Afstemmen

Goed afstemmen betekent de ander goed begrijpen en aansluiten op waar de ander is en wat de ander belangrijk vindt

Relatie bouwen
Het zal ongeveer 1995 geweest zijn toen ik met een gezelschap belangrijke functionarissen van de Indonesische Telecom operator, een bezoek bracht aan de directeur HR van KPN en diens belangrijkste afdelingshoofden. Van Indonesische zijde werd de delegatie ook geleid door de directeur sociale zaken van het nationale Telecom bedrijf. Het was in de tijd dat de spreiding van de rijksdiensten nog actueel was, dus de ontmoetingen zouden in Groningen plaatsvinden. Na aankomst op Schiphol reed het gezelschap daarom naar het noorden van Nederland. Daar werd in Aduard, in herberg Onder de Linden, een luxe diner aangeboden aan de belangrijke gasten. Kosten noch moeite waren gespaard om het de gasten naar de zin te maken, want PTT Telecom wilde graag mee-eten van een stuk van die enorme telecommunicatiemarkt in Indonesië. We moesten zorgen dat we steeds betere vrienden werden. Dat we een steeds betere relatie kregen. Actief kunnen worden in een markt van meer dan 200 miljoen mensen met maar 7 miljoen telefoonaansluitingen was net zo iets als een gratis abonnement op Luilekkerland.

Het diner
In het mooiste restaurant van de provincie Groningen werd het gezelschap uit Indonesië opgewacht. Aangekomen werden de plaatsen zorgvuldig verdeeld. De directeur sociale zaken van de Indonesische operator naast de directeur HR van KPN. Het diner bestond uit op elkaar volgende gerechten, weinig eten op hele grote borden. Ongetwijfeld haute cuisine maar onze Indonesische collega’s hadden er niets mee. Ze deden ongemakkelijk. Sommigen hadden wat moeite met het bestek. Ze waren verbaasd over de kleine porties en wat het ergste was, het diner was nog niet zo lang op gang toen de directeur sociale zaken van de Indonesische Telecom in slaap viel. Het werd een zeer ongemakkelijke avond. En, toen we laat die avond in ons hotel aankwamen moest ik op zoek naar pannetjes en een kookgelegenheid zodat de meegebrachte instantmie klaar gemaakt kon worden.
Er werd niet gemopperd over de ontvangst, maar het was wel duidelijk dat we de plank hadden misgeslagen. We waren hierdoor niet dichter bij elkaar gekomen.

Geen aansluiting
In dit voorbeeld is het gemis aan aansluiting erg duidelijk. Het is een gemis wat ontstaat doordat we ons niet verdiept hadden in wat mensen uit Indonesië prettig en belangrijk vinden. Alles tegelijk op tafel en met je handen eten zou een betere keuze geweest zijn.
Leidinggevenden maken vaak die fout. Die communiceren over wat zij belangrijk vinden, ze gaan uit van hun eigen denkwijze, hun eigen stijl van probleem oplossen. Ze kijken niet naar wat de ander nodig heeft of belangrijk vindt. Daar ontstaat ook geen gesprek over en zo ontstaat een ongemakkelijke situatie, waar beide partijen zo beleefd mogelijk mee omgaan. Dat leidt echter eerder tot verwijdering dan tot toenadering.
Trainers en coaches kunnen die fout ook maken, door uit te gaan van hun waarheid en hun kijk op de zaak. Dat leidt dan tot overtuigen totdat er geen tegenspraak meer komt.

Afstemmen
Als je wilt dat de ander iets doet met je goede bedoelingen zit er niets anders op dan steeds weer afstemmen op waar de ander is, waar de ander behoefte aan heeft en wat de ander verder kan helpen. Dat betekent vragen, onderzoeken, luisteren en observeren. Als je dat doet kun je ontdekken hoe je met jouw goed bedoelde aanbod op die ander aan kunt sluiten. Als we de relatie met onze Indonesische collega’s hadden willen versterken was het beter geweest om naar Nam Kee op de Zeedijk te gaan. In het geheel niet representatief voor een westerse delegatie maar voor een Indonesische delegatie het bewijs dat je begrijpt waar ze van houden.
Hoe goed weet jij wat de deelnemers aan je training willen leren? Waar ze zijn in hun ontwikkeling? En wat hebben je medewerkers nodig? Hoe vaak praat je daar met ze over? Welke vragen stel je ze dan?