijk te maken. Op papier kan dat allemaal en het is ook erg mooi dat het op papier kan. Je kunt genieten van het maken van zo’n tekening en als de tekening hangt en je hebt weer nieuwe inspiratie dan maak je gewoon een nieuwe. Soms proberen kinderen nog wel eens zo’n getekende constructie in een echt bouwwerk om te zetten maar meestal zijn de plankjes te smal of de spijkers te dik of de hamer te zwaar en na een middag hard werken blijft het bouwwerk onvoltooid staan. Soms worden onderdelen later nog eens voor iets anders gebruikt.

Fantasie
In de wereld van kinderen is zoiets gewoon en we prijzen het kind als het met veel fantasie en creativiteit de mooiste constructies op papier zet. We weten ook wel dat het daarbij blijft. Hoe anders zou het zijn als wij vervolgens de opdracht kregen, de door het kind gemaakte tekening in realiteit om te zetten. Hoe zouden we reageren als onze dochter ons de opdracht gaf om het getekende suikerpaleis met haar in de torenkamer in een echt bouwwerk om te zetten. Ja, een ijverige, handige vader zou vast een poging wagen in de kerstvakantie of zo maar het merendeel zou na een verbaasde blik in lachen uitbarsten en de zaak daarmee als afgedaan beschouwen.

Grote mensen
In de grote mensen wereld komen we hetzelfde verschijnsel tegen. De nationale ombudsman Alex Brenninkmeijer sprak er recent over met de tweede kamer en hij schreef er een brief over aan de informateurs. Zijn kritiek gold de hoeveelheid plannen en regels, de complexiteit ervan en de snelheid waarmee ze geproduceerd worden. Vaak zelfs elkaar tegensprekend. Al dat papier werk komt op de bureaus van mensen, die er iets mee moeten. Die kunnen niet in lachen uitbarsten of het plan in een lijstje aan de muur hangen. Er wordt van hen verwacht dat ze er iets mee doen. Omdat dat door de complexiteit en een onjuiste interpretatie van de plannen vaak niet goed gaat. Zetten deskundigen zich opnieuw achter het tekenbord om ervoor te zorgen dat de plooien worden glad gestreken. Dat leidt helaas tot nieuwe plooien en zo ontstaat wat professor ACJ De Leeuw zo mooi noemde de wet van de bestuurlijke drukte.

Op je handen zitten
Brenninkmeijer roept de leden van de tweede kamer op, op hun handen te gaan zitten. Het ontbreekt ons namelijk niet aan beleid maar het ontbreekt ons aan een fatsoenlijke uitvoering ervan. Het handelen van een ambtenaar verbetert niet door hem meer papier te laten doornemen en hetzelfde geldt voor al die mensen in de primaire processen van onze bedrijven. Zij zitten niet te wachten op meer papier maar zij wachten op een goede intensieve communicatie met hun leidinggevenden zodat samen met leidinggevenden, collega’s en klanten steeds naar goede oplossingen, voor de zich aandienende kwesties, gezocht kan worden.

Coachend leidinggeven
De bekende managementgoeroe Ram Charan zegt het keer op keer. Er zijn genoeg ideeën, heel briljante zelfs maar we hebben een schrijnend tekort aan mensen, die ze kunnen uitvoeren. Leiderschap en management moeten zich vooral richten op de uitvoering. Coachend leiding geven is gericht op die uitvoering, op het doen. Daarbij wordt steeds opnieuw getoetst aan wat het doel is en wat de strategie is. Er ontstaat zo een dynamisch evenwicht tussen plannen en handelen. In dat evenwicht vinden er ook steeds aanpassingen plaats van de plannen en van het handelen. Een effectieve praktijk is er het resultaat van.