Productiviteit door coachend leiderschap

Overname
In 1992 was ik nauw betrokken bij de overname van een transport bedrijf door een businessunit van de Post. Ik was als hoofd P&O nauw betrokken bij de overgang van het personeel van dat transportbedrijf naar de  organisatie van de Post. De overname was nodig omdat De Post nog niet beschikte over een distributienetwerk voor pallets. De Post had alleen een netwerk voor rolcontainers en pallets hadden de verkeerde afmetingen om er een postauto geschikt voor rolcontainers efficiënt mee te laden. Over die overname schreef ik al eens eerder.

Klein duimpje
Hoewel het om een vrij groot distributiebedrijf ging was het toch een klein beetje de reus die klein duimpje overnam. Er waren echter een aantal zaken waarin klein duimpje het beter deed dan de reus. Het ziekte verzuim was aanzienlijk lager en er werden elke dag ook significant meer bestellingen uitgevoerd door de chauffeurs van  klein duimpje.

Productiviteit
Om het deftig te zeggen de productiviteit van de chauffeurs was hoger dan de productiviteit van de chauffeurs van Post. Dat was ondanks het feit dat de routes van de Post chauffeurs door deskundigen met behulp van geautomatiseerde systemen zo efficiënt mogelijk werden ingericht. Bij klein duimpje waren die deskundigen en die systemen er niet. Daar regelden de chauffeurs zelf samen met hun collega’s de routes die ze de volgende dag zouden rijden. Er werd om die reden aan het eind van de middag of het begin van de avond nog wel eens wat geruild.

Agile
Op die manier vertrok elke chauffeur de volgende morgen met wat volgens hem zelf de handigste route was. Met de planners die dagelijks de opdrachten in ontvangst namen en die contact hadden met de klant was er ook aan het eind vaan de middag of aan het begin van de avond intensief overleg. Iedereen wist op die manier de volgende morgen hoe de bestellingen waren verdeeld. Misschien zouden we dat tegenwoordig ‘agile’ noemen. Maar toen was er nog een woord voor toen heette het nog gewoon werk.

Barbara Baarsma
In 2018 kwam ik de naam van Barbara Baarsma tegen. Ze is lid van de SER, hoogleraar aan de UVA en topeconoom bij de Rabobank. Ze waarschuwde in een artikel voor een flexibele AOW omdat het wel goed gaat met de economie maar, zegt ze erbij, de structurele kracht van Nederland is nog ver onder de maat. Eén van de zaken die ze benoemt is de productiviteit, die moet omhoog zegt Baarsma. Ze wijst daarbij op het management als belangrijke factor, dat komt naar voren in de onderzoeken waar Baarsma bij betrokken is. Een ander punt wat door Baarsma wordt benadrukt is een leven lang leren. Daar zou nu eindelijk eens ernst mee gemaakt moeten worden zegt ze.

Casus
Als ik nu weer terug ga naar de casus, waarmee ik deze blog begon dan zie je helder hoe management en productiviteit met elkaar samenhangen. Bij het transportbedrijf wat wij overnamen zagen we dat het ruimte geven aan medewerkers zorgde voor verhoging van de productiviteit. Daarnaast wat het wel zo dat de chauffeurs van het transportbedrijf zich veel meer verbonden voelden met het bedrijf, hun collega’s en hun baas dan bij de Post het geval was. In het najaar van 2016 organiseerden oud medewerkers nog een reünie, die druk bezocht werd.

Coachend leiderschap
Coachend leiderschap zoals wij dat uitdragen leidt vaak automatisch tot verhoging van de productiviteit. Oud deelnemers aan onze trainingen laten ons dat met enige  regelmaat weten. Medewerkers worden zelfstandiger en  nemen meer  verantwoordelijkheid, de besluitvorming gaat sneller. Er hoeft niet gewacht te worden op bevestiging of toestemming van boven. Er worden ook minder vaak externe deskundigen ingeschakeld. En een gevolg van een coachende leiderschapsstijl is ook dat mensen blijven leren. Dat is en gevolg van de vragen die aan ze gesteld worden, de uitdagingen waar ze voor gesteld worden en ook van de snelle terugkoppeling die ze krijgen van hun leidinggevende of van collega’s.

Weinig moeite?
In de Correspondent van 27 april 2018 staat in dat verband een interessant artikel van Michiel de Hoog over de Nederlandse voetballer Stefan de Vrij, een van de beste verdedigers ter wereld. En er staat ook het lijkt of hij er maar weinig voor hoeft te doen. Hij kan effectiever zijn als verdediger omdat hij dagelijks bijleert. Hij analyseert met behulp van een coach en video-opnamen zijn eigen spel. Zo ontdekt hij wat hij anders en beter kan doen. Niet alleen aan de bal maar ook zonder bal. Hij leert beter kijken naar wat er gebeurt in het veld, wat zijn medespelers en tegenstanders doen. Hoe ze bewegen en hoe hij daar het beste op in kan spelen.

Altijd en overal
Wat die coach doet is het zelfde wat een coachen leiding gevende doet. En je kunt dat doen in elk werk. De coachend leiding gevende vertelt niet hoe het moet maar helpt je kijken naar je eigen gedrag en de effecten daarvan. Daarmee leer je beter kijken en beter luisteren, beter anticiperen, beter analyseren  en zo wordt je uiteindelijk effectiever in je handelen en daarmee ook productiever. Het is dat verband de moeite waard nog eens te lezen wat Freek Vermeulen schrijft over wat er gebeurde in Engelse vruchtbaarheidsklinieken of wat de chirurg Atul Gawande erover schreef.

Afschuiven
Enkele jaren geleden was ik bij een bijeenkomst met veel mensen uit de zorg, het viel me op hoeveel vragen er waren over wat wel mocht en wat niet mocht, over wat waar bij hoorde en waar niet bij hoorde. Over wie nou tot welke categorie gerekend mocht worden. Het deed me denken aan de chauffeurs van de Post. Die ook zo goed wisten wat niet bij hun taak hoorde. Als ze hun vrachtwagen tegen het laad en los perron aanreden renden ze zonder de deuren open te maken naar de kantine. Dit in tegenstelling tot alle andere chauffeurs van commerciële bedrijven, die hun deuren wel zelf openden en die dan ook nog even hielpen met laden en lossen. Al je een Post chauffeur erop aansprak kreeg je te horen dat het hun taak niet was, dat hoefden ze niet te doen. Die mensen waren niet zo geboren dat denken zat niet in hun genen of in hun DNA, nee dat zat in de wijze waarop ze gemanaged werden. Ze waren in de verkeerde dingen zelfsturend gemaakt. Helaas is dat soort management nog steeds overal te vinden

Dit onderwerp komt ook aan de orde in onze trainingen Coachend Leiderschap en Excellent Leiderschap. Van beide trainingen begint binnenkort weer een nieuwe editie. Misschien ken je iemand voor wie deze trainingen interessant kunnen zijn. Voor meer informatie en aanvangsdata kun je terecht op onze website https://www.excellentleiderschap.nl/opleiding-en-training/