Linsey

Het is alweer een jaar of wat geleden dat ik, als PZ-er, gevraagd werd te helpen bij een transportbedrijf dat in de problemen zat. De verliezen waren dramatisch en het kostte de grootste moeite de touwtjes aan elkaar te knopen. Het bedrijf had ooit goede zaken gedaan maar op allerlei manieren was de klad erin gekomen. Mijn eerste ochtend bij het bedrijf werd ik ontvangen door de nog jonge directeur, hij leek weggelopen uit de advertentie van de betere herenmodezaak. Zijn fors postuur had hij verschanst achter een laptop. Hij had een bul van de bekende Rotterdamse universiteit op zak.

Hoe je de wet van de bestuurlijke drukte in werking stelt als je niet durft aan te spreken.

Na een korte kennismaking was de eerste vraag die hij mij stelde: “Kun je ook een anti-rook beleid maken”. Ik moest me even vasthouden, een antirook

beleid en dat terwijl het schip zinkende was, waren er dan geen ander prioriteiten?

Nou die waren er ook maar het was toch vooral belangrijk dat er een anti-rookbeleid kwam. Diezelfde dag werd mij ook al duidelijk wat er de reden van was, Linsey. Een jongedame, die op de transportplanning zat. Zij stak de ene zware Van Nelle met de andere aan. Het kantoor van de planning stond dan ook blauw van de sigarettenrook. De directeur, een echte sportman ook nog eens, wilde niet meeroken maar kon op de één of andere manier de moed niet opbrengen om gewoon te gaan zeggen dat hij er last van had.

Het antirook beleid is er diezelfde dag nog gekomen en met het papier in de hand werd het hoofd van de planningsafdeling op onze jongedame afgestuurd. Ze had weinig moeite met het rookverbod en vanaf die tijd kwam je haar regelmatig met een zware shag in haar hand tegen, bij de ingang van het kantoor.

Dit is natuurlijk een wat karikaturale situatie maar helaas kom ik zulke situaties maar al te vaak tegen. Meestal minder opvallend, maar leidinggevenden lopen maar al te vaak een stukje om of doen hun ogen even dicht als ze zien dat een medewerker iets doet wat ze niet willen zien. Daar win je natuurlijk de oorlog niet mee. En de oorlog win je ook niet als je voor al die situaties beleid gaat maken. Wat in zo’situatie veel beter helpt is eens een keer leiding te gaan geven.

Aanspreken, dat is veel effectiever, goedkoper en ook nog eens een keer richtinggevend naar de cultuur van het bedrijf.

Helaas gebeurt dat vaak op een manier, die de zaak erger maakt. Je springt uit je slof. Dat komt ook omdat je je irritatie al een tijdje hebt opgespaard.

Of je maakt een omtrekkende beweging en raakt de weg al kwijt in je inleiding. Vaak helpt het maar gewoon te vertellen wat je voelt. Dat je boos bent of geïrriteerd of dat je baalt. Je geeft ook aan waar die boosheid door veroorzaakt wordt en je vraagt vervolgens degene die je aanspreekt of deze dat begrijpt. En om te zorgen dat het niet weer gebeurt maak je een afspraak met de aangesprokene over wijziging van diens gedrag.

De manager in ons verhaal had bijvoorbeeld kunnen zeggen: “Linsey ik wil even iets aan je kwijt. Ik baal er nogal van dat ik in de rook van jouw sigaretten moet zitten werken, snap je dat…?” Zij zou dat waarschijnlijk wel gesnapt hebben. Hij zou kunnen vervolgen met: “Linsey zelf rook ik niet, ik ben me ervan bewust dat dat mijn gezondheid schaadt maar nu moet ik de rook van jouw sigaretten inademen en daar baal ik van, snap je dat…?”en tenslotte. Ik wil graag met je afspreken dat je niet meer rookt in het kantoor.

Belangrijk is dat de manager het alleen heeft over het gedrag van Linsey en niet een oordeel uitspreekt over haar persoon. Ook niet “het lijkt hier wel een fabriek” of “ja hoor daar zit ze weer te paffen” Zulke opmerkingen jagen mensen in de verdedigingen dus in de tegenaanval. Je raakt dan verder van de oplossing af.

In het boekje Afspreken en Aanspreken van Willem Verhoeven kun je lezen hoe je dat het beste doet. Als je er ook praktisch mee wilt oefenen volg dan de eendaagse training afspreken en aanspreken of de meerdaagse training Leidinggeven aan jezelf bij het Centrum voor Excellent Leiderschap.