Veel leidinggevenden verdoen hun tijd met lang vergaderen. Vaak zijn ze aan het eind van zo’n vergadering ook nog eens ontevreden over de resultaten. Waar wordt die tijd aan besteed? En, hoe zou je het anders kunnen doen?
Druk, heel druk
Er zijn organisaties waar het heel lastig is om afspraken te maken. Agenda’s blijken elke keer weer overvol en zeker als je een afspraak moet maken met meer dan één persoon dan kan het soms erg lang duren voor je een afspraak hebt. Als je bij zo’n organisatie een afspraak zomaar midden op de dag hebt dan moet ik nog wel eens een half uurtje wachten voor de gesprekspartner in de gelegenheid is mij te ontvangen. Als je de afspraak vroeg in de ochtend of laat in de middag hebt valt het nog wel mee. Dan heerst er nog rust op het kantoor of er is weer wat rust teruggekeerd. Ik heb al lang geleerd geduld te oefenen en ik wacht tot ik binnen mag komen. Een vraag die dan soms wel bij mij opkomt, is de vraag: hoe kan het dat een bestuurder, die beleid, toezicht op de grote lijnen en een vizier op de lange termijn in zijn portefeuille heeft, zo druk is?. Wat doet hij of zij. Zijn de primaire processen in de organisatie dan zo complex?
Intussen zie ik mensen gehaast over de gangen lopen. Soms met papieren onder de arm, vaak met een tablet.
Waar zijn ze druk mee?
Waar zouden ze toch zo druk mee zijn?
- En elke keer als ik er zelf bijzit merk ik dat het zo heel vaak gaat over gewone operationele zaken, de winterband al dan niet vergoed, de overwerkregeling, de toegangspasjes of een niet schoongemaakte kamer. Zaken die ongetwijfeld belangrijk zijn maar niets te maken hebben met beleid of lange termijn.
- Het gaat ook over zaken, die ook belangrijk zijn maar waarvan de feiten niet gekend worden.
- Het gaat over zaken, die belangrijk maar waarover ook door de mensen in de uitvoering zelf besloten kan worden, waarvoor het helemaal niet nodig is dat de manager er iets over zegt, laat staan dat de directeur er een besluit over moet nemen. Het zijn vragen die te maken hebben met onzekerheid bij degene die de vraag omhoog heeft gedelegeerd. Die persoon weet best wat er gebeuren moet maar zoekt bevestiging voor zijn of haar standpunt. Het zou beter zijn de mensen in je organisatie zo te leiden dat ze zoveel mogelijk van die beslissingen zelf nemen.
- Een andere zaak, die vaak veel tijd kost is het concept of het beleidsstuk wat niet aan de verwachtingen voldoet. Iemand heeft er veel tijd ingestoken, veel woorden op papiet gezet alleen de collega’s en de leidinggevende hadden iets geheel anders verwacht. Vaak blijkt dat er geen heldere afspraken zijn gemaakt. Daar hebben collega’s en leidinggevende niet op aangedrongen en de conceptopsteller heeft er niet naar gevraagd.
- Er gaat ook veel tijd verloren omdat de deelnemers aan de vergadering niet precies weten wat er aan de hand is en in plaats van een gesprek over feiten wordt het al gauw een discussie over meningen en opvattingen. Zo kan ik mij uit mijn KPN tijd de gesprekken herinneren over de vraag of een klant nu wel of niet wil betalen voor een monteur die bij de klant komt installeren. Er waren altijd felle voor en tegenstanders en de discussie koste veel tijd. Niemand wist echter wat klanten echt vonden. Een onderzoekje had duidelijkheid kunnen verschaffen. Dat werd alleen nooit uitgevoerd.
- Misschien is het ergste wel dat er in een vergadering gesproken wordt zonder dat er echt overeenstemming is over wat er nu eigenlijk bereikt moet worden. Wat moet het resultaat zijn en hoe hangt dat samen met de visie van de organisatie en de doelen, die elders in de organisatie bereikt moeten worden. Het social media beleid komt op de agenda, want daar moeten we toch ook wat aan doen en HNW en MVO en privacy en hergebruik en fairtrade vanuit alle hoeken worden er onderwerpen en thema’s de organisatie binnengeschoven. Ze komen bij iemand op het bureau en die gaat er dan vaak wel mee aan de slag maar als de organisatie geen duidelijke visie heeft of als deze visie niet helder en consistent wordt uitgedragen en aan de orde is als nieuwe thema’s worden opgepakt dan gaat het zomaar alle kanten op.
Wat helpt
Als je die volle agenda en eindeloze vergaderingen vervelend vindt dan kun je er het volgende aan doen:
- Zorg dat je een heldere visie hebt. Een visie die in lijn is met de visie van je bedrijf.Communiceer die visie met de mensen waarmee je samenwerkt, help ze hun eigen visie helder te krijgen en maak afspraken over de afstemming van visies op elkaar.
- Maak heldere afspraken, in gesprekken en in vergaderingen, ga verder dan het uitspreken van intenties en goede bedoelingen. En let op, een afspraak is wat anders dan een opdracht, een afspraak vraagt om echt committent bij de andere partij.
- Spreek aan als afspraken niet worden nagekomen of wanneer je anderszins waarneemt dat dingen niet goed gaan. Zorg dat je over de vaardigheden beschikt om in aanspreken ook echt effectief te zijn.
- Stel vragen, zorg dat erachter komt waar het echt om gaat in plaats van standpunten innemen en meningen uiten op basis van een door jou veronderstelde werkelijkheid.
Als je energie steekt in deze vier zaken zul je zien dat je nog eens tijd overhoudt.
