Een functioneel team

Het werken in teams wordt belangrijk gevonden. Bij en team dat goed samenwerkt is het geheel meer dan de som der delen. Dat lukt echter alleen als het team naast haar taakgerichtheid ook open staat voor de mensgerichte kant van het werken in teams.

Groepsopdracht
Een succesvol team is zowel taakgericht als mensgericht. Die combinatie is niet vanzelfsprekend en dat is jammer omdat een team dat zich éénzijdig op één van deze dimensies ontwikkelt minder goed presteert dan het team dat op beide dimensies haar competenties in kan zetten. Met het lattenspel dat wij gebruiken bij trainingen teamontwikkeling wordt dat goed zichtbaar. Het lattenspel is een spel waarbij een team de opdracht krijgt 15 latten in een bepaalde figuur neer te leggen. Het team krijgt als start een tekening van de figuur. Er is voorbereidingstijd en tijd om de oefening echt uit te voeren. In bijna alle gevallen onderschatten de teams de opdracht. Het lijkt gemakkelijk om de opdracht uit te voeren. Er is een stemming van dat doen wij wel even. In de beste gevallen vindt er een taakverdeling plaats tussen de teamleden. Vaak wordt er alleen een voorzitter aangewezen. Die leidt dan de bespreking waarin het plan van aanpak wordt besproken. De goede voorzitter betrekt de deelnemers, vat samen en controleert of iedereen zich in de afspraak vinden kan. De voorzitter zorgt er ook voor dat de mensen, die zich direct volledig op de inhoud storten, hun activiteiten met de anderen delen. Dat valt niet altijd mee. Er zijn altijd deelnemers die onmiddellijk gaan meten en rekenen met behulp van de tekening. Vaak is dat iemand met een technische achtergrond. Het team kent die rol gemakkelijk aan zo iemand toe. Vrouwen houden zich soms een beetje op de achtergrond. Ooit zei een vrouw: mijn man zegt dat ik twee linkerhanden heb, ik ben hier niet goed in, laat Kees het maar doen. In die voorbereidingsfase vinden teamleden dit soort opmerkingen meestal gewoon. Er wordt even gelachen, maar men accepteert dat de dame in kwestie niet competent is en de tweede viool gaat spelen.

Rolverdeling
Er wordt vervolgens vaak een rolverdeling afgesproken. Mensen die de latten gaan sorteren. Mensen die gaan leggen, menen die gaan aangeven en soms mensen die kijken of het goed gaat en het geheel in de gaten houden. De leggers worden vaak geselecteerd op hun technisch inzicht. Die doe het zelven graag thuis. Als de latten fysiek in beeld komen gebeuren er twee dingen. Eén deelnemer begint onmiddellijk te puzzelen met in elke hand een lat en de sorteerders komen tot de ontdekking dat de latten er niet uitzien zoals ze gedacht hebben. Er ontstaat een lichte verwarring in de groep. Iemand stelt voor om de koppen opnieuw bij elkaar te steken om het oorspronkelijke plan te herzien. De legger gaat echter stug door met leggen. Er ontstaat een proces van trial and error waarbij zich meestal nog iemand aansluit. Vaak geeft zo iemand ook snel de moed weer op en gaat een ander die een tijdje heeft staan kijken en die denkt te weten hoe het moet zich met het leggen bemoeien. Na zo een tijdje  geprobeerd te hebben lukt het niet om de figuur te leggen of wordt de handdoek in de ring gegooid. In de nabespreking komen de frustraties, deelnemers zijn verontwaardigd dat de tekening niet precies op schaal was, dat ze niet wisten dat de latten inkepingen hadden op de plaatsen waar de verbindingen komen. Er komen ook opmerkingen over mensen, die zich niet aan hun rol hielden.

Andere ervaringen
Er zijn gelukkig ook andere ervaringen. Er was een groep die de figuur in 59 seconden legde en er zijn meer groepen, die snel zijn in het leggen van de figuur. Die groepen pakken het over het algemeen heel anders aan. In die groepen wordt er gecommuniceerd. Soms hebben de deelnemers iemand aangewezen om op te letten of er gecommuniceerd wordt. Soms letten alle deelnemers op. Er wordt niet gemopperd of geklaagd. Maar deelnemers letten op elkaars signalen en vragen elkaar om hulp. Het snelle leggen blijkt dan weinig met technisch inzicht te maken te hebben maar veel meer met de bereidheid niet alleen op de latten maar ook op elkaar te letten. De dame, waarvan de echtgenoot zei dat ze twee linker handen had, bracht in het team waar zij lid van was de oplossing. Ze had zich een tijdje afzijdig gehouden en goed gekeken. Ze zag wat er niet goed ging en wat er nodig was. Ze vroeg ruimte voor haar inbreng en kreeg die ook met enige moeite, vooral omdat de anderen het niet meer zagen zitten. De figuur was na haar interventie snel gelegd.
Na zo’n oefening kan je een aantal conclusies over het werken in teams trekken.

Enkele conclusies

• Een uitdagend doel stimuleert een team.
• Open  communicatie in een team is essentieel zodat mensen de ruimte voelen voor hun inbreng en zodat ze ook elkaar stimuleren om dat te doen.
• Het team moet in staat zijn zich te hergroeperen om nieuwe informatie te verwerken.
• De inschattingen over de bijdrage die mensen kunnen hebben is vaak gebaseerd op onjuiste vooronderstellingen. Geef mensen dus de kans te laten zien waar ze goed in zijn. Dat lukt niet als je ze muurbloempje worden.
• Het analyseren van de foute omstandigheden leidt niet tot een oplossing van het vraagstuk.
• Oefen je in het kijken naar en ontdekken van je eigen kracht en potentie en die van je teamgenoten.
• Schep een klimaat waarin mensen zich bloot durven te geven.
• Blijf uit de oordelen, die remmen de creativiteit en de productiviteit van het team.
• Schudt mensen, die zich geheel in de taak onderdompelen, zo nu en dan even wakker, help ze ook de andere kant te zien.