Ontwerpvariabelen voor zelfsturende teams

Zelfsturende teams mogen zich in deze tijd in een ongekende populariteit verheugen. Op de tv is er uitgebreide aandacht voor de werkwijze van Ricardo Semler en ook Buurtzorg, de organisatie van Jos de Blok, staat in het centrum van de belangstelling. Zelfsturende team worden echter niet vanzelf zelfsturend door de leiding te verwijderen Dat is het zelfde als een tulpenbol uit de verpakking halen, op de keukentafel leggen en dan gaan zitten wachten op een mooie tulp.

Tot bloei komen
Vanmorgen hoorde ik weer een merel zingen. Ik werd er blij van. Hoewel het nog koud was buiten drong het ineens tot me door dat de lente er nu echt aan komt. De lente, we kunnen dan ook weer genieten van de tulpen. Uit alle hoeken van de wereld komen de mensen dan naar Nederland toe om van de bollenvelden te genieten. En veel mensen nemen bollen mee naar huis om ze in hun eigen land in de grond te stoppen. Als hun land echter geen winterperiode kent, geen periode met temperaturen onder nul, dan wordt het niks met die bollen en loopt het experiment met die bollen op een teleurstelling uit. Zelfs als je je bollen in de koelkast stopt, met pot en al, dan wordt het niks. Ik heb het veel mensen uit Indonesië zien doen. Die namen bollen mee uit Nederland, maar er kwam niets van terecht in Jakarta. Er zijn omstandigheden nodig, er moet aan voorwaarden voldaan zijn, om bollen tot mooie bloemen te laten groeien. Dat is in Nederland ook het geval trouwens.

Voorwaarden
Het komt met bollen niet vanzelf goed. Ze groeien wel vanzelf, maar je moet ze op de juiste plaats, op de juiste diepte in de grond stoppen. Ze moeten niet te nat staan, want dan verrotten ze. En ook niet te droog, want dan groeien ze al snel niet verder. Dat groeien doen ze zelf, maar degene die ze poot moet weten wat de goede omstandigheden zijn om de bol zover te krijgen dat hij een mooie bloem voortbrengt. Ik hoef er natuurlijk niet bij te vertellen dat de bol wel een kans moet krijgen. De bol elke keer weer uitgraven om te zien of er al een blad of wortels aankomen helpt niet, dat werkt zelfs contraproductief. Als je dat doet zal er nooit een bloem aan komen. Bij zelfsturende teams werkt dat precies hetzelfde. Als je de manager verwijdert heb je nog niet automatisch een zelfsturend team. En als je het team opdraagt om voortaan zelfsturend te zijn, dan is de kans heel groot dat het resultaat je teleur gaat stellen of je vooroordeel dat een zelfsturend team niet werkt wordt er fijn door bevestigd. Net zoals ik in mijn blog van twee dagen geleden al schreef, er moet aan een aantal voorwaarden voldaan zijn om een zelfsturend team tot bloei te laten komen. Zelfsturing gaat niet vanzelf. Althans niet in de gewenste richting.

Ontwerpvariabelen
In dit stukje wil ik verder ingaan op belangrijke ontwerpvariabelen die uit de sociotechniek komen. In Nederland was professor Ulbo De Sitter (o.a. hoogleraar aan de TU in Eindhoven) een belangrijke voortrekker op dit terrein, waarvan de oorsprong bij Tavistock in het Verenigd Koninkrijk ligt.

1. Een team dient gevormd te worden rond een complete en samenhangende groepstaak. De grenzen met de omgeving dienen zeer duidelijk te zijn. Bij een voetbalelftal of een teams van Buurtzorg is dat zondermeer het geval. Maar het wordt lastiger als je mensen met totaal verschillende en niet met elkaar samenhangende verantwoordelijkheden tot zelfsturend team bombardeert. Voorbeeld daarvan is een team op een callcenter waarbij voor verschillende klanten wordt gewerkt.
2. Een team dient een tastbare uitdaging te hebben, vastgelegd in concrete doelen en meetbare resultaten. Dit is een bijzonder belangrijke variabele. Belangrijk om een team op gang te laten komen. Het is overigens niet per definitie noodzakelijk dat doel van boven op te leggen. Dat doel kan goed door het team zelf worden vastgesteld.
3. Het team dient voldoende regelmogelijkheden te hebben en voldoende bevoegdheden voor zelfstandigheid. Zo moet het team bijvoorbeeld de eigen werkverdeling kunnen maken, de eigen roosters op kunnen stellen en de eigen dagplanning kunnen regelen.
4. Er dient onderlinge afhankelijkheid  te zijn in groepstaken. De teamleden moeten weten dat de kwaliteit van het werk dat ze van een ander krijgen ertoe doet en ook dat wat zij zelf doen ertoe doet voor een ander
5. De grootte van het team dient zodanig te zijn dat er een herkenbare bijdrage geleverd kan worden en het team niet te kwetsbaar is (een vuistregel is hierbij minimaal 4 en maximaal 20 personen). In een team van 20 personen is het wel heel belangrijk dat het team heeft uitgevonden hoe er op een effectieve manier geluisterd kan worden, hoe je ziet dat mensen afhaken en hoe je daarop kunt reageren. Leden moeten de kunst van het vragen stellen onder de knie hebben en volgens de regels kunnen aanspreken.
6. Er dient ook een zekere uitwisselbaarheid tussen de diverse teamleden te zijn. Het is praktisch wanneer ieder teamlid drie van de taken in het team beheerst en als er voor elke taak drie teamleden beschikbaar zijn. Zo wordt een team flexibel.
7. Er dient een aanspreekpunt in het team te zijn, zowel naar binnen als naar buiten. Dat kunnen heel goed twee verschillende mensen zijn. Het zijn ook rollen die bij toerbeurt kunnen worden verdeeld.
8. Een team dient te beschikken over eigen mensen, eigen middelen, een eigen plek en eigen informatie. In deze tijd van het nieuwe werken is aan de voorwaarde van een eigen plek wel eens moeilijk te voldoen. In een winkel van een modeketen ontdekte ik dat het toilet als vast uitwisselingspunt voor informatie werd gebruikt. De muren en de deur hingen vol geeltjes met vragen, mededelingen en informatie. En bij KPN gebruikte een monteursgroep een McDonalds vestiging om elke dag even samen te komen.
9. Een team dient zelf zijn stuurinformatie te verzamelen. Die informatie is van essentieel belang om te kunnen vaststellen of de doelen gehaald worden. En door zelf actief te verzamelen blijft het team zich daar erg bewust van en van haar relatie met de buitenwereld.
10. Een team dient een beloningssysteem te hebben waardoor teamwerk wordt bevorderd. Individueel afrekenbaar zijn stimuleert het teamwerk niet. En een team moet uitstekende communicatieve vaardigheden hebben om zelf een verdeling van de beloning binnen het team te kunnen uitvoeren.

Als deze ontwerpvariabelen zijn toegepast bij het laten groeien van zelfsturende teams is er een goede basis aanwezig om de zelfsturing ook daadwerkelijk tot bloei te laten komen.