Wij helpen je graag verder! +31 492386063

Op alle slakken zout

13 oktober 2015, gepubliceerd door Dirk Boersma

De uitvoering komt er vaak nogal bekaaid vanaf. Medewerkers zijn niet betrokken en er zijn veel processen, die niet op rolletjes lopen. Als je leidinggeeft is het belangrijk je te realiseren dat het niet vanzelf beter gaat. Het is belangrijk op te letten en aandacht te besteden aan hoe mensen met het werk bezig zijn, zeker zolang het nog niet vlekkeloos verloopt.

Coachgesprek
Ze doen het niet, dat hoorde ik deze week weer in een coachgesprek. In een eerder gesprek hadden we het gehad over haar relatie met een medewerker. Het zat haar dwars dat betreffende medewerker haar eigen gang ging. Dat ze regelmatig te laat kwam, dat ze haar eigen rotzooi niet opruimde en onzorgvuldig omging met de producten waarin de organisatie handelde. Wat moest ze daar nou mee? Ze vond het zo kinderachtig om er wat van te zeggen. Kon ze dat nu wel doen? Ja, ze had het inmiddels wel een paar keer laten merken. Door het maken van cyncische opmerkingen en soms door kribbig te reageren had ze haar ongenoegen met de situatie duidelijk laten blijken. Maar deze medewerker had de huid van een olifant. Ze deed net of ze niets merkte en bleef hardnekkig dingen doen waar zij als manager last van had. Ze sliep er slecht van, het knaagde aan haar. Wat moest ze nou doen? En zo waren we op het aanspreken terecht gekomen en op het maken van afspraken. Ze had moed verzameld en had medewerker aangesproken, ze hadden ook afspraken gemaakt over wat er voortaan beter en anders moest en zelf afgesproken om regelmatig met elkaar om de tafel te zitten om de ontwikkeling te bespreken. Ze vertelde me dit toen we een volgend gesprek hadden. Aan de ene kant was ze erg opgelucht dat ze gezegd had waar ze last van had. De reactie was haar enorm meegevallen. Maar aan de andere kant viel het uiteindelijke resultaat haar toch tegen want veel van de nieuwe afspraken die ze samen gemaakt hadden werden nu toch weer niet nagekomen. Ze maakte nu regelmatig lijstjes voor haar medewerkster  en het kwam veel te vaak voor dat wat op de lijstjes stond niet werd opgevolgd. Wat moest ze daar nou mee? Ze had voor zichzelf al besloten dat ze zo niet verder wilde. Dat ze dan maar afscheid van haar moesten nemen. Maar dat kwam nu niet uit want het was nu erg druk en haar handen en haar denkwerk konden nu niet gemist worden.

Als je ziet dat het niet klopt
Deze mevrouw is niet de enige leidinggevende, die met dit soort vraagstukken worstelt.In allerlei organisaties en in allerlei situaties gaan er dingen fout. En ze gaan niet incidenteel fout, ze gaan regelmatig fout. Mensen vergeten dingen, komen te laat, zijn onvriendelijk naar klanten, hebben hun werk niet af of houden informatie, die ze hadden moeten delen voor zichzelf. Zo kan ik nog wel een tijdje doorgaan. Het is voor iedereen herkenbaar. De visie deugt, er zijn afspraken gemaakt over te behalen doelen, er zijn taakomschrijvingen en werkinstructies. Er hangen posters, die de medewerkers herinneren aan belangrijke regels en uitgangspunten en toch gaat het nog vaak fout. Uiteindelijk ben je als leidinggevende de gaten aan het dichtlopen en de problemen aan het oplossen. En daar kan je het soms heel druk mee hebben. Wat moet je nou doen in zo’n situatie? Moet je nou op alle slakken zout leggen? De stemming wordt er zo onaangenaam door.

Alle slakken zout
Het antwoord op deze vragen is ja, dat moet je doen. Je moet aandacht besteden aan al die uitvoeringszaken en zorgen dat ze goed gaan. Zolang ze niet goed gaan moet jij ze niet oppakken als leidinggevende maar moet je met je mensen aan de slag om ervoor te zorgen dat zij ze goed gaan doen, dat ze zich aan hun afspraken gaan houden en ze niet eens een keer, maar voortdurend uitvoeren. En dat krijg je alleen maar voor elkaar als je op alle slakken zout legt. In zijn laatste boek Fixing workplaces and careers, One truth at a time, bevestigt professor Jeffry Pfeffer van Stanford dat het om de gewone dingen gaat bij leiderschap.
Nu is het wel van belang om de communicatie over al die gewone dingen zo te doen dat de relatie goed blijft  en er ook echte verbetering optreedt. Dat betekent dat je er verstandig aan doet om je aan de feedback regels te houden. Gebruik een ik boodschap, geef aan wat het gedrag van de ander met je doet, of je boos, blij of teleurgesteld bent en beschrijf wat je stoort zo nauwkeurig en objectief mogelijk. Vermijd waardeoordelen. Dus niet je bent een …… Maar ik ben kwaad, je bent hier pas om 9 uur terwijl we om acht uur hebben afgesproken. Hoe zorg je ervoor dat we niet opnieuw in die situatie terecht komen?|

Voorkomen
Overigens kun je veel van die situaties voorkomen. Linda Hall en Kent Lineback schrijven daar over in de Harvard Business Review van maart 2011. Hun methode is simpel en doeltreffend. Ga met je mensen om de tafel zitten en neem hun werk met ze door. Leg het ze niet uit maar vraag hoe ze het gaan aanpakken. Vervolgens voeren ze het uit en reflecteer dan samen met hen op de uitvoering zoals ze die gedaan hebben. Plan, do, review en doe die review niet alleen als het fout is gegaan maar vooral ook als het goed is gegaan. Je zult zien dat mensen op die manier snel leren en dat je er steeds minder tijd aan hoeft te besteden.
Een probleem waar veel leidinggevenden tegen aanlopen is dat ze te lang wachten met in actie komen. Ze denken misschien gaat het morgen wel beter, misschien was dit een incident. Maar als je te lang wacht , zorg je er alleen maar voor dat je meer van de situatie en de persoon die haar veroorzaakt gaat balen. Als je dan tenslotte iets gaat zeggen komt het zonder nuances uit je mond en de samenwerking verloopt minder soepel.
Zorg ervoor dat je je niet te lang ergert, spaar je irritaties niet op, doe er iets mee. Het zijn signalen om in actie te komen. Actie die een flinke bijdrage levert aan een seopele uitvoering van je zaken.

Stel je vraag via ons contactformulier

Neem contact met ons op!
Voor al je vragen kun je bellen met

+31 492386063