Leidinggeven aan mensen of aan regels?

Ruimte geven aan verantwoordelijkheid leidt tot betere resultaten dan het toevoegen van regels

Nare zaken
Het nieuws is de afgelopen dagen gedomineerd door hele nare zaken en elke keer duikt de vraag weer op hoe het zover heeft kunnen komen. Er wordt weer volop naar schuldigen gezocht. Mensen bereiden de verdediging van hun positie voor of bedenken welk garen ze kunnen spinnen bij deze situatie. Een cynische kijk? Ja, een beetje wel. In het geval van de beide broertjes, die zo dramatisch aan het einde van hun leven kwamen, gaan er beschuldigende vingers in de richting van alle instanties die zich de afgelopen jaren met deze kwestie bezighielden. In de krant van vanmorgen lees ik dat de schutter, die dood en verderf zaaide in Alphen aan de Rijn, niet gescreend werd door de schietvereniging. Niemand wist dat hij psychische problemen had. Hoe het hiermee verder gaat weet ik natuurlijk niet, maar ik het ligt voor de hand dat er gekozen zal worden voor verscherping van het toezicht. Dat kan door regels, voorschriften en eisen toe te voegen of door instanties toe te voegen die toezicht houden op de naleving van de regels door andere instanties.

Blinde vlekken
In de jaren dat ik statistiekcollege kreeg liepen alle studenten in de val, die de hoogleraar voor ons opgesteld had. We kregen een computeruitdraai waarin de berekening van onderzoekgegevens was verwerkt. Er stond een correlatie van meer dan 1 in, 1.3 of zo iets. Geen van de studenten zag dit. De hooggeleerde vond dat grappig maar ook zorgelijk. Kennelijk gebruiken we ons gezond verstand niet meer als we een lijst zien met alle vinkjes en cijfers op de juiste plaats. Toen hij ons er op wees schaam de ik me. Ja, natuurlijk, een correlatie kan nooit hoger dan 1 zijn, wat stom dat ik dat niet gezien had. Nog veel stommer was het dat geen van ons het gezien had, terwijl iedere student die ook maar een beetje van zijn huiswerk had gedaan dit had moeten weten. In bedrijven loop ik er nog wel eens tegen aan dat de verband-controle over het hoofd wordt gezien. Je hebt een hoeveelheid papieren met cijfers, die door iedereen wordt geloofd. Er worden niet even een paar kleine eenvoudige controle-berekeningen gemaakt om te kijken of de cijfers echt wel kloppen en dus gaan we met de verkeerde cijfers op weg. Toen het managementteam waar ik lid van was bedrijfscijfers moest presenteren voor de heer Scheepbouwer, vroeg hij kort na het begin van onze presentatie om een korte toelichting op een berekening. (Ik geloof een omzetgroei in relatie tot de productiecapaciteit) Wat er stond bleek niet te kunnen en we konden gelijk vertrekken om ons huiswerk opnieuw te maken. In deze voorbeelden is er sprake van vertrouwen op papier, op berekeningen, op procedures die zijn in de plaats gekomen van het gezond verstand.

Het dossier is niet de zaak
Als het dossier in orde is dan lijkt de zaak in orde, maar het dossier is de zaak niet. Het dossier is als het meevalt een redelijk goede weerspiegeling van de zaak. Omdat bijna elk dossier bestaat uit deeldossiers maakt eenieder zich al spoedig vooral druk over zijn deeldossier en als het een beetje tegenzit controleert slechts de secretaresse of alle deeldossiers aanwezig zijn. Bij controle kan er dan niets van gezegd worden. Hoe anders is het als iemand zich echt verantwoordelijk voelt. Niet alleen over zijn of haar deeldossier maar voor de hele situatie. Niet omdat hij of zij verantwoordelijk moet zijn, maar omdat hij of zij verantwoordelijk wil zijn. Dat betekent niet alles kunnen en alles weten maar wel er steeds voor zorgen dat het dossier en de werkelijkheid nog steeds een nauwe relatie met elkaar vertonen. Het ervoor zorgen dat op het juiste moment en op de juiste plaats de rode of de oranje lampen gaan branden. Een tijdje geleden zat ik bijna aan de pillen voor hoge bloeddruk. Het schema leidde tot de kleur oranje. Omdat ik er helemaal geen zin in had controleerde de dokter nog een keer de ingevulde kruisjes. Het kruisje stond verkeerd bij roken, toen de dokter “niet roken” invulde bleek de eindkleur groen te zijn. Tot mijn opluchting hoefde ik niet aan de pillen.

Ruimte voor verantwoordelijkheid
Meer regels, meer toezicht, meer procedures leidden niet tot minder fouten en missers. Ze leidden tot indekgedrag. Er is juist ruimte nodig waarin mensen hun verantwoordelijkheid kunnen en durven nemen. Daarvoor is leiderschap nodig dat steeds in gesprek is met de mensen over de vraag ” waartoe zijn wij op aarde?” En, direct daarop aansluitend over de vraag “en hoe geef jij daar dan vorm aan en welke afspraken maken we over jouw bijdrage? Zo blijft verantwoordelijkheid actueel en altijd verbonden met het uiteindelijke resultaat