Agile, wat is belangrijk?

Geen trucje
In mijn vorige blog reageerde ik op de uitspraak van Richard Engelfriet dat ‘Agile’ een religie is. Aan de hand van onderzoek van Mc Kinsey liet ik zien dat ‘Agile’ staat voor een manier van werken in een organisatie die wel degelijk tot resultaten leidt. Het is daarbij echter wel belangrijk om je bewust te zijn van het feit dat ‘Agile’ werken niet een kwestie is van een trucje toepassen. Er komt meer bij kijken. Het is vooral belangrijk dat je zelf in je organisatie met de mensen om je heen gaat nadenken en in dialoog gaat over hoe je ‘Agile’kunt implementeren. In mijn vorige blog noemde ik al een coachende stijl van leidinggeven.

Los laten moeilijk
In deze blog wil ik stil staan bij wat twee andere Mc Kinsey consultants te zeggen hebben over wat de belangrijkste dimensies zijn als je ‘Agile’wilt invoeren in je organisatie. Wouter Aghina en Aron De Smet werden erover geïnterviewd door Monica Murarka en Luke Collins. Ze stellen dat Agile altijd al belangrijk is geweest maar moeilijk te realiseren. (Henri Mintzberg laat in zijn boek “The structuring of organizations”  al zien dat leeftijd en omvang een organisatie gemakkelijk bureaucratisch maken en dat de omgekeerde route lastig is. Aghina cs. stellen dat het ontbreken van de capaciteit om ‘Agile’ te worden ervoor zorgt dat je als organisatie de boor mist. Om te kunnen veranderen is het echter heel belangrijk om de aanpak en werkwijze waaraan je gewend bent los te laten. Vooral voor grote organisaties is dat moeilijk.

Terugval
Aghina cs zien dat vaak fout gaan. Organisaties proberen te experimenteren met ruimte geven met zelfsturing en zelforganisatie. Maar als je dat als leiding niet gewend bent dan grijp je als je onzeker wordt gemakkelijk terug op de aanpak die je bekend is. Je gaat weer controleren en processen en structuren en regels en processen toevoegen of herinvoeren. Dat leidt meestal tot meer verstarring dan voor het experiment begon.
Echt leiderschap is het tegenovergestelde doen, je moet barrières op ruimen. Structuren loslaten en processen schrappen. Dat valt echter absoluut niet mee.

Snel en stabiel
‘Agile’ zijn betekent aan de ene kant snel zijn, snel inspelen, snel reageren. Aan de andere kant betekent het ook stabiliteit. Die is ook noodzakelijk. Dat klinkt paradoxaal maar dat is het niet. Juist omdat er zoveel veranderd is het belangrijk dat een aantal zaken hetzelfde blijven. In een start-up is dat de ondernemer maar in een grote organisatie is het belangrijk dat een aantal zaken centraal belegd zijn bijvoorbeeld of dat iedereen weet waarvoor je waar moet zijn.

Drie dimensies
Bij de opzet van een ‘Agile’ organisatie is het belangrijk om in elk geval op een drietal dimensies tegelijkertijd stabiel en dynamisch te zijn, op structuur, op proces en op de mensen.

Structuur
Bij structuur gaat het niet in de eerste plaats om de bekende hark. Maar het is wel heel belangrijk vat te stellen hoe de besluitvorming in elkaar steekt. Welke beslissingen waar genomen worden. Welke mensen of functies waarvoor bij elkaar moeten komen in een team of een comité. Hoe het zit met de rollen enz. Dat zijn zaken in de structuur die helder moeten zijn. Zelfsturing een prima uitgangspunt maar niet in alles en altijd en overal. Het is belangrijk om vast te stellen waar welke beslissingen genomen kunnen worden.

Proces
Ook je primaire proces is erg belangrijk. Hoe werk je, waar begin je mee? Wat komt het eerste en wat daarna? Het is belangrijk daar goed naar te kijken want in de praktijk is er vaak sprake van een werkwijze die contraproductief is. Van boven af worden in de hiërarchie doelen vastgesteld en opgelegd aan verschillende managers en afdelingen en zo wordt en silostructuur versterkt en dat is het tegenovergestelde van ’Agile’. Het is veel beter om te redeneren vanuit wat je wilt bereiken als organisatie en afdelingen en managers daar samen verantwoordelijk voor maken. Dat helpt enorm om de samenwerking te verbeteren.( Het is helaas ook niet makkelijk om te doen. Vlak na de invoering van de grote decentralisaties waardoor veel meer zorg taken bij de gemeenten kwamen te liggen vroeg ik een gemeente secretaris hoe het ging. Ze hadden als zoveel bespaard op het budget was zijn reactie. Toen ik zei dat dat niet was wat ik bedoelde maar dat ik wilde weten hoe het nou met de zorg in zijn gemeente ging, kwam er geen antwoord.)

Mensen
De laatste dimensie waarbij het belangrijk is om zowel stabiliteit als dynamiek te scheppen zijn de mensen. De flexibele schil lijkt een oplossing maar ondermijnt volledig de stabiliteit. Het is belangrijk dat in een organisatie bepaalde kerncompetenties gekoesterd en ontwikkeld worden. In een echt ‘Agile’ bedrijf merk je hoe competent de mensen zijn. Er is daar veel aandacht voor het ontwikkelen van competenties en het coachen door leidinggevenden en collega’s.
De onderzoekers besluiten met de conclusie dat ander gedrag in de organisatie belangrijk is. En dan gaar het niet om het gedrag van medewerkers maar van leidinggevenden. De medewerkers volgen wel. Belangrijke waarden die  uit dat gedrag moeten blijken zijn actiegerichtheid en de bereidheid in dialoog te gaan en te blijven.

Wil je hierover of over iets anders verder parten bel dan 0622995926 of mail dirkboersma@excellentleiderschap.nl